RESOLUÇÃO Nº 005, DE 30 DE SETEMBRO DE 2021
Procedência: Mesa
Natureza: PRS/0006.7/2021
Alterada pelo Ato da Mesa 541/2022; 394/2024;
Fonte: ALESC/GCAN.
Dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina e estabelece outras providências.
O PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da prerrogativa outorgada pelo art. 65, inciso VI, alínea “k”, do Regimento Interno,
DECRETA:
Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).
Art. 2º A Política de Gestão de Documentos objetiva estabelecer os princípios e as diretrizes para a preservação de documentos provenientes da Alesc e de origem privada de interesse público e social, visando à gestão, à preservação e o acesso aos documentos arquivísticos.
Art. 3º Para os fins do disposto nesta Resolução considera-se:
I – arquivo: conjunto de documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos por pessoa natural ou jurídica, qualquer que seja o suporte da informação;
II – classificação de documentos: sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os à classe, subclasse e grupo responsável por sua produção e acumulação;
III – custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade;
IV – desentranhamento: retirada de folhas e/ou documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa documentada;
V – digitalização: conversão de um documento físico em um documento digital;
VI – documento arquivístico: documento produzido, elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência;
VII – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável, por meio de sistema computacional, classificado como:
a) documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento eletrônico obtido pela conversão de documento originariamente físico, gerado por fiel representação em código digital;
VIII – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza;
IX – fase corrente: aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades administrativas produtoras em razão de sua vigência de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais, e, da frequência com que são, por elas, consultados;
X – fase intermediária: conjunto de documentos que não são de uso corrente ou consultados com frequência pelas unidades administrativas produtoras, mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;
XI – guarda permanente: conjunto de documentos com valor histórico, comprobatório e/ou informativo, que devem ser definitivamente preservados;
XII – integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada;
XIII – preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;
XIV – preservação física: aplicação de medidas e procedimentos tendentes a prevenir a degradação física dos documentos e a garantir sua segurança contra acidentes e intrusões;
XV – processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos digitais, em tramitação ou arquivados no banco de dados da Alesc, com identificação única, disponibilizados por meio eletrônico;
XVI – produtor: pessoa física ou jurídica que produz, recebe ou acumula documentos arquivísticos em função de seu mandato, missão, funções ou atividades;
XVII – repositório arquivístico digital: repositório digital que armazena e gerencia documentos arquivísticos, nas fases corrente e intermediária e na guarda permanente;
XVIII – repositório digital: plataforma tecnológica que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos; e
XIX – unidade administrativa: compreende todos os setores administrativos e gabinetes parlamentares da Alesc.
CAPÍTULO I
DA POLÍTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 4º A Coordenadoria de Documentação (CDOC) é a unidade administrativa responsável pela proposição e coordenação das ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da Política de Gestão de Documentos.
Parágrafo único. À Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), instituída por meio do art. 35, compete, sem prejuízo das demais atribuições, auxiliar a CDOC na gestão de documentos da Casa.
Art. 5º A Política de Gestão de Documentos estabelecerá os procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
Parágrafo único. A gestão de documentos da Alesc é composta:
I – na fase corrente pelos arquivos das unidades administrativas; e
II – na fase intermediária e guarda permanente pelos arquivos da Coordenadoria de Documentação e Gerência do Centro de Memória.
Art. 6º Compete às unidades administrativas responsáveis pelo arquivo corrente da Alesc:
I – alocar os recursos humanos e materiais necessários à execução dos procedimentos descritos nesta Resolução;
II – utilizar papel alcalino e evitar o uso de papel reciclado para os documentos de guarda permanente;
III – manter o acervo organizado;
IV – selecionar periodicamente os documentos que pretende transferir ou enviar para recolhimento, observando o disposto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
V – manter higienizado o acervo; e
VI – acondicionar os documentos em embalagens apropriadas, conforme art. 32.
Art. 7º Compete à CDOC, com o apoio da Gerência do Centro de Memória, além do disposto nos incisos do art. 6º:
I – supervisionar as atividades desenvolvidas pela CAD;
II – receber, analisar e encaminhar as solicitações de atualização do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos à Mesa;
III – assessorar as unidades administrativas acerca da gestão de documentos, em todas as suas etapas, incluindo a eliminação; e
IV – realizar a eliminação de documentos.
