RESOLVE:

Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).

§ 1º Os procedimentos de que trata o caput têm o propósito de padronizar e orientar os servidores da Alesc para a execução da digitalização de processos e de documentos externos, sendo compostos por cinco etapas descritas no Anexo I.

§ 2º Os documentos autuados no SEI, conforme padronização estabelecida nesta Instrução Normativa, têm valor de prova documental, de acordo com o § 2º do art. 438 da Lei nacional nº 13.105, de 16 de março de 2015 – Código de Processo Civil.

Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa e do SEI, serão utilizados os termos e definições constantes do art. 4º do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021.

Art. 3º O processo de digitalização de documentos deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade e sigilo do documento digital, em conformidade com o Decreto federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nacional nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, na Lei nacional nº 14.129, 29 de março de 2021, e na Lei nacional nº 12.682, de 9 de julho de 2012.

§ 1º Os procedimentos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais.

§ 2º No processo de digitalização de documentos será utilizada assinatura eletrônica, conforme previsão da Lei nacional nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, e do art. 3º da Lei nacional nº 12.682, de 2012.

§ 3º A autenticidade de documentos digitalizados deverá ser verificada em conformidade com o que prevê o art. 18 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

§ 4º O processo de digitalização de documentos deve obedecer estritamente aos requisitos dispostos nesta Instrução Normativa.

§ 5º A configuração do sistema e do equipamento será realizada com o apoio da Diretoria de Tecnologia e Informações. A qual deverá garantir a rastreabilidade, a auditabilidade e a compatibilidade.

Art. 4º O documento digitalizado, em conformidade com os padrões estabelecidos nesta Instrução Normativa, terá o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins de direito, conforme previsão dos arts. 411 e 425 da Lei nacional nº 13.105, de 2015 – Código de Processo Civil, e do art. 17 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

§ 1º Para fins do disposto no caput, a guarda, o armazenamento e o manuseio dos documentos digitalizados e deverão estar em conformidade com as normas estabelecidas no Ato da Mesa nº 230, de 2021, e nesta Instrução Normativa.

§ 2º Os documentos digitalizados serão conferidos e registrados conforme previsão do art. 21 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

Art. 5º O documento externo, mediante a comparação entre o original e a cópia digitalizada, poderá ser atestado à autenticidade, consideradas as seguintes normas para sua validação:

I – ser digitalizado a partir de documento original;

II – não ter rasuras;

III – não ter sido adulterado por raspagem, corretivos ou lavagem com solventes;

IV – não ter sido redigido a lápis; e

V – não conter fragmentos ou letras ilegíveis.

§ 1º A autenticação do documento deve ser realizada em consonância com o previsto no § 2º, art. 17 e art. 18 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

§ 2º No caso de dúvida em relação à sua originalidade, o documento físico ficará sob a guarda da unidade de protocolo-geral ou de protocolo especializada, como forma de legitimar a chancela de sua autenticação.

Art. 6º Os documentos digitalizados que forem autuados nos processos do SEI, de acordo com o previsto no § 2º do art. 1º e no art. 4º, têm a mesma força probatória dos documentos originais, exceto se contestada a sua alteração ou falsificação, anterior ou durante o processo de digitalização, por meio de incidente de arguição de falsificação de documento, na forma dos arts. 25 e 29 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

Art. 7º Todo documento digitalizado com base nesta Instrução Normativa e autuado em processo eletrônico deverá ser autenticado e submetido à conferência de integridade, observado o previsto nos arts. 17 e 21 do Ato da Mesa nº 230, de 2021, e os requisitos constantes dos incisos II e III do art. 411 da Lei nacional nº 13.105, de 2015.

Art. 8º O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável em arquivo eletrônico (PDF/A), tal como captura de vídeo ou áudio, deverá ser autuado no sistema em seu formato original, em conformidade com o art. 19 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

Parágrafo único. O Anexo III desta Instrução Normativa discrimina os formatos de documentos suportados pelo sistema.

Art. 9º Realizada a conferência de integridade e de autenticidade do documento digitalizado, o documento físico apresentado à Alesc será devolvido, arquivado ou descartado, em consonância com o previsto no Capítulo III do Ato da Mesa nº 230, de 2021.

