INSTRUÇÃO NORMATIVA SEA Nº 14/2025 – Republicado por
Incorreção
Estabelece normas para a gestão e fiscalização
de Contratos e Atas de Registro de Preços, bem como dispõe sobre o registro de
sanções administrativas no Cadastro de Penalidades – CADPEN/SC.
A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO,
órgão normativo do Sistema Administrativo de Gestão de Licitações e Contratos,
no uso das atribuições que lhe confere a Lei Complementar nº 741, de 12 de
junho de 2019, e conforme processo nº SEA 13319/2025
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece
normas para a gestão e fiscalização de Contratos e Atas de Registro de Preços
firmados no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional, bem como
dispõe sobre o registro de sanções administrativas no Cadastro de Penalidades –
CADPEN/SC.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta
Instrução Normativa os órgãos e as entidades da Administração Direta,
Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual.
Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa,
considera-se:
I - autoridade competente: agente público
dotado de poder de decisão, seja no âmbito de determinado processo
administrativo ou na estrutura organizacional do órgão ou da entidade, conforme
atribuições estabelecidas no ordenamento jurídico;
II - contrato: todo e qualquer ajuste entre
órgãos ou entidades da Administração Pública Estadual e particulares, em que
haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de
obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada;
III - ata de registro de preços: documento
vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para eventual e
futura contratação, de acordo com a conveniência e oportunidade da
Administração Pública, onde se registram os preços, fornecedores, prestadores,
unidades participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições
contidas no instrumento convocatório e nas propostas apresentadas;
IV - ata de registro de preços compartilhada:
ata de registro de preços que congrega demandas de dois ou mais órgãos ou
entidades da Administração Pública Estadual, permitindo que as unidades
participantes realizem contratações com base nos preços e condições previamente
registrados, respeitadas as regras e competências estabelecidas no instrumento
convocatório;
V - unidade gerenciadora: órgão ou entidade da
Administração Pública Estadual responsável pela condução do conjunto de
procedimentos do certame para registro de preços e gerenciamento da ata de
registro de preços dele decorrente;
VI - unidade participante: órgão ou entidade da
Administração Pública Estadual que tenha manifestado interesse em participar de
Sistema de Registro de Preços específico e que tenha encaminhado à unidade
gerenciadora as estimativas de consumo antes da realização da licitação;
VII - autorização de fornecimento: instrumento
hábil expedido pela Administração Pública Estadual para que o contratado
realize os fornecimentos em quantidade, prazo e local definidos no edital,
observadas as hipóteses do art. 95 da Lei federal nº 14.133, de 2021;
VIII - ordem de serviço: instrumento hábil
expedido pela Administração Pública Estadual que formaliza uma solicitação de
trabalho, atividade ou serviço específico que será prestado, observadas as
hipóteses do art. 95 da Lei federal nº 14.133, de 2021;
IX - fiscalização técnica: é o acompanhamento
com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for
o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos
serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho
estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado,
podendo ser auxiliado pela fiscalização do público usuário;
X - fiscalização administrativa: é o
acompanhamento dos aspectos administrativos da execução dos contratos quanto às
obrigações contratuais, previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como
quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento;
XI - fiscalização setorial: é o acompanhamento
da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, quando a
prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em
unidades desconcentradas de um mesmo órgão ou entidade;
XII - fiscalização pelo público usuário: é o
acompanhamento da execução do contrato por pesquisa de satisfação do usuário,
com o objetivo de aferir os resultados das aquisições e prestação dos serviços,
os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela contratada, quando for
o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos
do objeto; e
XIII - processo administrativo sancionador:
processo instaurado previamente para a apuração de infração e aplicação de
sanção administrativa.
CAPÍTULO II
DA GESTÃO E DA
FISCALIZAÇÃO
Art. 3º As atividades de gestão e fiscalização
da execução contratual são o conjunto de ações que têm por objetivo aferir o
cumprimento dos resultados previstos pela Administração Pública Estadual para
os objetos contratados, verificar o cumprimento das obrigações e exigências
legais, bem como prestar apoio à instrução processual das contratações.
Parágrafo único. As atividades de gestão e
fiscalização devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática.
Art. 4º Cabe aos gestores e fiscais a
utilização de ferramentas eletrônicas institucionais para registro e controle
das ocorrências contratuais, como forma de garantir rastreabilidade e
transparência.