CAPÍTULO II
DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 8º Fica instituído o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), como instrumentos básicos da gestão de documentos legislativos e administrativos produzidos, recebidos e acumulados pela Alesc no exercício de suas funções e atividades.
Parágrafo único. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos foram unificados no Anexo I.
Art. 9º O CCD é um instrumento utilizado para classificar os documentos produzidos pelas unidades administrativas da Alesc no desempenho de suas funções e atividades, e identificar o conteúdo destes documentos.
Parágrafo único. A classificação objetiva agrupar os documentos sob mesma função, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
Art. 10. O CCD da Alesc foi elaborado em consonância com a Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), na qual estabelece o sistema decimal, classificado em classes, subclasses, grupos e subgrupos:
I – classe: conjunto de atividades exercidas pela Alesc para a consecução de seus objetivos;
II – subclasse: agrupamento de atividades afins por classe;
III – grupo: ação ou serviço decorrente do exercício de uma classe; e
IV – subgrupo: agrupamento de atividades afins por grupo.
§ 1º As classes são subdivididas em subclasses e identificadas por meio de códigos, na Alesc estão assim estruturadas:
a) 000 – administração geral:
1. 010 – organização e funcionamento;
2. 020 – gestão de pessoas;
3. 030 – gestão de materiais, patrimônio e serviços;
4. 040 – gestão de bens patrimoniais e de serviços;
5. 050 – gestão orçamentária e financeira;
6. 060 – gestão da documentação e da informação;
7. 070 – gestão dos serviços postais e de telecomunicações;
8. 080 – pessoal militar; e
9. 090 – vaga;
b) 100 – administração do processo legislativo:
1. 110 – direção dos trabalhos legislativos;
2. 120 – organização e funcionamento do Plenário;
3. 130 – organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares;
4. 140 – apresentação, instrução e análise de matérias e projetos;
5. 150 – fiscalização, controle e investigação parlamentar;
6. 160 – atuação parlamentar;
7. 170 – regime disciplinar parlamentar;
8. 180 – representação institucional em órgãos externos; e
9. 190 – movimentação e estrutura política partidária;
c) 900 – administração de atividades acessórias:
1. 910 – gestão de eventos;
2. 920 – promoção de visitas; e
3. 930 – formação legislativa, política e cidadã.
§ 2º Os grupos e subgrupos foram subdivididos a partir das subclasses em conformidade ao sistema decimal, conforme Anexo I.
Art. 11. A TTDD indica, a partir das classes, os prazos de guarda em todas as suas fases e a destinação dos documentos de acordo com o valor documental estabelecido em leis e atos normativos regulamentadores.
Parágrafo único. O prazo de guarda indica o tempo de permanência dos documentos nas fases corrente e intermediária nas unidades administrativas.
Art. 12. Caberá às unidades administrativas comunicar à CAD a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos e não indicados no CCD e na TTDD.
Parágrafo único. A comunicação deverá ser acompanhada de proposta estruturada de acordo com o Anexo I, com a indicação de prazo de guarda e destinação, sendo devidamente documentada e justificada.
Art. 13. A atualização do CCD e TTDD será analisada a partir da proposta apresentada pela CAD, em conformidade ao inciso II do art. 7º e ao inciso III do art. 39.
CAPÍTULO III
DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Art. 14. O processo de eliminação de documentos, no âmbito da Alesc, dar-se-á em observância ao art. 9º da Lei nacional nº 8.159, de 28 de janeiro de 1991, Lei nacional nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, Lei nacional nº 12.682, de 9 de julho de 2012, Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, Decreto federal nº 10.278 de 18 de março de 2020, e na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, e na Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivologia (Conarq).
Art. 15. A eliminação de documentos na Alesc é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela CAD e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
§ 1º A CDOC é a unidade administrativa da Alesc responsável pela eliminação de documentos.
§ 2º Os dados informados nos documentos descritos nesta Resolução são de inteira responsabilidade das unidades administrativas que os preencher.
