INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001, DE 28 DE MAIO DE 2021
Estabelece os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc) e adota outras providências.
O DIRETOR-GERAL DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no exercício das atribuições que lhe confere o inciso II do art. 1º da Lei Complementar nº 642, de 22 de janeiro de 2015, e com base no Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021,
RESOLVE:
Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).
§ 1º Os procedimentos de que trata o caput têm o propósito de padronizar e orientar os servidores da Alesc para a execução da digitalização de processos e de documentos externos, sendo compostos por cinco etapas descritas no Anexo I.
§ 2º Os documentos autuados no SEI, conforme padronização estabelecida nesta Instrução Normativa, têm valor de prova documental, de acordo com o § 2º do art. 438 da Lei nacional nº 13.105, de 16 de março de 2015 – Código de Processo Civil.
Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa e do SEI, serão utilizados os termos e definições constantes do art. 4º do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021.
Art. 3º O processo de digitalização de documentos deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade e sigilo do documento digital, em conformidade com o Decreto federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nacional nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, na Lei nacional nº 14.129, 29 de março de 2021, e na Lei nacional nº 12.682, de 9 de julho de 2012.
§ 1º Os procedimentos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais.
§ 2º No processo de digitalização de documentos será utilizada assinatura eletrônica, conforme previsão da Lei nacional nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, e do art. 3º da Lei nacional nº 12.682, de 2012.
§ 3º A autenticidade de documentos digitalizados deverá ser verificada em conformidade com o que prevê o art. 18 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
§ 4º O processo de digitalização de documentos deve obedecer estritamente aos requisitos dispostos nesta Instrução Normativa.
§ 5º A configuração do sistema e do equipamento será realizada com o apoio da Diretoria de Tecnologia e Informações. A qual deverá garantir a rastreabilidade, a auditabilidade e a compatibilidade.
Art. 4º O documento digitalizado, em conformidade com os padrões estabelecidos nesta Instrução Normativa, terá o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins de direito, conforme previsão dos arts. 411 e 425 da Lei nacional nº 13.105, de 2015 – Código de Processo Civil, e do art. 17 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
§ 1º Para fins do disposto no caput, a guarda, o armazenamento e o manuseio dos documentos digitalizados e deverão estar em conformidade com as normas estabelecidas no Ato da Mesa nº 230, de 2021, e nesta Instrução Normativa.
§ 2º Os documentos digitalizados serão conferidos e registrados conforme previsão do art. 21 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
Art. 5º O documento externo, mediante a comparação entre o original e a cópia digitalizada, poderá ser atestado à autenticidade, consideradas as seguintes normas para sua validação:
I – ser digitalizado a partir de documento original;
II – não ter rasuras;
III – não ter sido adulterado por raspagem, corretivos ou lavagem com solventes;
IV – não ter sido redigido a lápis; e
V – não conter fragmentos ou letras ilegíveis.
§ 1º A autenticação do documento deve ser realizada em consonância com o previsto no § 2º, art. 17 e art. 18 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
§ 2º No caso de dúvida em relação à sua originalidade, o documento físico ficará sob a guarda da unidade de protocolo-geral ou de protocolo especializada, como forma de legitimar a chancela de sua autenticação.
Art. 6º Os documentos digitalizados que forem autuados nos processos do SEI, de acordo com o previsto no § 2º do art. 1º e no art. 4º, têm a mesma força probatória dos documentos originais, exceto se contestada a sua alteração ou falsificação, anterior ou durante o processo de digitalização, por meio de incidente de arguição de falsificação de documento, na forma dos arts. 25 e 29 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
Art. 7º Todo documento digitalizado com base nesta Instrução Normativa e autuado em processo eletrônico deverá ser autenticado e submetido à conferência de integridade, observado o previsto nos arts. 17 e 21 do Ato da Mesa nº 230, de 2021, e os requisitos constantes dos incisos II e III do art. 411 da Lei nacional nº 13.105, de 2015.