Seção I
Do Gestor
Art. 5º O gestor é o servidor designado para as
atividades de acompanhamento estratégico do contrato ou da ata de registro de
preços, desde sua concepção até a finalização, sendo responsável por iniciar,
instruir, manifestar-se e submeter à autoridade competente todos os atos e
procedimentos no âmbito do contrato.
Parágrafo único. O gestor deverá ser,
preferencialmente, servidor ou empregado público efetivo pertencente ao quadro
permanente do órgão ou da entidade contratante, e previamente designado pela
autoridade administrativa signatária do instrumento contratual.
Art. 6º Compete ao gestor:
I - iniciar, instruir, manifestar-se e submeter
à autoridade competente para decisão os seguintes atos e procedimentos:
a) prorrogação e suspensão de prazo;
b) alterações qualitativas e quantitativas;
c) restabelecimento do equilíbrio
econômico-financeiro;
d) processo administrativo sancionador;
e) recomendação de abertura de processo
licitatório, quando for o caso; e
f) quaisquer outros atos e procedimentos que
impliquem na celebração de termo aditivo, apostilamento ou qualquer outro
registro;
II - quanto à prorrogação e vigência, iniciar,
instruir, manifestar-se e submeter à autoridade maior, comunicando a
necessidade da prorrogação ou da abertura de nova licitação, atentando-se
especialmente para:
a) no caso da prestação de serviços, 180 (cento
e oitenta) dias antes do vencimento do contrato:
1. consultar o contratado, tomando por escrito
o compromisso de prorrogação; e
2. solicitar ao setor competente o levantamento
de preços no mercado, para fins de comprovação da vantajosidade; e
b) no caso de fornecimento de produtos, quando
os saldos se mostrarem insuficientes;
III - quanto às alterações qualitativas e
quantitativas, iniciar, instruir, manifestar-se e submeter à autoridade maior:
a) acréscimos, supressões e alterações de
interesse da própria Administração Pública Estadual;
b) alterações solicitadas pelo titular do
contrato;
c) modificações no cronograma
físico-financeiro;
d) substituições de materiais e equipamentos; e
e) modificações das especificações para melhor
adequação técnica;
IV - quanto ao restabelecimento do equilíbrio
econômico-financeiro, iniciar, instruir, manifestar-se e submeter à autoridade
maior todas as intercorrências, em especial:
a) reajustes nos termos fixados em contrato; e
b) revisão e repactuação solicitadas pela
Administração Pública Estadual ou pelo titular do contrato;
V - dar prosseguimento aos atos e procedimentos
encaminhados pelo fiscal;
VI - dirimir dúvidas, orientar tecnicamente,
esclarecer ou solucionar questionamentos, falhas, omissões ou alterações no
projeto básico, fazendo-o por escrito;
VII - instruir o processo com justificativa e
manifestações técnicas necessárias;
VIII - manter os registros atualizados nos
sistemas informatizados de Governo;
IX - manter controle atualizado e acompanhar os
saldos de empenhos e dos pagamentos efetuados, evitando a realização de serviço
ou fornecimento sem prévio empenho;
X - realizar o controle do valor e atualização
das garantias e informar a unidade de contabilidade e finanças para os devidos
registros;
XI - acompanhar a manutenção, pelo contratado,
das condições estabelecidas em edital e contrato e das exigências legais;
XII - promover o atesto de notas fiscais e
faturas, em conjunto com o fiscal do contrato, no que couber, para fins de
comprovação do cumprimento da obrigação contratual;
XIII - promover, quando couber, reunião inicial
para apresentação do modelo de gestão, após a assinatura do contrato;
XIV - requerer auxílio às áreas competentes em
caso de dúvidas técnicas, administrativas ou jurídicas;
XV - manter atualizadas as estimativas de
consumo, tanto para apurar a suficiência do saldo até o término do contrato
como para orientar as futuras contratações;
XVI - receber definitivamente aquisições, obras
ou serviços sob sua responsabilidade; e
XVII - qualquer outra que se faça necessária ao
desempenho da atividade de gestão.
Seção II
Do Fiscal
Art. 7º O fiscal é o servidor designado para as
atividades de acompanhamento do contrato ou da ata de registro de preços,
verificando a adequada execução do objeto contratado, assegurando que os bens
ou serviços sejam entregues de acordo com o pactuado.