§ 3º Os documentos que compõem o processo eletrônico de eliminação de documentos são:
I – Listagem de Eliminação de Documentos;
II – documento de aprovação da listagem de eliminação emitido pela CAD;
III – minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;
IV – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado;
V – minuta do Termo de Eliminação de Documentos;
VI – Termo de Eliminação de Documentos publicado; e
VII – relatório que registra as atividades e os procedimentos de fragmentação dos documentos eliminados.
Art. 16. A CAD é a unidade administrativa responsável por analisar as informações técnicas contidas na Listagem de Eliminação de Documentos de acordo com o Anexo II.
§ 1º Após análise da Listagem de Eliminação, e se cumpridos os requisitos estabelecidos nesta Resolução, a CAD deverá elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em conformidade ao Anexo III.
§ 2º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos será encaminhado pela CAD para a publicação no Diário Oficial Eletrônico da Alesc visando dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos constantes da Listagem de Eliminação de Documentos, consignando o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de documentos dos processos.
Art. 17. Decorrido o prazo estipulado no § 2º do art. 16, a CAD enviará o processo eletrônico para a CDOC que procederá à eliminação dos documentos constantes do Edital com a ciência das Diretorias Geral e Legislativa.
Art. 18. Efetivada a eliminação a CDOC deverá elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, Anexo IV, com o registro das informações relativas à eliminação.
Parágrafo único. Ao Termo de Eliminação será dado à publicidade por meio do Diário Oficial Eletrônico da Alesc.
Art. 19. Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem na TTDD da Alesc será realizada mediante justificativa fundamentada e documentada, em processo eletrônico, remetido à CAD, observado o trâmite do processo de eliminação de documentos, art. 15, e autorizada expressamente pela CDOC.
Art. 20. A CDOC comunicará à unidade administrativa responsável pelos documentos o vencimento do prazo de guarda, na fase intermediária, dos acervos transferidos para sua custódia, para que seja providenciada a eliminação, quando esta for prevista na TTDD.
Art. 21. Os documentos autuados no SEI poderão ser eliminados, desde que observado o valor documental, em consonância aos arts. 20 e 22 do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021, após o processo de digitalização baseado na técnica e nos requisitos do Decreto federal nº 10.278, de 2020, e normatizados na Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021 da Alesc.
Parágrafo único. É recomendada a precaução na eliminação de documentos originais autuados no SEI, que possam provocar riscos ou insegurança jurídica à Alesc, por serem comprobatórios de atos jurídicos e administrativos de maior relevância, mesmo que não sejam destinados à guarda permanente.
Art. 22. O ato de eliminação de documentos públicos que estejam em suporte físico será efetuado por meio de fragmentação manual ou mecânica ou incineração, com a supervisão de um dos membros da CAD, obrigatoriamente.
§ 1º As aparas dos documentos poderão ser doados ou vendidos.
§ 2º O valor obtido com a venda das aparas deverá ser recolhido junto à Diretoria Financeira, que será registrada como recurso patrimonial primário – fonte 260.
§ 3º Em nenhuma hipótese será permitida a doação de documentos públicos na íntegra.
Art. 23. Os documentos digitais poderão ser eliminados em observância a TTDD e por intermédio de operacionalização de sistema informatizado de gestão de documentos adotado pela Alesc.
Parágrafo único. A eliminação de documentos digitais deverá ser normatizada em Ato da Mesa específico.
Art. 24. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.
CAPÍTULO IV
DA TRANSFERÊNCIA E DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Art. 25. Os documentos produzidos ou recebidos pela Alesc, decorridos os prazos de guarda nas unidades administrativas, serão transferidos ou recolhidos aos arquivos da CDOC para fase intermediária e guarda permanente, respectivamente, em consonância aos prazos estabelecidos na TTDD.
Art. 26. A transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos no âmbito da Alesc deverão ser realizados com base nos procedimentos definidos nesta Resolução.
§ 1º Os documentos de guarda permanente serão avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a identificação, o acesso e o controle.
§ 2º A transferência ou o recolhimento de documentos aos arquivos da CDOC compõe-se das seguintes etapas:
I – comunicar à CDOC da necessidade de transferir ou enviar para recolhimento os documentos, indicando servidor para o processo e solicitando orientação técnica, se necessário;
II – elaborar a Listagem Descritiva de Documentos que pretende transferir ou enviar para recolhimento na CDOC, conforme Anexo V;
III – elaborar o Termo de Transferência, Anexo VI, ou o Termo de Recolhimento, Anexo VII, de documentos; e
IV – providenciar a entrega dos documentos nos arquivos indicados pela CDOC, adotando meios de transporte e procedimentos seguros para garantir a integridade do acervo.
