DECRETO No
3.575, de 7 de outubro de 2005
Aprova Regulamento da Diretoria de Gestão do Arquivo Público - DGAP, e estabelece outras providências.
O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA,
usando da competência que lhe confere o art. 71, incisos I, III e IV, da
Constituição do Estado, em conformidade com o estabelecido na Lei Complementar
nº 284, de 28 de fevereiro de 2005, 150, I c/c§ 1º,
D E C R E T A :
Art. 1º Fica aprovado o Regulamento da
Diretoria de Gestão do Arquivo Público – DGAP, da Secretaria de Estado da
Administração, que acompanha e integra o presente Decreto.
Art. 2º Este Decreto entra em vigor na data de
sua publicação.
Art. 3º Ficam revogados as disposições em
contrário.
Florianópolis, 7 de outubro de 2005
Governador do Estado
REGULAMENTO DA DIRETORIA DE GESTÃO DO ARQUIVO PÚBLICO
TÍTULO I
Da Estrutura Organizacional Básica e das Competências
Capítulo I
Da Estrutura Organizacional Básica
Art. 1º A estrutura organizacional básica da
Diretoria de Gestão do Arquivo Público compreende:
I – Diretoria de Gestão do Arquivo Público;
II – Gerência de Gestão Documental;
III – Gerência de Recuperação Documental.
Capítulo II
Das Competências da Diretoria de
Gestão do Arquivo Público -DGAP
Art. 2º À Diretoria de Gestão do Arquivo
Público compete:
I – articular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental visando assegurar a uniformidade e a padronização dos procedimentos referentes à destinação dos documentos oficiais;
II – regulamentar e normatizar os procedimentos relativos à administração do patrimônio documental;
III – coordenar a realização de planos, estudos e análises visando ao desenvolvimento, aperfeiçoamento e modernização das atividades da área;
IV – propor códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos, bem como autorizar a eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual;
V – propor a celebração de contratos e convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres, bem como seus termos aditivos;
VI – avaliar novas tecnologias na área de gerenciamento de informações a serem aplicadas no Arquivo Público e órgãos setoriais e seccionais do Sistema;
VII – propor o intercâmbio e permuta de publicações e informações com instituições culturais e outros;
VIII – manter intercâmbio cultural com instituições nacionais e estrangeiras;
IX – realizar concursos sobre temas referentes à cultura catarinense, bem como promover cursos e outros eventos relacionados à arquivologia, história e cultura catarinense, após prévia autorização;
X – estimular a celebração de convênios com as prefeituras, na implantação e organização de seus arquivos municipais;
XI – manter atualizado o cadastro de arquivos municipais;
XII – compor a Comissão Estadual para
Racionalização e Padronização dos Impressos Oficiais;
XIII – desenvolver outras atividades relacionadas
com a administração do patrimônio documental, determinadas pelo Secretário de
Estado da Administração.
TÍTULO II
Da competência dos Cargos
Capítulo I
Do Diretor
Art. 3º
Ao Diretor de Gestão do Arquivo Público, compete:
I – sugerir ao Secretário de Estado da Administração as diretrizes de atuação da Diretoria;
II – encaminhar ao Secretário de Estado da Administração relatório anual das atividades;
III
– sugerir ao Secretário de Estado da Administração a criação de comissões e
grupos de trabalhos necessários ao desenvolvimento das atividades;
IV – articular-se com os órgãos da Administração Federal, Estadual, Municipal e instituições privadas sobre assuntos de interesse da Diretoria;
V – articular-se com a Diretoria de Gestão de Atos Oficiais, que é um dos órgãos normativos do Sistema Administrativo de Gestão Documental;
VI – articular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental, visando supervisionar as atividades da área;
VII – convocar periodicamente os órgãos setoriais e seccionais para reuniões e palestras, visando ao aperfeiçoamento e ao disciplinamento do Sistema de Gestão Documental;
VIII – articular-se com os órgãos do Poder
Executivo Estadual e dos demais Poderes nos assuntos afetos ao uso de
tecnologia da informação;
IX – estabelecer as políticas e diretrizes para a área de administração do patrimônio documental;
X– fornecer certidões e cópias autenticadas a quem requerer;
XI– coordenar as atividades de administração, conservação e manutenção das instalações físicas do Arquivo Público;
XII – autorizar reproduções de documentos, de acordo com as disposições do órgão e a qualidade dos suportes originais;
XIII – dar conhecimento ao Secretário de Estado da Administração, e solicitar providências quanto à conduta e/ou irregularidades ocorridas no âmbito da Diretoria de Gestão do Arquivo Público – DGAP;
XIV – exercer outras atribuições que lhe sejam destinadas pelo Secretário de Estado da Administração;
XV – propor a composição da Comissão
Permanente de Avaliação Documental do Governo do Estado.