Art. 8º Compete ao fiscal:
I - identificar o objeto contratado;
II - conhecer as condições estabelecidas no
contrato, no edital ou nas especificações técnicas para o recebimento do
objeto;
III - praticar os atos necessários à
verificação do fiel cumprimento das obrigações, exigindo as providências
necessárias para tal fim;
IV - receber o objeto contratado, examinar e
conferir notas fiscais, faturas ou documentos equivalentes, e proceder ao
atesto/certificação da despesa;
V - recusar produto ou serviço em desacordo com
as condições fixadas em edital;
VI - anotar em registro próprio todas as
ocorrências relacionadas à execução do contrato, apontando o que for necessário
para a regularização das faltas ou dos defeitos observados;
VII - informar a seus superiores, em tempo
hábil para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão
ou providência que ultrapasse sua competência;
VIII - fazer diligências à empresa contratada,
se for o caso, adotando controles adequados e suficientes para registro destas
ocorrências;
IX - exigir, por escrito, o refazimento ou
correção, comunicando ao gestor do contrato nos casos de não atendimento ou
quando as soluções ultrapassarem as suas competências;
X - notificar, por escrito, a contratada quanto
ao não cumprimento das obrigações, fixando prazo para cumprimento ou
apresentação de justificativa;
XI - encaminhar ao gestor do contrato a
solicitação de aplicação de sanções e, quando pertinente, a instauração de
processo administrativo sancionador, contendo os registros das ocorrências,
notificações, defesas e justificativas da contratada, se for o caso, e da
documentação necessária;
XII - aceitar ou rejeitar, motivadamente, a
indicação do preposto feita pela empresa contratada;
XIII - manter contato com o preposto;
XIV - desempenhar suas atividades com autonomia
e independência fiscalizatória, buscando as condições necessárias para o
desempenho da função, comunicando ao gestor do contrato sobre suas
necessidades;
XV - acompanhar sistematicamente a execução do
contrato, mantendo registros das ocorrências e dos documentos relativos à
fiscalização;
XVI - manter os registros de confirmação de
recebimento dos comunicados à contratada;
XVII - assegurar o cumprimento do cronograma
físico-financeiro;
XVIII - identificada necessidade de
modificações contratuais, encaminhar ao gestor do contrato com as devidas
justificativas;
XIX - conhecer os prazos de execução contratual
e fornecer subsídios para as prorrogações, quando necessárias, ou manifestar-se
contrariamente à prorrogação;
XX - assegurar a presença dos documentos
exigidos em contrato para fins de pagamento;
XXI - apontar, por meio de instrumentos de
medição, a necessidade de glosas em notas fiscais;
XXII - solicitar auxílio às áreas técnicas,
administrativas, jurídicas ou de controle, quando necessário; e
XXIII - conhecer os limites de sua atuação na
atividade de fiscalização, bem como zelar pela estrita observância das
cláusulas contratuais específicas e das normas internas aplicáveis.
Art. 9º A fiscalização poderá ser exercida por
meio da fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário,
conforme a dimensão e especificidades do objeto e do órgão ou da entidade.
Art. 10. Será facultada a contratação de
terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do
representante da Administração Pública Estadual, observando-se as seguintes
regras:
I - a empresa ou o profissional contratado nos
termos do caput deste artigo assumirá responsabilidade civil objetiva
pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de
compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e
exclusiva de fiscal de contrato; e
II - a contratação de terceiros não eximirá o
fiscal do contrato de responsabilidade, nos limites das informações recebidas
do terceiro contratado.
Seção III
Da Designação do Gestor
e do Fiscal
Art. 11. A autoridade competente do órgão ou da
entidade contratante deverá designar o gestor e o fiscal responsável para cada
contrato ou ata de registro de preço, bem como seus substitutos, observando-se
os requisitos estabelecidos pelo art. 7º da Lei federal nº 14.133, de 2021.
§1º Excepcionalmente, as funções de gestor e
fiscal poderão recair sobre a mesma pessoa, desde que devidamente justificado
pela autoridade competente e que não haja prejuízo ao acompanhamento da
execução contratual.
§2º Para o exercício da função, o gestor e o
fiscal, e seus substitutos, deverão ser cientificados expressamente da
designação de que trata o caput deste artigo e suas respectivas
atribuições.
§3º Para a designação de que trata o caput
deste artigo, devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do
cargo, a complexidade do objeto contratado, o quantitativo de contratos
fiscalizados ou geridos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das
atividades.
§4º É recomendado que a autoridade competente
evite a designação de um mesmo servidor para um número excessivo de contratos
sem a devida justificativa, considerando a complexidade dos objetos e a carga
de trabalho.
§5º Para o exercício da função, o gestor e o
fiscal deverão ter acesso a todos os documentos que compõem o processo de
contratação, incluindo aqueles da fase preparatória.
