INSTRUÇÃO NORMATIVA SEA n. 4/2026
Dispõe sobre as
diretrizes e os conceitos aplicáveis à contratação de serviços arquivísticos
destinados à execução de atividades técnicas auxiliares no âmbito da
Administração Pública Estadual, no contexto do Sistema Administrativo de Gestão
Documental e Publicação Oficial – SGDPO.
A SECRETARIA DE
ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, órgão central e normativo do Sistema
Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO), no uso de
suas atribuições legais, com fundamento no art. 126, inciso III, alínea “d”, da
Lei Complementar nº 741, de 12 de junho de 2019, e em conformidade com o
disposto na Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, nos Decretos nº 1.462 e nº
1.463, ambos de 27 de março de 2026, na Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997,
do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), bem como nos termos do art. 1º da
Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do § 2º do art. 216 da
Constituição Federal e da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e
com base no processo SEA nº 11340/2025,
RESOLVE:
CAPÍTULO I – DAS
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Instrução
Normativa estabelece as diretrizes e os conceitos para a contratação de
serviços arquivísticos destinados à execução de atividades técnicas auxiliares
no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Administrativo de
Gestão Documental e Publicação Oficial – SGDPO, visando assegurar:
I – eficiência e a
qualidade técnica das atividades arquivísticas;
II – a conformidade com
o ordenamento jurídico e as normas arquivísticas vigentes;
III – a preservação da
integridade do patrimônio documental do Estado;
IV – a garantia do
acesso à informação e da transparência pública; e
V – o alinhamento com
as políticas estadual e nacional de arquivos.
Art. 2º Consideram-se
serviços arquivísticos auxiliares as atividades de suporte operacional e
técnico à gestão documental, passíveis de execução mediante contratação, desde
que realizadas sob planejamento, supervisão e controle direto do órgão ou
entidade contratante.
§1º A execução dos
serviços de que trata o caput deverá observar o disposto na Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991, na Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997, do
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, e nas demais normas estaduais
pertinentes, especialmente aquelas no âmbito do Sistema Administrativo de
Gestão Documental e Publicação Oficial – SGDPO.
§2º É vedada a
contratação de serviços que envolvam atividades de natureza finalística,
especialmente:
I – a avaliação
documental, competência exclusiva da Administração Pública, exercida por meio
das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD);
II – a decisão sobre a
destinação final de documentos, incluídos o recolhimento para guarda permanente
ou a eliminação; e
III – a execução direta
da eliminação dos documentos, independentemente do suporte documental,
devendo-se observar as diretrizes do SGDPO.
Art. 3º A política de
contratação de serviços arquivísticos auxiliares no âmbito do SGDPO pauta-se
pelas seguintes diretrizes:
I – segregação
obrigatória entre atividades técnicas auxiliares e atividades finalísticas de
avaliação e destinação documental;
II – garantia da
continuidade administrativa e da custódia governamental dos acervos
documentais;
III – padronização
técnica e interoperabilidade de procedimentos e sistemas, em conformidade com
as normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e do Órgão Central do
SGDPO; e
IV – observância dos
princípios da economicidade, da eficiência operacional e da sustentabilidade no
ciclo de gestão documental.
Parágrafo único. A
contratação de serviços arquivísticos auxiliares observará a legislação vigente
sobre licitações e contratos administrativos.
Art. 4º Compete aos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental e
Publicação Oficial – SGDPO a contratação dos serviços arquivísticos de que
trata esta Instrução Normativa, devendo adotar suas disposições como referência
para garantir a padronização, a eficiência e o cumprimento das normas técnicas
e legais aplicáveis.
§1º À Secretaria de
Estado da Administração – SEA, como órgão central do SGDPO, compete:
I – estabelecer os
parâmetros técnicos e os requisitos mínimos de qualidade que deverão subsidiar
a elaboração dos instrumentos convocatórios para a contratação de serviços
arquivísticos, inclusive mediante a padronização do Termo de Referência;
II – prestar orientação
técnica aos órgãos setoriais e seccionais quanto à aplicação desta Instrução
Normativa; e
III – zelar pela
observância das normas técnicas arquivísticas e, quando couber, manifestar-se
tecnicamente sobre projetos de terceirização de serviços de gestão documental.
§2º Os gestores das
unidades administrativas tomadoras dos serviços são responsáveis pelos
documentos sob sua guarda e pelo cumprimento das normas estabelecidas nesta
Instrução Normativa quando designarem o serviço a outro.
§3º Compete aos
gestores das unidades administrativas tomadoras dos serviços designar e
supervisionar as atividades de gestão documental sob sua responsabilidade,
inclusive aquelas executadas por empresas contratadas, em conformidade com as
normas arquivísticas e a Instrução Normativa nº 07/2025/SEA, ou outra que vier
a lhe suceder.
Art. 5º Os órgãos e
entidades contratantes mantêm a responsabilidade institucional e legal pelos
documentos sob sua guarda, sendo obrigatória a supervisão direta e contínua das
atividades de gestão documental executadas por empresas contratadas, em conformidade
com as normas arquivísticas e as diretrizes do SGDPO.
CAPÍTULO II – DOS
SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS
Art. 6º Os serviços
arquivísticos passíveis de contratação pelos órgãos e entidades integrantes do
SGDPO compreendem atividades de suporte técnico e operacional à gestão
documental, incluindo, entre outras, as seguintes:
I – Processamento
Técnico de Acervos Documentais: conjunto de operações destinadas a organizar,
classificar, ordenar e acondicionar documentos, garantindo preservação,
eficiência administrativa, acesso à informação e transparência pública. Inclui:
organização, classificação, ordenação e acondicionamento.