Art. 8º O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável em arquivo eletrônico (PDF/A), tal como captura de vídeo ou áudio, deverá ser autuado no sistema em seu formato original, em conformidade com o art. 19 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
Parágrafo único. O Anexo III desta Instrução Normativa discrimina os formatos de documentos suportados pelo sistema.
Art. 9º Realizada a conferência de integridade e de autenticidade do documento digitalizado, o documento físico apresentado à Alesc será devolvido, arquivado ou descartado, em consonância com o previsto no Capítulo III do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
Art. 10. Os documentos físicos serão reorganizados, quando necessário, com base em orientação da Coordenadoria de Documentação, e arquivados conforme Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Art. 11. Os procedimentos e os parâmetros especificados nesta Instrução Normativa serão aplicados a todos os processos de digitalização de documentos na Alesc.
Art. 12. Os casos omissos neste Ato serão deliberados pela Diretoria-Geral.
Art. 13. Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 02 de junho de 2021.
Luiz Alberto Metzger Jacobus
Diretor-Geral
ANEXO I
PROCEDIMENTOS PARA O PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
1 – Preparação do documento:
1.1 verificar as dimensões das folhas do documento, sendo padrão o formato A4;
1.2 verificar a paginação do documento;
1.3 retirar grampos, clipes e espiral;
1.4 desamassar a(s) folha(s); e
1.5 recuperar página(s) rasgada(s).
A preparação do documento deve ser realizada de forma a evitar danos ao equipamento de digitalização, redução na produção diária e equívocos na digitalização.
2 – Captura da imagem:
2.1 acessar o equipamento e digitalizar os documentos conforme padrão (Anexo II), promovendo a digitalização:
2.1.1 de capas e contracapas, quando houver;
2.1.2 de páginas sem texto impresso (frente e verso), desde que contenham numeração ou qualquer outra informação;
2.1.3 preferencialmente, em arquivo eletrônico único até o tamanho máximo estabelecido pelo sistema, de até 20 (vinte) MB; e
2.1.4 dividindo o documento em tantos volumes/blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum arquivo exceda o limite estabelecido.
3 – Conferência do documento digitalizado:
3.1 revisar a imagem e garantir a qualidade do arquivo capturado, com base nos padrões estabelecidos no Anexo II, para o fim de certificar que o documento digitalizado seja cópia fidedigna do documento físico registrado no SEI, por meio da conferência de integridade na tela “Registrar Documento Externo”, selecionando o tipo de conferência, qual seja:
a. cópia autenticada administrativamente;
b. cópia autenticada por cartório;
c. cópia simples; ou
d. documento original;
3.2 caso haja a constatação de que a imagem possui desconformidades ou não esteja padronizada ao que estabelece o Anexo II, essa informação deverá ser registrada, por meio do documento incluído e assinado no SEI, conforme modelo de “Certidão narrativa com observações”, nos seguintes moldes:
Certifico que, ao digitalizar os presentes autos, verifiquei a(s) situação(ões) a seguir transcrita(s):
( ) Folha(s) com letras ou fragmentos de texto ilegíveis, até mesmo no documento físico;
( ) Documento(s) de difícil digitalização;
( ) Folha(s) com documento visível no processo físico, porém ilegível no digital;
( ) Folha(s) faltante(s), a saber:
( ) Folha(s) em branco não digitalizada(s) no processo eletrônico;
( ) Folha(s) transformada(s) em mais páginas (contendo diversos documentos); ou
( ) Outros. Especificar: ____________________________________________
4 – Indexação:
4.1 nomear o documento, observando-se:
4.1.1 a adequada indexação, de modo a permitir a rápida identificação do documento no sistema e o acesso às suas informações;
4.1.2 as regras ortográficas e a identificação dos termos mais relevantes e pertinentes relativos ao tema tratado, com o propósito de sintetizar adequadamente as informações e reduzir a duplicidade de registro de documentos;
4.1.3 a utilização de abreviatura, se possível, do tipo documental seguido pelo número e ano (Res_001_2021; Pregão_001_2021);
4.1.4 caso necessário, o acréscimo de informação, no nome do arquivo, para o documento ou processo que tenha mais de um volume ou anexo (Pregão_001_2021_v1; Pregão_001_2021_v2; e, Pregão_001_2021_anexo1);
4.2 salvar o documento em formato PDF/A; e
4.3 armazenar o documento no sistema.