Art. 27. Os documentos transferidos cuja destinação final seja a guarda permanente serão automaticamente recolhidos pela Gerência do Centro de Memória depois de cumprido o prazo de guarda da fase intermediária previsto na TTDD.
Parágrafo único. A CDOC oficializará o recolhimento dos documentos a que se refere o caput por meio da lavratura de Termo de Recolhimento, dando ciência do ato à unidade administrativa responsável pelos documentos.
Art. 28. Os documentos produzidos em função dos processos de transferência ou de recolhimento são considerados de guarda permanente e ficarão sob a custódia da CDOC.
Seção I
Da Organização, Higienização e Acondicionamento dos Documentos
Art. 29. As unidades administrativas responsáveis pelos documentos deverão prover e zelar pela sua organização, higienização e seu acondicionamento.
Art. 30. A organização dos documentos deverá observar o CCD.
§ 1º Os documentos deverão ser organizados em classes, subclasses, grupos e subgrupos, sendo estes identificados com os códigos correspondentes da classificação e ordenados, adotando-se métodos específicos a sua natureza, que são:
I – alfabético;
II – geográfico;
III – numérico;
IV – ideográfico; e/ou
V – padronizados.
§ 2º A ordenação dos documentos tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.
§ 3º O documento deve ser organizado e distribuído em volumes de processo contendo, no máximo, 200 páginas (folhas), abrindo, sempre que possível, novo volume.
§ 4º Todas as folhas dos documentos devem ser numeradas e rubricadas.
Art. 31. A higienização dos documentos consiste na análise do documento a fim de:
I – retirar ligas de borracha, bailarina de metal, grampos e clipes metálicos, os quais devem ser substituídos por fixadores de plásticos, com uma perfuração uniforme e adequada;
II – desdobrar os documentos que tiverem dobrados, tendo o cuidado para não os rasgar;
III – substituir as folhas de fax e/ou papel termossensível por cópias autenticadas;
IV – evitar o uso de fita plástica adesiva nas folhas dos documentos. A fita plástica adesiva deve ser substituída por cola adesiva de pH neutro, e a colagem deve ser feita com tiras de papel branco, no verso do documento, para não prejudicar a leitura.
Art. 32. O acondicionamento dos documentos deverá observar os procedimentos de organização e higienização.
I – verificar a existência de documentos que tratam da mesma classe, dispondo-os em ordem cronológica decrescente, sendo os documentos com data mais recente em primeiro lugar e assim ordenadamente. Agrupando sempre os documentos do mesmo código;
II – ordenar os documentos que não possuem a mesma classe, conforme a ordem estabelecida, formando dossiês, e, verificando a existência de cópias e as eliminando se não causarem dano jurídico ou administrativo à Alesc;
III – adequar os documentos que tenham o tamanho diverso ao A4, por exemplo, mapas e plantas, em embalagens apropriadas, observando as boas práticas;
IV – acomodar os documentos filmográficos, sonoros, cartográficos, micrográficos e informáticos em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez;
V – reunir os documentos em caixas-arquivos, na composição e tamanho estabelecidos pela CDOC. As caixas poderão ter um número ilimitado de pastas, entretanto não acondicionar documentos acima da capacidade da caixa;
VI – etiquetar as caixas com o nome do setor, o tipo documental e informações suficientes para posterior recuperação, conforme modelo de etiqueta a ser disponibilizado pela CDOC; e
VII – conter em cada caixa uma cópia da lista detalhada de processos e suas informações para conferência.
Seção II
Da consulta dos documentos transferidos e recolhidos
Art. 33. Na fase intermediária, é assegurado à unidade administrativa produtora responsável pelos documentos o acesso e a consulta à documentação, inclusive sob a forma de empréstimo ou reprodução, bem como o desarquivamento de documentos, por meio de solicitação formal à CDOC.
Parágrafo único. O acesso e a consulta à documentação restrita e sigilosa são disciplinados em ato próprio.