II – Preservação e
Conservação de Documentos: ações técnicas de preparação, higienização,
desmetalização e acondicionamento, visando assegurar a integridade física e
lógica e prolongar a vida útil dos documentos, em suporte físico ou digital.
Compreende higienização e preparação, isolamento e tratamento especializado de
documentos danificados ou contaminados e acondicionamento especializado.
III – Digitalização e
Conversão de Suportes: processo de conversão de documentos físicos em objetos
digitais autênticos e confiáveis, garantindo integridade, autenticidade,
preservação e interoperabilidade, em conformidade com as normas do CONARQ, a
legislação vigente e padrões internacionais aplicáveis (PDF/A, OAIS).
IV – Indexação e
Processamento de Metadados: associação de termos e metadados aos documentos,
assegurando padronização, interoperabilidade entre sistemas de gestão
documental e acesso à informação, em conformidade com o Plano de Classificação
de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e normas
nacionais e internacionais de gestão arquivística.
V – Soluções de
Tecnologia para Gestão Documental – SIGAD: implantação e manutenção de sistemas
informatizados que garantam gestão integrada, autêntica, íntegra e confiável
dos documentos, acompanhando o ciclo de vida desde a captura até a destinação
final, com rastreabilidade, interoperabilidade e preservação digital de longo
prazo.
VI – Apoio Operacional
à Avaliação e Eliminação de Documentos: suporte técnico às atividades de
triagem, organização e classificação preliminar, incluindo a instrução da
Listagem de Eliminação de Documentos, sempre sob responsabilidade exclusiva do
órgão público, que detém competência decisória sobre a eliminação.
VII – Gestão de Acervos
Físicos: conjunto de ações destinadas à guarda, custódia, transporte,
movimentação e preservação de documentos, assegurando integridade,
rastreabilidade e acessibilidade, em conformidade com princípios arquivísticos,
normas vigentes e diretrizes do Arquivo Público do Estado.
VIII – Consultoria
Arquivística: atividade destinada a fornecer suporte técnico e estratégico à
gestão documental, incluindo diagnóstico arquivístico, orientação sobre
instrumentos de gestão documental (PCD, TTD) e suporte à implementação ou
adequação de SIGADs, sempre alinhada à eficiência, conformidade normativa e
preservação do patrimônio documental público, sem transferir competências
legais ou decisórias ao prestador de serviço.
§1º Para a execução das
atividades de que trata este artigo, devem ser observados: os princípios
arquivísticos da proveniência, organicidade, unicidade, indivisibilidade e
cumulatividade; as normas do CONARQ; a legislação vigente, sobretudo as
Instruções Normativas publicadas no âmbito do SGDPO; e os instrumentos oficiais
de gestão documental, especialmente o PCD e a TTD.
§2º As atividades serão
coordenadas ou executadas por profissionais legalmente habilitados nas áreas de
Arquivologia, Ciência da Informação ou História, garantindo aplicação fidedigna
dos métodos arquivísticos e a responsabilidade do órgão contratante sobre os
documentos.
§3º O caput
engloba, de forma exemplificativa, procedimentos de higienização,
acondicionamento, digitalização, certificação digital, indexação, transporte e
armazenamento de documentos, sem constituir manual operacional ou transferir
responsabilidades legais ao prestador de serviço.
CAPÍTULO III – DA
CONTRATAÇÃO E LICITAÇÃO
Art. 7º As demandas de
serviços arquivísticos deverão ser previstas no Plano de Contratações Anual do
órgão ou entidade setorial e seccional, e a fase preparatória da contratação
observará os elementos estipulados no Decreto Estadual nº 47, de 9 de março de
2023, bem como os seguintes requisitos específicos:
I – definição dos
requisitos técnicos aplicáveis, constantes desta Instrução Normativa, no Termo
de Referência;
II – exigência de
qualificação técnica dos licitantes no Termo de Referência, conforme legislação
arquivística vigente e diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa;
III – previsão de
indicadores mínimos de desempenho para aferição da qualidade esperada da
prestação dos serviços, conforme o disposto na Instrução Normativa nº
10/2025/SEA; ee
IV – exigência de
supervisão técnica do setor de gestão documental, garantindo conformidade com
as diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa.
§1º A prestação dos
serviços deverá ocorrer, preferencialmente, nas dependências do órgão ou
entidade contratante, sendo admitida sua execução em local diverso previamente
autorizado, desde que garantidas a segurança e a integridade dos documentos. O
local deverá estar situado no município sede do órgão ou entidade contratante
ou em município limítrofe, com distância máxima de 50 (cinquenta) quilômetros.
§2º A contratação dos
serviços de que trata esta normativa não desobriga os órgãos e entidades do
dever legal de promover a gestão documental, realizar a avaliação de seus
documentos e aplicar rotineiramente as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
CAPÍTULO IV – DAS
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 8º O
acompanhamento e a fiscalização da execução dos serviços contratados ficará a
cargo do responsável pelo setor de gestão documental de cada órgão ou na
ausência deste setor, pelo setor tomador do serviço, devendo ser elaborado
relatório técnico semestral detalhando as atividades realizadas, conformidade
dos procedimentos e eventuais ajustes necessários.
§1º Os órgãos setoriais
e seccionais do SGDPO deverão implantar programa permanente (rotina) de
aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade, evitando
custos desnecessários com a guarda de documentos que podem ser eliminados nos
prazos estabelecidos.
§2º Cabe aos órgãos
públicos contratantes assegurar a supervisão e o acompanhamento técnico dos
serviços contratados, com apoio, quando necessário, do órgão central do SGDPO e
do Arquivo Público do Estado.
Art. 9º Esta Instrução
Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
VÂNIO BOING
Secretário de Estado da
Administração
RODRIGO FERNANDO BEIRÃO
Diretor do Arquivo
Público