5 – Finalização:
5.1 devolver o documento físico apresentado ao interessado, juntamente com o número do processo do SEI; ou
5.2 organizar e arquivar provisoriamente os documentos originais comprobatórios a serem enviados para arquivamento, identificando, de forma clara, na parte superior direita, o seu registro/cadastro no SEI, composto pela palavra SEI e o número de 7 (sete dígitos), conforme previsão do § 3º do art. 20 do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021.
ANEXO II
PADRÕES PARA A DIGITALIZAÇÃO
Quadro 1 – Padrões técnicos mínimos
Resolução recomendada |
Cor |
Tipo original |
Formato de arquivo |
Reconhecimento de texto (OCR) |
300 dpi |
Monocromático (preto e branco) |
Texto |
PDF/A |
Ativado |
300 dpi |
Escala de cinza |
Texto/Foto |
PDF/A |
Ativado |
300 dpi |
RGB (colorido) |
Texto/Foto |
PDF/A |
Ativado |
300 dpi |
RGB (colorido) |
Foto |
PNG |
Desativado |
600 dpi |
Monocromático (preto e branco) |
Texto/Foto |
PNG |
Desativado |
300 dpi |
Monocromático (Brilho - máximo) |
Texto |
PDF/A |
Ativado |
Quadro 2 – Recomendações de ajustes no brilho da imagem digitalizada
Modo como a imagem aparece |
Recomendação |
Imagem adequada para OCR |
|
(caracteres cortados ou muito claros) |
- reduzir o brilho para tornar a imagem mais escura; ou - digitalizar no modo de escala de cinza (o brilho será ajustado automaticamente) |
(caracteres distorcidos, grudados ou preenchidos) |
- aumentar o brilho para tornar a imagem mais clara; ou - digitalizar no modo de escala de cinza (o brilho será ajustado automaticamente) |
ANEXO III
FORMATOS DE ARQUIVOS SUPORTADOS PELO SEI
DESCRIÇÃO |
EXTENSÃO |
TAMANHO MÁXIMO (MB) |
Documentos textuais (inclusive planilhas eletrônicas) |
(padrão PDF/A) |
20 |
Imagens (fotografias) |
(padrão PDF/A) |
20 |
Apresentação de slides |
.odp |
20 |
Arquivo de formato de Rich Text |
.rtf |
20 |
Áudio MPEG camada 3 |
.mp3 |
20 |
Áudio MPEG-4 |
.m4a |
30 |
Áudio vídeo interleave de som ou de filme |
.avi |
60 |
Áudio wave |
.wav |
100 |
Documento de texto |
.odt |
20 |
Documento do Microsoft Excel antes do Excel 2007 |
.xls |
20 |
Documento do Microsoft Excel após o Excel 2007 |
.xlsx |
20 |
Documento do Microsoft Word |
.docx |
20 |
Documento do Microsoft Word antes do Word 2007 |
.doc |
20 |
Faixa de áudio de CD |
.cda |
20 |
Filme Moving Picture Experts Group |
.mpeg4 |
50 |
Foto Joint Photographic Experts Group |
.jpg, .jpeg |
20 |
Página de linguagem de marcação de hipertexto |
.html |
20 |
Planilha eletrônica |
.ods |
20 |
Vídeo |
.3gp |
60 |
Vídeo MPEG 4 |
.mp4 |
160 |