Resolução DP Nº 018, de 08 de JULHO de 1998

Procedência: Mesa

Natureza: 007/98

DA: 4.554/1998

Alterada pela Resolução: 007/05; 005/07

Compilação dos Atos Normativos

Revogada pela Res. 005/21

Fonte: ALESC/GCAN

Faço saber que a Assembléia Legislativa, usando de sua prerrogativa outorgada pela Constituição Estadual em seu artigo 40, inciso XIX, aprovou e eu, Deputado Neodi Saretta, Presidente, atendendo o disposto nos artigos 12, inciso XI, e 14, inciso VI, letra “I”, do Regimento Interno, promulgo a seguinte Resolução:

Dispõe sobre a reformulação da Tabela de Temporalidade e a classificação dos documentos produzidos no Poder Legislativo.

Art. lº Toda a documentação produzida no Poder Legislativo deverá ser encaminhada à Divisão de Documentação ou ao Arquivo Permanente após obedecidos os critérios de classificação e guarda, de acordo com a Tabela de Temporalidade (TT), contida no Anexo I desta Resolução.

Art. 2º Quando qualquer Departamento, Divisão ou Seção criar um novo documento, deverá inseri-lo no item 9 (nove) da aludida Tabela de Temporalidade.

Art. 3º Para o preenchimento da Tabela de Temporalidade, deverão ser utilizados os parâmetros de classificação documental contidos no Anexo III desta Resolução.

Art. 3º-A Para constituição de acervo, os documentos deste Poder Legislativo serão constantemente aferidos e classificados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, vinculada à Coordenadoria de Documentação e ao Centro de Memória, de acordo com os prazos estabelecidos no Anexo III desta Resolução, observados os parâmetros da Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994.

Parágrafo único. As atribuições da Comissão Permanente de Avaliação Documental, serão estabelecidas de acordo com a legislação aplicável. (Redação incluída pela Resolução nº 005, de 2007)

Art. 4º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário.

PALÁCIO BARRIGA-VERDE, em Florianópolis, 08 de julho de 1998.

Deputado Neodi Saretta - Presidente

Deputado Odacir Zonta - 1º Secretário

Deputado Gervásio Maciel - 2º Secretário

ANEXO I

1

DOCUMENTO

2

TIPO: Papel, Fita, CD, Foto

 

 

3

Data da Criação

4

Ordem de arquivamento

5

Nº de Documentos fls. proc. vol.

6

Tempo de guarda

7

Nº LEGISLAÇÃO

 ANOTAÇÕES
    O C       ANOS H E    
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
9 INCLUSÃO DO NOME DE UM NOVO DOCUMENTO

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DOS CAMPOS

1 - DOCUMENTO: Deverá ser preenchido com o nome do documento a ser arquivado. Ex: Ofício, Requerimento, Processo, Lei, Resolução, Portaria, Livro, Publicação, Telex, Fax, etc...

2 - TIPO: O documento apresenta-se de que forma? Ex.: papel, fita, compact-disc (CD), disquete (de computador), foto, mapa. O documento é Original? (assinale um “x” na coluna O) ou Cópia (assinale um “x” na coluna C)

3 - DATA DA CRIAÇÃO: Em que dia, mês e ano o documento foi criado?

4 - ORDEM DE ARQUIVAMENTO: Se a guarda (arquivo) é organizada por ordem numérica, alfabética ou outra.

5 - Nº DE DOCUMENTOS: Quantas folhas? Quantos volumes? ou qualquer outro número que facilite calcular o montante de documentos.

6 - TEMPO DE GUARDA: Por quanto tempo o documento deve ser guardado? Quando pode ser eliminado? Se for um documento de valor HISTÓRICO, colocar um “X” na coluna H, se for um documento para eliminar, colocar um “X” na letra E.

7 - LEGISLAÇÃO: O nº da Legislação (Lei, Decreto, Portaria, Resolução) que determina a guarda ou eliminação do documento

8 - ANOTAÇÕES: Qualquer informação que possa ser útil a Divisão de Documentação no que se refere a pesquisa deste documento arquivado.

