Art. 1° Fica instituída a Política de Utilização e Disponibilização do Sistema de Correio Eletrônico no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc), nos termos deste Ato.

Art. 2° A Política de que trata este Ato será implantada e coordenada pela Coordenadoria de Redes, vinculada à Diretoria de Tecnologia e Informação (DTI), a quem compete a disponibilização da infraestrutura tecnológica necessária à manutenção e monitoramento do sistema e o gerenciamento das caixas de correio.

Art. 3° O sistema de correio eletrônico institucional é um canal oficial de comunicação da Alesc e deverá ser utilizado exclusivamente para intercâmbio de informações relacionadas aos interesses da instituição, sendo vedado o seu uso para assuntos particulares.

Art. 4° Para os fins deste Ato, define-se:

I – administrador: servidor ou equipe responsável pelo serviço ou parte do serviço de correio eletrônico institucional;

II – caixa de correio colaborativa: conta associada, por meio de um endereço eletrônico, a um órgão ou setor da estrutura organizacional da Alesc;

III – caixa de correio individual: conta associada, por meio de um endereço eletrônico, a uma única pessoa;

IV – domínio: parte final do endereço eletrônico, localizado após o símbolo “@” (arroba) e definido na Alesc como “alesc.sc.gov.br”;

V – e-mail: mensagem eletrônica trocada pelo sistema de correio eletrônico;

VI – endereço eletrônico: conjunto de caracteres que individualiza e identifica o remetente e o destinatário de mensagem eletrônica, formado pelo identificador e pelo domínio, separados pelo símbolo “@” (arroba);

VII – identificador: parte inicial do endereço eletrônico, localizada antes do símbolo “@” (arroba);

VIII – licença: assinatura anual contratada pela Alesc, equivalente a um endereço eletrônico.

IX – sistema de correio eletrônico: engloba o envio e o recebimento de mensagens eletrônicas, bem como o gerenciamento de contas, e tem como finalidade a troca de informações eletrônicas relacionadas às atividades da Alesc; e

X – usuário: parlamentar, servidor efetivo, comissionado ou à disposição, colaborador terceirizado, estagiário, policial militar lotado na Casa Militar ou outra pessoa física que tenha matrícula na Alesc.

Art. 5° A caixa de correio institucional individual é pessoal e intransferível e somente será fornecida ao usuário em efetivo exercício do cargo ou função, definido no inciso X do art. 4° deste Ato.

Art. 6° A caixa de correio individual será fornecida pela Coordenadoria de Redes, mediante solicitação da chefia imediata do usuário.

§ 1° A disponibilização de caixa de correio individual a colaborador terceirizado, estagiário, policial militar lotado na Casa Militar e servidor à disposição se dará em caráter excepcional, quando estritamente necessária à execução de suas atividades, mediante justificativa devidamente fundamentada do chefe imediato.

§ 2° A Coordenadoria de Redes realizará o acompanhamento e o controle do limite de licenças.

Art. 7° Considera-se caixa de correio colaborativa aquela:

I – associada, por meio de um endereço de correio eletrônico, a uma unidade organizacional da Alesc;

II – associada a mais de um servidor simultaneamente; ou

III – vinculada a aplicações específicas inerentes à administração do sistema de correio eletrônico.

Art. 8° Os órgãos e setores da Alesc poderão ter caixa de correio colaborativa própria, mediante solicitação de seus titulares/gestores à Coordenadoria de Redes.

Art. 9° Excepcionalmente, quando autorizado pela Diretoria-Geral, poderá ser disponibilizada caixa de correio colaborativa para atender, por prazo determinado, a comissões ou grupos de trabalho temporários.

Parágrafo único. O requerimento de disponibilização da caixa de correio de que trata o caput deverá ser encaminhado pelo presidente da comissão ou grupo de trabalho temporário, com a indicação do período em que a caixa de correio deverá se manter ativa.

Art. 10. Na hipótese de extinção do órgão ou setor da Alesc associado à caixa de correio colaborativa, compete a seu titular/gestor informar à Coordenadoria de Redes sobre a necessidade de eventual redirecionamento de cópia de segurança a outro endereço eletrônico institucional e/ou exclusão da caixa de correio colaborativa, observado o disposto no parágrafo único do art. 16.

Art. 11. A caixa de correio, individual ou colaborativa, será desativada:

I – após 90 (noventa dias) sem qualquer acesso; e

II – no caso de caixa de correio individual, após 30 (trinta) dias do ato administrativo de aposentadoria, exoneração, desligamento, falecimento, suspensão ou interrupção do vínculo funcional do usuário.

§ 1° As caixas de correio desativadas em decorrência do prazo de que trata o inciso I do caput poderão ser reativadas, até o prazo de 90 (noventa) dias após sua desativação, por meio de solicitação da chefia imediata à Coordenadoria de Redes.