Art. 10. Os documentos físicos serão reorganizados, quando necessário, com base em orientação da Coordenadoria de Documentação, e arquivados conforme Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Art. 11. Os procedimentos e os parâmetros especificados nesta Instrução Normativa serão aplicados a todos os processos de digitalização de documentos na Alesc.

Art. 12. Os casos omissos neste Ato serão deliberados pela Diretoria-Geral.

Art. 13. Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 02 de junho de 2021.

1 – Preparação do documento:

1.1 verificar as dimensões das folhas do documento, sendo padrão o formato A4;

1.2 verificar a paginação do documento;

1.3 retirar grampos, clipes e espiral;

1.4 desamassar a(s) folha(s); e

1.5 recuperar página(s) rasgada(s).

A preparação do documento deve ser realizada de forma a evitar danos ao equipamento de digitalização, redução na produção diária e equívocos na digitalização.

2 – Captura da imagem:

2.1 acessar o equipamento e digitalizar os documentos conforme padrão (Anexo II), promovendo a digitalização:

2.1.1 de capas e contracapas, quando houver;

2.1.2 de páginas sem texto impresso (frente e verso), desde que contenham numeração ou qualquer outra informação;

2.1.3 preferencialmente, em arquivo eletrônico único até o tamanho máximo estabelecido pelo sistema, de até 20 (vinte) MB; e

2.1.4 dividindo o documento em tantos volumes/blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum arquivo exceda o limite estabelecido.

3 – Conferência do documento digitalizado:

3.1 revisar a imagem e garantir a qualidade do arquivo capturado, com base nos padrões estabelecidos no Anexo II, para o fim de certificar que o documento digitalizado seja cópia fidedigna do documento físico registrado no SEI, por meio da conferência de integridade na tela “Registrar Documento Externo”, selecionando o tipo de conferência, qual seja:

a. cópia autenticada administrativamente;

b. cópia autenticada por cartório;

c. cópia simples; ou

d. documento original;

3.2 caso haja a constatação de que a imagem possui desconformidades ou não esteja padronizada ao que estabelece o Anexo II, essa informação deverá ser registrada, por meio do documento incluído e assinado no SEI, conforme modelo de “Certidão narrativa com observações”, nos seguintes moldes:

Certifico que, ao digitalizar os presentes autos, verifiquei a(s) situação(ões) a seguir transcrita(s):

( ) Folha(s) com letras ou fragmentos de texto ilegíveis, até mesmo no documento físico;

( ) Documento(s) de difícil digitalização;

( ) Folha(s) com documento visível no processo físico, porém ilegível no digital;

( ) Folha(s) faltante(s), a saber:

( ) Folha(s) em branco não digitalizada(s) no processo eletrônico;

( ) Folha(s) transformada(s) em mais páginas (contendo diversos documentos); ou

( ) Outros. Especificar: ____________________________________________

4 – Indexação:

4.1 nomear o documento, observando-se:

4.1.1 a adequada indexação, de modo a permitir a rápida identificação do documento no sistema e o acesso às suas informações;

4.1.2 as regras ortográficas e a identificação dos termos mais relevantes e pertinentes relativos ao tema tratado, com o propósito de sintetizar adequadamente as informações e reduzir a duplicidade de registro de documentos;

4.1.3 a utilização de abreviatura, se possível, do tipo documental seguido pelo número e ano (Res_001_2021; Pregão_001_2021);

4.1.4 caso necessário, o acréscimo de informação, no nome do arquivo, para o documento ou processo que tenha mais de um volume ou anexo (Pregão_001_2021_v1; Pregão_001_2021_v2; e, Pregão_001_2021_anexo1);

4.2 salvar o documento em formato PDF/A; e

4.3 armazenar o documento no sistema.

5 – Finalização:

5.1 devolver o documento físico apresentado ao interessado, juntamente com o número do processo do SEI; ou

5.2 organizar e arquivar provisoriamente os documentos originais comprobatórios a serem enviados para arquivamento, identificando, de forma clara, na parte superior direita, o seu registro/cadastro no SEI, composto pela palavra SEI e o número de 7 (sete dígitos), conforme previsão do § 3º do art. 20 do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021.