§6º No caso da ata de registro de preço, as
unidades participantes deverão designar um gestor e um fiscal, ou equipe de
fiscalização, independentemente da gestão e fiscalização promovida pela unidade
gerenciadora.
§7º Nos contratos ou atas de registro de preços
cuja execução ocorra de forma descentralizada ou em múltiplos postos de
trabalho, deverá ser designado, obrigatoriamente, um fiscal para cada local de
execução contratual, responsável pelo acompanhamento direto e presencial da
execução do objeto.
§8º A designação de fiscais setoriais, nos
termos do §7º, deverá ser formalizada pela autoridade competente da unidade em
que o serviço é prestado, com ciência e aceite expresso do servidor e definição
clara das atribuições, nos termos do art. 12.
Art. 12. O gestor e o fiscal do contrato
deverão ser formalmente indicados e designados por autoridade competente.
§1º A indicação de que trata o caput
deverá constar expressamente no Termo de Referência, acompanhada de termo de
ciência e aceite assinado pelo servidor indicado, quando da fase preparatória.
§2º Na hipótese de substituição do gestor ou do
fiscal durante a execução contratual, será exigido apenas novo termo de ciência
e aceite por parte do servidor substituto, dispensada retificação do Termo de
Referência.
§3º A designação deverá ser formalizada por
meio de portaria expedida por autoridade competente, instruída com o respectivo
termo de aceite do servidor designado.
§4º É dispensada a formalização da portaria
referida no §3º quando os nomes do gestor e do fiscal constarem expressamente
no instrumento contratual, desde que o extrato do contrato, contendo essas
informações, seja publicado no Diário Oficial.
§5º A dispensa prevista no §4º não se aplica às
hipóteses de alteração dos responsáveis após a formalização do contrato, casos
em que a designação mediante portaria será obrigatória.
Art. 13. O encargo de gestor ou fiscal não pode
ser recusado pelo servidor, por não se tratar de ordem ilegal, devendo
formalizar ao superior hierárquico eventuais impedimentos de ordem técnica ou
possíveis conflitos de interesse, visando ao diligente cumprimento do exercício
de suas atribuições.
Parágrafo único. A autoridade competente deverá
manifestar-se sobre o impedimento formalizado pelo servidor no prazo de até 5
(cinco) dias úteis.
Art. 14. A autoridade competente deverá
providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições,
conforme a natureza e complexidade do objeto.
Seção IV
Do Controle,
Fiscalização e Gestão da Execução Contratual e das Atas de Registro de Preços
Compartilhadas
Art. 15. A execução dos contratos e das atas de
registro de preços, inclusive aquelas compartilhadas, deverá ser acompanhada
por gestores e fiscais formalmente designados, com o apoio dos respectivos
gestores e fiscais setoriais dos órgãos e entidades participantes, quando
houver.
Parágrafo único. A verificação da conformidade
da prestação dos serviços observará os critérios técnicos, operacionais e
administrativos estabelecidos no instrumento contratual.
Art. 16. Compete ao gestor setorial:
I - coordenar as atividades de fiscalização
técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário;
II - coordenar os atos preparatórios à
instrução processual relativos ao pagamento, à apuração e aplicação de sanções
administrativas e à extinção do instrumento contratual;
III - assegurar a atualização dos registros de
acompanhamento e fiscalização da execução contratual;
IV - verificar a manutenção das condições de
habilitação da contratada para fins de empenho e pagamento;
V - acompanhar os registros efetuados pelos
fiscais e comunicar à Diretoria de Gestão de Licitações e Contratos (DGLC) as
ocorrências que extrapolem sua competência.
Art. 17. Ao fiscal técnico setorial, cabe
acompanhar a execução do objeto contratual ou da ata de registro de preços,
avaliando se a quantidade, a qualidade, o prazo e o modo de execução estão
compatíveis com as condições estabelecidas no instrumento.
§1º O fiscal setorial deverá:
I - registrar todas as ocorrências relevantes
no histórico de gerenciamento do instrumento contratual, descrevendo as medidas
necessárias à regularização de eventuais falhas;
II - emitir notificações à contratada, fixando
prazo para correção, sempre que constatadas irregularidades ou descumprimentos
contratuais;
III - informar ao gestor setorial, em tempo
hábil, qualquer situação que demande providências além de sua competência;
IV - comunicar imediatamente ao gestor setorial
ocorrências que possam inviabilizar a execução nos prazos estabelecidos;
V - verificar a manutenção das condições de
habilitação da contratada, bem como acompanhar o empenho, o pagamento e a
formalização de apostilamentos e termos aditivos, podendo solicitar os
documentos comprobatórios pertinentes.