§ 2° Findos os prazos de que trata este artigo, a caixa de correio inativada será excluída, observando o disposto no parágrafo único do art. 16.

Art. 12. A disponibilização, no ambiente da rede local da Alesc, de aplicativo ou sistema que utilize o sistema de correio eletrônico dar-se-á após a homologação do software pela Coordenadoria de Redes.

Art. 13. Compete à Coordenadoria de Redes o estabelecimento de limites operacionais ao sistema de correio eletrônico, de modo a garantir seu pleno funcionamento, de forma contínua e ininterrupta.

§ 1° Entende-se por limites operacionais ao sistema de correio eletrônico a definição do espaço máximo de armazenamento destinado às caixas de correio, ao tamanho máximo de mensagens internas e externas e ao número máximo de destinatários para cada mensagem enviada.

§ 2° Para garantir a adequada aplicação, manutenção e atividade do sistema, a Coordenadoria de Redes poderá adotar as seguintes medidas:

I – envio, de forma automática, de mensagem alertando o usuário de que o limite operacional de 80% (oitenta por cento) foi atingido;

II – restrição do envio de mensagens a partir do endereço de correio eletrônico do usuário, quando atingido o limite operacional de 90% (noventa por cento) da capacidade total; e

III – bloqueio do envio e recebimento de mensagens eletrônicas para a caixa de correio do usuário, quando atingido 98% (noventa e oito por cento) da capacidade total.

Art. 14. Os técnicos da DTI observarão o sigilo das comunicações, vedada a violação de mensagem com o objetivo de conhecer ou divulgar o seu conteúdo.

Art. 15. Em manutenções necessárias à solução de problemas técnicos que afetem o funcionamento normal do sistema, as caixas de correio envolvidas poderão ser acessadas, vedada a divulgação de seu conteúdo.

Parágrafo único. A divulgação dos dados acessados em função de manutenção técnica ou restauração de cópias de segurança será considerada violação de sigilo funcional, nos termos do art. 325 do Código Penal, sem prejuízo das demais sanções penais, administrativas e civis cabíveis.

Art. 16. A Coordenadoria de Redes armazenará as mensagens trafegadas e demais dados do sistema de correio eletrônico, para fins de:

I – integridade do sistema, por meio de cópias de segurança (backup);

II – recuperação do conteúdo de mensagens; e

III – auditoria e registro de atividades (logs, datas, envio, recebimento, encaminhamento e exclusão de todas as mensagens trafegadas).

Parágrafo único. As cópias de segurança das caixas de correio eletrônico, individuais e colaborativas, além de seus contatos, deverão ser armazenados pelo período de 5 (cinco) anos.

Art. 17. A Coordenadoria de Redes poderá implantar mecanismos de filtros de mensagens, com o objetivo de preservar a integridade do ambiente de rede da Alesc e/ou do sistema de correio eletrônico.

Art. 18. Compete à Diretoria de Tecnologia e Informações através da Coordenadoria de Redes, promover, por meio de campanhas de comunicação institucional periódicas, o uso do sistema de endereço eletrônico corporativo e a conscientização sobre cuidados com a segurança eletrônica em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (LEI n° 13.709/2018).

Art. 19. Os procedimentos técnicos que visem apurar fatos envolvendo o sistema de correio eletrônico somente poderão ser realizados mediante autorização expressa da Presidência, ou por ordem judicial, podendo ser delegada a atribuição ao Chefe de Gabinete da Presidência e/ou Diretor-Geral.

Art. 20. São consideradas condutas de uso inadequado do sistema de correio eletrônico:

I – veicular mensagem com linguagem imprópria ou ofensiva;

II – fraudar quaisquer das informações constantes do cabeçalho do remetente; e

III – utilizar o correio eletrônico institucional para interesses particulares e/ou assuntos não oficiais.

§ 1° O uso inadequado do sistema de correio eletrônico que ameace a sua integridade poderá ensejar à suspensão temporária imediata da caixa de correio do usuário infrator.

§ 2° O restabelecimento do serviço de caixa de correio do usuário que infringir os comandos deste Ato dependerá de autorização de sua chefia imediata, mediante requerimento justificado dirigido à Coordenadoria de Redes.

Art. 21. Toda mensagem eletrônica encaminhada por meio da caixa de correio colaborativa ou caixa de correio individual deverá conter os dizeres de que se trata de correspondência eletrônica para uso exclusivo de seu destinatário e pode conter informações confidenciais, que todas as informações contidas devem ser tratadas como confidenciais e não devem ser divulgadas a terceiros sem o prévio consentimento do remetente; e, caso não seja o destinatário e/ou a tenha recebido por engano, deve devolvê-la ao remetente e eliminá-la do seu sistema, não divulgando ou utilizando de forma total ou parcial as informações contidas em seu texto e/ou anexos.

Art. 22. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 23. Este Ato da Mesa entra em vigor na data de sua publicação.