9 - INCLUSÃO DE NOME DE UM NOVO DOCUMENTO

OBSERVAÇÃO: Todo documento transferido ao Arquivo Permanente, deverá vir acompanhado da presente TT preenchida em duas vias e terá 1 ano a mais de carência no arquivo.

NOME (do funcionário que preencher esta TT) __________/__________/__________ DATA

ANEXO II

ORDEM DE CLASSIFICAÇÃO E GUARDA DOS DOCUMENTOS

ARQUIVADOS NO PODER LEGISLATIVO

Classificação dos Arquivos do Poder Legislativo

Arquivo Corrente: Documentos do ano em curso ou legislatura em curso

Arquivo Intermediário: Documentos dos últimos 5 anos

Arquivo Permanente: Documentos históricos ou de guarda permanente (leis, constituições, resoluções, portarias, etc.) (Documentos classificados de acordo com a Lei 9.747/94)

OBSERVAÇÕES:

GP = GABINETE DA PRESIDÊNCIA

DA = DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DP = DEPARTAMENTO PARLAMENTAR

PJ = PROCURADORIA JURÍDICA

TT = TABELA DE TEMPORALIDADE

SUPORTE: Todos os documentos de guarda temporária que representam a atividade fim do Poder Legislativo, após esgotados os prazos da TT, deverão ser microfilmados e posteriormente destruídos, conforme determina a legislação.

DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE: Os documentos históricos e de guarda permanente serão microfilmados finda a legislatura em que foram criados e serão encaminhados ao AP (Arquivo Permanente), fazendo parte do Acervo do Poder Legislativo.

ANEXO III

Classificação dos documentos produzidos no Poder Legislativo Para fins da

Tabela de Temporalidade (TT)

IDENTIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS
DOC DOCUMENTOS G. TEMP. GUARDA TEMPORÁRIA OBS. OBSERVAÇÃO
PROC. PROCEDÊNCIA G. PERM. GUARDA PERMANENTE Informação ilustrativa
ANOS TEMPO DE GUARDA MICRO DOC. MICROFILMADO
TT TABELA DE TEMPORALIDADE DIG. DOC. DIGITALIZADO
DL DIRETORIA LEGISLATIVA PJ PROCURADORIA JURÍDICA DRH DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
DG DIRETORIA GERAL GP GABINETE DA PRESIDÊNCIA DAT DIRETORIA ADMIN. E DE TECNOLOGIA
DF DIRETORIA FINANCEIRA

OBSERVAÇÕES

* Documentos correntes - aqueles que tramitam na legislatura em curso.

* Documentos intermediários - aqueles que foram originados nos últimos oito anos. Aguardam a preparação para microfilmagem ou para serem reciclados de acordo com a Tabela de Temporalidade.

* Documentos permanentes - aqueles de cunho probatório, ou seja, relativos a direitos tanto de pessoas físicas ou jurídicas, quanto da coletividade, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos, cuja memória, em termos históricos, seja considerada relevante.

* Os documentos manuscritos e impressos, anteriores a 1970, que não estiverem microfilmados, depois de analisados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, poderão ser considerados de valor histórico, assim sendo, serão mantidos como acervo histórico.

* Os documentos encaminhados à Coordenadoria de Documentação para arquivo só serão recebidos quando estiverem devidamente descritos na “Guia de Remessa de Documentos” e após dois anos de guarda no setor de origem.

* Os relatórios anuais de setores deverão ser encaminhados à Coordenadoria de Documentação em suporte papel, para posterior microfilmagem.

* Os documentos produzidos em mídia virtual (disquete, CD, DVD, fita) deverão ser reproduzidos a cada cinco anos para atualização de conteúdo e mídia.