Art. 34. Na guarda permanente, caberá à CDOC facultar o acesso e a consulta bem como promover a divulgação dos documentos, observada a legislação pertinente, conforme estabelecido em Termo de Recolhimento.
§ 1º Os documentos permanentes constituem patrimônio arquivístico da Alesc, são inalienáveis e sua guarda é obrigatória e imprescritível.
§ 2º As consultas aos documentos originais de guarda permanente deverão ser feitas nas dependências da CDOC e da Gerência do Centro de Memória, sendo vedado o empréstimo, salvo nos casos previstos em lei ou em ato próprio.
§ 3º A CDOC em conjunto com a Gerência do Centro de Memória providenciarão meios para difundir a informação e os documentos do Parlamento catarinense.
CAPÍTULO V
DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 35. Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), vinculada à Coordenadoria de Documentação, com os objetivos de:
I – cooperar com a CDOC nas ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da Política de Gestão de Documentos da Alesc;
II – elaborar e aperfeiçoar os métodos e os instrumentos de gestão de documentos; e
III – atuar como unidade administrativa propositiva, consultiva e deliberativa para o estabelecimento de diretrizes relativas à implantação e operacionalização de sistema eletrônico de informações e repositórios.
Art. 36. A CAD será composta por servidores do quadro da Alesc, constituída por:
I – 1 (um) representante da Diretoria Administrativa;
II – 1 (um) representante da Diretoria Financeira;
III – 1 (um) representante da Diretoria de Recursos Humanos;
IV – 2 (dois) representantes da Diretoria Legislativa, sendo 1 (um) da Coordenadoria de Documentação.
§ 1º A Comissão será presidida por representante da Coordenadoria de Documentação indicado(a) pelo(a) coordenador(a) da CDOC.
§ 2º A CAD poderá solicitar apoio técnico e especializado, quando julgar necessário, a fim de evitar imbróglios jurídicos e administrativos para a Alesc.
§ 3º Servidores(as) e colaboradores(as) das unidades administrativas poderão ser convidados(as) para participar das reuniões da CAD, a critério de seu/sua presidente, em acordo com (a) coordenador(a) da CDOC.
Art. 37. As designações dos integrantes e presidente da CAD dar-se-ão por Ato da Mesa.
Art. 38. As reuniões da CAD serão convocadas pelo(a) seu/sua presidente, sempre que julgar necessário, observando-se o mínimo de uma reunião por Sessão Legislativa.
Art. 39. À CAD compete:
I – desenvolver, validar, implementar e atualizar a Política de Gestão de Documentos, com vistas a estruturação, padronização de boas práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;
II – orientar, por meio da CDOC, as unidades administrativas da Alesc quanto ao processo de análise, avaliação e seleção do conjunto de documentos produzidos e acumulados, bem como a guarda e a destinação, observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos;
III – analisar os conjuntos de documentos a fim de definir a sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo, quando necessário, conforme estabelecido em ato específico;
IV – executar, junto com a CDOC, os procedimentos de uso, classificação e desclassificação de informações restritas e de acesso a tais informações, conforme estabelecido em ato específico;
V – atuar em cooperação com a CDOC no processo de revisão e atualização do CCD e da TTDD, sempre que necessário;
VI – orientar sobre a execução dos procedimentos que envolvem a transferência, reprodução, o recolhimento e a eliminação de documentos;
VII – avaliar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas pelas unidades administrativas, conforme art. 16;
VIII – elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme § 1º do art. 16;
IX – supervisionar as eliminações de documentos, conforme estabelecido no art. 22;
X – acompanhar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos pela CDOC;
XI – propor critérios de seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando estes forem valorados pela CAD, bem como aprová-los;
XII – colaborar com a CDOC na parametrização dos processos, documentos e assuntos do SEI, conforme estabelecido no art. 40 do Ato da Mesa nº 230, de 2021; e
XIII – acompanhar a operacionalização do SEI, monitorando o cumprimento das diretrizes relativas à gestão de documentos na implementação de processos eletrônicos.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 40. A Alesc implementará por meio da CDOC e da Diretoria de Tecnologia e Informações meios que garantam a preservação digital dos documentos arquivísticos, dos microfilmes, bem como sua preservação física.
Parágrafo único. A preservação digital e física dar-se-á por meio de repositórios arquivísticos digitais.