Art. 18. Nas atas de registro de preços
compartilhadas, caberá à Unidade Gerenciadora:
I - monitorar e acompanhar a execução dos
serviços no âmbito dos órgãos e entidades participantes;
II - conduzir os procedimentos de prorrogação,
alteração, aplicação de sanções administrativas e eventual cancelamento da ata;
III - aplicar, nos termos da legislação
vigente, as penalidades de suspensão e impedimento de licitar e contratar;
IV - sugerir, quando for o caso, a aplicação de
multa pelos órgãos e entidades participantes, em caso de inexecução parcial.
Art. 19. Quando se tratar de bens ou serviços
de natureza técnica, específica ou especializada, a DGLC poderá delegar a
função de Unidade Gerenciadora ao órgão ou entidade que detenha maior demanda e
expertise sobre o objeto.
Parágrafo único. Nessa hipótese, a DGLC atuará
como facilitadora do processo licitatório, cabendo à unidade gerenciadora
delegada a responsabilidade integral pela gestão e execução da ata de registro
de preços.
Art. 20. Os órgãos e entidades participantes de
processos de compras compartilhadas deverão, obrigatoriamente, designar
gestores e fiscais setoriais para cada local de execução do objeto, observando
o disposto nesta Instrução Normativa.
Seção V
Dos Contratos
Administrativos
Art. 21. Compete à DGLC, nos termos da Lei nº
18.806, de 21 de dezembro de 2023, e do Decreto nº 937, de 14 de abril de 2025,
a operacionalização dos processos licitatórios de aquisição centralizada,
competência esta que não se confunde com as atividades de gestão e fiscalização
dos contratos administrativos deles decorrentes.
Parágrafo único. Com a homologação do resultado
da licitação, encerra-se a competência da DGLC quanto à condução do certame,
cabendo aos órgãos e as entidades demandantes a adoção das providências
necessárias à formalização do instrumento contratual e à gestão integral de sua
execução.
Art. 22. Nos contratos decorrentes de
aquisições compartilhadas que envolvam bens ou serviços de natureza técnica,
específica ou especializada, a DGLC poderá atribuir a função de gestor geral ao
órgão ou à entidade que detenha maior demanda e expertise sobre o objeto
contratado.
Art. 23. Nos contratos compartilhados, os
órgãos e as entidades partícipes deverão, obrigatoriamente, designar gestores e
fiscais setoriais para cada local de execução do objeto, conforme previsto nas
Seções III e IV desta Instrução Normativa, observadas as particularidades do
objeto e a complexidade das atividades a serem executadas.
CAPÍTULO III
DO REGISTRO DAS
PENALIDADES
Art. 24. Os órgãos e as entidades registrarão e
manterão atualizadas, no Cadastro de Penalidades – CADPEN, todas as sanções
administrativas por eles impostas, após a conclusão do processo administrativo
sancionador.
Art. 25. Compete à DGLC gerir e definir os
procedimentos operacionais e a política de uso do CADPEN.
Art. 26. Nas sanções aplicadas nas atas de
registro de preços, em cuja unidade gerenciadora seja a Secretaria de Estado da
Administração (SEA), devem ser observadas as seguintes instruções:
I - as sanções de advertências e multas deverão
ser aplicadas pela própria unidade participante e comunicadas à unidade
gerenciadora;
II - as sanções de suspensões, impedimentos e
declaração de inidoneidade deverão ser aplicadas pela unidade gerenciadora, por
iniciativa própria ou mediante solicitação de aplicação de sanção pelo gestor
da ata na unidade participante.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 27. Aplicam-se no que couber, ao conteúdo
desta Instrução Normativa, as disposições constantes no Decreto nº 441, de 19
de janeiro de 2024, referente ao procedimento para apuração e aplicação de
sanções administrativas, no Decreto nº 509, de 15 de março de 2024, que
regulamenta o Sistema de Registro de Preços (SRP), e demais normativas
pertinentes à matéria.
Art. 28. Os casos omissos serão resolvidos pela
Secretaria de Estado da Administração – SEA, no âmbito de sua competência.
Art. 29. Esta Instrução Normativa entra em
vigor na data de sua publicação.
Art. 30. Revoga-se a Instrução Normativa SEA nº
11/2019.
VÂNIO BOING
Secretário de Estado da Administração
FRANCIELI ALVES CORREA
Diretora de Gestão de Licitações e Contratos