Classificação dos documentos do Poder Legislativo do Estado de Santa Catarina para fins da Tabela de Temporalidade

DOCUMENTO
PROC.
GT
ANOS
DIGIT.
GP
MIC.
OBS.
1.     Abaixo-assinado DL - - X X X  
2.     Ação de Inconstitucionalidade DL X 5 X - -  
3.     Assentamentos Funcionais DRH X 60 X - X  
4.     Acervo da Constituinte DL - - X X X  
5.     Adicional DRH X 60 X - X  
6.     Atas da Procuradoria Jurídica PJ X 5 X - -  
7.     Atas das Comissões InternaS e ExternaS DL - - X X - Na íntegra nos Anais
8.     Atas das Comissões Permanentes DL - - X X X Na íntegra nos Anais
9.     Atas das Reuniões da Mesa GP - - X X X  
10.              Atas das Sessões Plenárias (Taquig.) DL - 5 X - - Na íntegra nos Anais
11.              Atas das Sessões Plenárias (resumida) DL - - X X X Na íntegra nos Anais
12.              Atos da Mesa DG/DL - - X X X Na íntegra nos Anais
13.              Atos da Presidência DG/DL - - X X X Na íntegra nos Anais
14.              Autógrafos das Leis DL - - X X X  
15.              Balancete Mensal e Anual DF X 5 X - X  
16.              Boletins de Caixa DF - 5 X - X Doc. Tesouraria
17.              Cartão – CTO GP - 5 X - - Presidência
18.              CPI. Comissão de Inquérito DL - - X X X Corpo do Processo e Relatório Final
19.              Certidões DL/DG X 1 X - -  
20.              Constituição do Estado DL - - X X X  
21.              Consultas GP/DG/PJ X 5 X - -  
22.              Contra-cheque (Ficha financeira) DRH X 2 X - X  
23.              Contratos de Prestação de Serviços DL/DG X 10 X - X  
24.              Contratos de fornecimento de materiais DG/DL X 10 X - -  
25.              Convites recebidos GP X 1 X - -  
26.              Convites expedidos DL - - X X X  
27.              Declaração de bens GP/DG/PJ - 30 X - X  
28.              Decretos Legislativos DL - - X X X  
29.              Despachos GP/DG/PJ - - X X -  
30.              Diário da Assembleia (Anais) DL - - X X X  
31.              Diplomas DL X 10 X - X  
32.              Documentos Contábeis DF X 5 X - X Boletins de Caixa/ Documentos/ Tesouraria
33.              Dossiê (Doc. Diversos) GP/DG/PJ - - X X X  
34.              Emendas Constitucionais DL - - X X X  
35.              Expedientes lidos em Plenário DL - - X X X  
36.              Expedientes internos dos setores GP/DG/PJ X 5 X - -  
37.              Ficha cadastral de Deputados DL - - X X X  
38.              Ficha de proposições dos Deputados DL - - X X X  
39.              Ficha estoque DAT X 5 X - -  
40.              Ficha fornecimento (Rec. Mat.) DG X 5 X - -  
41.              Ficha (protocolo) benefícios DG X 10 X - -  
42.              Ficha (protocolo) reg. e anotações DG X 5 X - -  
43.              Folha de frequência (ponto) PJ/GP/DRH X 5 X - X  
44.              Folha de pagamento DRH X 5 X - X  
45.              Fotografias (e negativos) GP/PJ/DCS - - - X -  
46.              Gráficos DG - -   X X  
47.              Guias de remessa DG X 5 X - -  
48.              Guias de correio GP/DG/PJ X 5 X - -  
49.              Indicações DL X 8 X - X  
50.              Jornal AL Notícias DCS - - X X X  
51.              Laudos Médicos DRH X 5 X - X  
52.              Leis aprovadas (sancionadas) DL X 8 X - X  
53.              Leis promulgadas pela Assembleia DL - - X X X  
54.              Licença Médica DRH X 5 X - - Publicadas nos Anais
55.              Licença de Deputados DL X 5 X - X Anexadas à Frequência
56.              Licença-prêmio DRH X 60 X - X Microfilmadas com a ficha funcional