Art. 41. Todos os documentos produzidos pela Alesc serão digitalizados a partir de boas práticas, conforme Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021, mantendo a integridade dos documentos.
Art. 42. A CDOC disponibilizará os documentos constantes nos Anexos desta Resolução em sistemas próprios.
Art. 43. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor e nos termos do art. 25 da Lei nacional nº 8.159, de 1991, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 44. Em hipótese nenhuma será permitida a eliminação de documentos, independente do suporte e formato, que não tenham sido preservados o conteúdo informacional, observado o art. 23.
Art. 45. A Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina garantirá acesso aos documentos, nos termos da legislação vigente.
Art. 46. As alterações dos Anexos previstos nesta Resolução serão realizadas por Ato da Mesa, em conformidade à Política de Gestão de Documentos e os procedimentos descritos neste ato, observando-se a metodologia empregada pela CDOC e CAD.
Art. 47. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 48. Ficam revogadas a Resolução DP nº 019, de 13 de maio de 1996; a Resolução DP nº 018, de 8 de julho de 1998; a Resolução nº 007, de 13 de setembro de 2005; e, a Resolução nº 005, de 17 de setembro de 2007.
PALÁCIO BARRIGA-VERDE, em Florianópolis, 30 de setembro de 2021.
Deputado MAURO DE NADAL
Presidente
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CDD) E
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TTDD)
Código |
Descritor do código |
Descrição |
Fase Corrente |
Fase Intermediária |
Destinação Final |
Observações |
| 000 | Administração geral | Compreende as ações, a organização e o funcionamento da área administrativa, além do planejamento estratégico e da auditoria. | ||||
001 |
Relação interinstitucional |
Compreende as formalizações, a execução e o acompanhamento das relações entre a Alesc e outros órgãos e entidades, públicos e privados. |
20 anos |
20 anos |
Guarda permanente |
|
002 |
Atendimento ao cidadão |
Compreende o serviço de atendimento ao cidadão, ouvidoria e outros canais de comunicação. |
||||
002.1 |
Acesso à informação |
Compreende os pedidos de acesso à informação e aos documentos da Alesc e acompanhamento do atendimento ao cidadão, conforme Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. |
Ver código 063.6 (Solicitação de acesso à informação) e 063.7 (Solicitação de acesso a documento sigiloso) |
|||
002.2 |
Controle de satisfação do usuário |
Compreende os documentos referentes à pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços públicos, tais como: elogios e reclamações recebidos pelas ouvidorias e outros canais de comunicação. |
2 anos |
Eliminação |
||
003 |
Controle e fiscalização da gestão pública |
Compreende as ações de inspeção, correição, auditagem e controle interno a cargo do gestor, realizadas para verificação dos procedimentos internos. |
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações estejam recapituladas ou consolidadas em outros descritores. |
|||
003.1 |
Controle interno. Auditoria interna |
Compreende as ações de controle interno da ALESC e acompanhamento do controle externo. |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
003.11 |
Papéis de trabalho |
Compreende os documentos provenientes do processo de auditoria, contêm as análises realizadas e as evidências produzidas e/ou coletadas pelo controlador. |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
003.12 |
Diligências |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
|
003.13 |
Ações de controle |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
|
003.2 |
Ação preventiva |
Compreende o objetivo principal do controle interno, antes que ações ilícitas, incorretas ou impróprias possam atentar contra os princípios da instituição. |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
003.3 |
Correição |
Compreende as ações de fiscalização das unidades administrativas para verificar o andamento dos serviços prestados e têm por fim fiscalizar a administração da Alesc e verificar a regularidade dos serviços públicos, com a exata aplicação das leis e regulamentos. |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
|
|
|
||||
| 004 | Assessoramento jurídico |
Compreende a função da assessoria jurídica da administração de analisar e aprovar as minutas de editais de licitação, de contratos, de acordos, de convênios ou de ajustes. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
| 004.01 | Comunicado de decisão judicial | 1 ano | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
004.1 |
Orientação técnica e normativa |
Compreende as orientações da Procuradoria, Controladoria ou Consultoria sobre casos concretos vivenciados no dia-a-dia, sobre os quais a Diretoria-Geral da ALESC tem dúvida sobre qual procedimento deverá ser adotado. |
|
|||
004.11 |
Uniformização do entendimento jurídico |
15 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
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004.12 |
Análise dos instrumentos administrativos |