Art.
4º A Diretoria de Gestão de Arquivo Público – DGAP é responsável pela
guarda, conservação, identificação, preservação, acesso e divulgação do
patrimônio documental do Estado.
Capitulo II
Do Gerente de Gestão Documental
Art. 5º
Ao Gerente de Gestão do Documental, compete:
I – articular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental, visando orientar e supervisionar as atividades inerentes à área;
II – sugerir a normatização da gestão documental da administração pública estadual;
III – elaborar relatório mensal das atividades desenvolvidas pela Gerência;
IV – orientar os órgãos setoriais e seccionais sobre a avaliação, seleção e destinação de documentos e elaboração das respectivas tabelas de temporalidade;
V – proceder a avaliação das tabelas de temporalidade dos órgãos da administração pública estadual;
VI – avaliar, selecionar e organizar os documentos intermediários do Arquivo Público do Estado, mantendo-os em arquivos próprios;
VII – orientar e dar assessoramento técnico por meio da celebração de convênios, quando solicitado, às Prefeituras, na área de gestão documental;
VIII – participar dos programas e projetos do poder executivo visando a implantação de uma política estadual na área de tecnologia da informação, garantindo a segurança e o acesso às informações eletrônicas;
IX – orientar os órgãos setoriais e seccionais de protocolos, quanto aos procedimentos no recebimento, expedição, tramitação, formação de processos e arquivamento de documentos;
X – elaborar e manter atualizado o plano de classificação de documentos da Administração Pública do Estado;
XI – elaborar e manter atualizada a tabela de temporalidade de documentos da atividade meio da Administração Pública;
XII – desenvolver outras atividades determinadas pelo Diretor do Arquivo Público inerentes à Gerência de Gestão Documental.
Art. 6º
Ao Gerente de Recuperação Documental, compete:
I – articular-se com os órgãos setoriais e
seccionais do Sistema de Gestão Documental, visando orientar e supervisionar as
atividades inerentes à área;
II – elaborar relatório mensal das atividades desenvolvidas pela Gerência;
III – recolher os conjuntos documentais de valor permanente, devidamente organizados, de acordo com as respectivas tabelas de temporalidade;
IV – arranjar e descrever os
documentos textuais, cartográficos, iconográficos e de imagem em movimentação,
garantindo o acesso à informação do acervo;
V – executar atividades relativas à emissão de certidões e transcrições de documentos;
VI – receber, sob doação ou custódia, de entidades privadas ou pessoas físicas, coleções de obras literárias de valor permanente que estejam relacionadas com o desenvolvimento histórico, cultural, científico e tecnológico do Estado;
VII – manter exposições permanentes de material bibliográfico do acervo, estabelecendo parcerias com pessoas físicas, instituições públicas e privadas, destinadas a estreitar o vínculo da Instituição com a Comunidade;
VIII - manter coleções de trabalhos, teses e publicações elaboradas por pesquisadores com base nos documentos pertencentes ao acervo do Arquivo Público;
IX – propor a política de preservação documental do Arquivo Público, planejando e coordenando o processo de microfilmagem e digitalização do acervo;
X – executar os serviços de proteção, conservação, restauração e encadernação dos documentos que compõem o acervo permanente do Arquivo Público, os quais integram o patrimônio documental do Estado;
XI – orientar e dar assistência técnica por meio da celebração de convênios, quando solicitado, às Prefeituras Municipais, na organização e preservação de seus acervos;
XII – desenvolver outras atividades determinadas pelo Diretor do Arquivo Público, inerentes à Gerência de Recuperação Documental.
Das Disposições Finais
Art. 8º É expressamente vedado atribuir ao
servidor ocupante do cargo em comissão, o desempenho de funções ou atribuições
não descritas neste Regulamento.
Art. 9º Os casos omissos serão resolvidos
pelo Secretário de Estado da Administração, a quem compete decidir quanto às
modificações julgadas necessárias e promover sua efetivação.
Art. 10. O
Secretário de Estado da Administração baixará os atos necessários ao fiel
cumprimento e aplicação imediata do presente Regulamento.