57.              Licitações DG X 5 X - X  
58.              Lista de Presença de Deputados DL X 10 X - X  
59.              Livro de Posse DG/GP/DL - - X X X  
60.              Livro de Registro de Processos de Compras DG X 5 X - -  
61.              Livro de registro de Leis DL - - X X X  
62.              Livro de registro de Diplomas DL - - X X X  
63.              Livro de Atas – Procuradoria PJ - - X X -  
64.              Mandado de Segurança GP X 10 X - -  
65.              Medida Provisória DL X 10 X - X  
66.              Mensagens Governamentais DL X 5 X - X Encaminhamento
67.              Mensagem Governamental Anual GP/DL - - X X - Publicada nos Anais
68.              Mídia Eletrônica – CD-Fita-DVD GP/DL/DG X 5 X - -  
69.              Minutas de Discursos de Deputados DL X 5 X - X  
70.              Moções DL X 8 X - X  
71.              Ofícios Expedidos pela Presidência GP - 8 X - X  
72.              Ofícios Expedidos pelo CGP GP X 8 X - X  
73.              Ofícios recebidos pela Mesa DL X 8 X - X  
74.              Ofícios Capeados DL X 8 X - X  
75.              Ofícios expedidos pela Mesa DL - - X X X  
76.              Ofícios recebidos pela Presidência GP - 8 X - X  
77.              Pareceres GP/DG/PJ X 5 X - -  
78.              Pedidos de Informação DL X 8 X - X  
79.              Plantas DAT/DG - - X X X  
80.              Portarias GP/DG/DL - - X X X  
81.              Prestação de Contas Proc/Finanças DG X 10 X - X  
82.              Prestação de Contas Gov. Estado DF X 10 X - X  
83.              Processos administrativos disciplinares DG X 10 X - X  
84.              Processos aposentadorias DRH X 60 X - X  
85.              Processos de compra aquisição direta DG/DAT X 5 X - -  
86.              Projeto de Criação de Município DL - - X X X  
87.              Projeto de Decreto Legislativo DL X 10 X - X  
88.              Projeto de Emenda Constitucional DL - - X X X  
89.              Projeto de Lei Complementar DL - - X X X  
90.              Projeto de Resolução DL X 10 X - X  
91.              Projeto de Lei DL X 10 X - X  
92.              Prontuários (C. Assist. Saúde) DRH X 10 X - X  
93.              Protocolos Diversos GP/DG/PJ X 5 X - -  
94.              Questão de Ordem DL X  10 X - -  
95.              Recursos GP X 10 X - -  
96.              Registro de Leis (Livros) DL - - X X X  
97.              Relatório Mensal/Frequência (mapa) DRH - - X X X  
98.              Relatórios de atividades dos setores e viagens GP/DG/PJ - 10 X - X Encaminhar em suporte papel
99.              Relatório anual de atividades da Alesc GP X - X X X  
100.         Relatório de Gestão Fiscal DG X 10 X - X  
101.         Representações DL X 8 X - X  
102.         Requerimentos capeados DL X 8 X - X  
103.         Requerimentos de procedência parlamentar DL X 8 X - X  
104.         Requisições (saídas) GP/DG/PJ - 5 X - -  
105.         Requisições passagens GP X 5 X - -  
106.         Resoluções DG/DL X - X X X  
107.         Sindicância DG X 10 X - X  
108.         Subvenção social DG X 8 X - X  
109.         Telegr. Expedidos pela Mesa DL X 5 X - -  
110.         Telegr. Expedidos pela Presidência GP X 5 X - -  
111.         Telegr. Recebidos pela Mesa DL X 5 X - -  
112.         Telegr. Recebidos pela Presidência GP X 5 X - -  
113.         Termo de Convênio DL X 10 X - X  
114.         Termo de posse DG X 60 X - X  
115.         Transcrições Sessões Plenárias DL X 5 X - X Microfilmadas nos Anais
116.         Vetos a Leis DL X 10 X - X