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
||
004.13 |
Consulta |
Compreende as consultas realizadas pelas unidades administrativas à Procuradoria e Controladoria-Geral acerca de assuntos jurídicos e administrativos. |
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
|
| 004.14 | Informações Processuais | 5 anos | 5 anos | Guarda permanente | ||
004.2 |
Atuação em contencioso |
Compreende os documentos referentes à atuação contenciosa judicial e administrativa, nas hipóteses de contestação, conflito ou litígio, exercido pela Procuradoria. |
|
|||
004.21 |
Representação extrajudicial |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
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004.22 |
Representação judicial |
1 ano |
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
| 004.3 | Ação Direta de Inconstitucionalidade | 2 anos | 5 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 004.4 | Arguição de Inconstitucionalidade | 2 anos | 5 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 004.5 | Mandado | 2 anos | 5 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 004.6 | Mandado de Segurança | 2 anos | 5 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005 | Participação em órgãos colegiados | Compreende a organização e o funcionamento de comissões, conselhos, comitês e grupos de trabalho, criados pela Alesc ou por outros órgãos de deliberação coletiva que contem com a participação de servidores da Alesc.(Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
005.1 |
Criação e atuação |
Ver código 007 (Elaboração de atos normativos), formalizada por meio de atos normativos. |
||||
| 005.11 | Pauta de Reunião (Relacionar os assuntos a serem tratados na reunião) | 5 anos | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005.12 | Registro de deliberações de reuniões; Atas de reuniões | 5 anos | 15 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005.13 | Parecer técnico | 5 anos | 15 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005.2 | Conselhos Profissionais; Sindicatos | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005.21 | Inscrição e registro nos conselhos profissionais e sindicatos | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005.22 | Fiscalização pelos conselhos profissionais e sindicatos | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 005.23 | Sindicatos; Acordos; Dissídios | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 006 | Controle de expedientes | Compreende o controle sobre documentos que tratam de tarefas rotineiro-operacionais. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
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| 006.1 | Expediente; Comunicação | Compreende expedientes, circulares, avisos, comunicados, comunicação interna, informes, apresentações, memorandos, ofícios, ofícios internos e circular e solicitações de valor operacional, produzidos ou recebidos em razão da atividade-meio ou atividade-fim da Alesc. | 2 anos | Eliminação | Verificar se o objeto da comunicação refere-se a processos específicos, neste caso ver código relacionado ao assunto tratado.(Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 006.2 | Informativo de reunião agendada em plataformas digitais | 2 anos | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 006.3 | Encaminhamento de documentos | 2 anos | 5 anos | Eliminação | ||
007 |
Elaboração de atos normativos |
Compreende a elaboração e publicação dos atos normativos que tratam das atividades fim e meio da Alesc. |
|
|||
007.1 |
Portarias |
Compreende as portarias administrativas. As portarias de servidores estão incluídas na Classe: Gestão de Pessoas. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 020.011 (Portaria - servidores) |
007.2 |
Atos da Mesa |
Compreende os atos da mesa administrativos e os Atos da Mesa Consleg. Os atos da mesa que tratam de servidores estão incluídos na Classe: Gestão de Pessoas. Os atos da mesa que tratam de parlamentares estão incluídos na Classe: Atividade Legislativa. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 020.012 (Atos da Mesa - servidores); 111.4 (Atos da Mesa DL) |
007.3 |
Atos da Presidência |
Compreende os atos da presidência conforme estabelecido em Regimento Interno. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 111.5 (Atos do Presidente e da Presidência) |
007.4 |
Resolução |
Compreende a ação de regular, com eficácia de lei ordinária, matérias de competência privativa da Alesc, de caráter político, processual, legislativo ou administrativo. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 141.6 (Projeto de Resolução) |
007.5 |
Legislação externa |
Compreende cópia de leis, atos normativos e manuais de outras instituições que auxiliam as atividades diárias. |
Enquanto vigora |
Eliminação |
|
|
|
|
|
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| 010 | Organização e funcionamento | Compreende as políticas institucionais, a criação e modificação das estruturas organizacionais e seus registros, sua atuação no meio público, privado, com o terceiro setor e com o cidadão, bem como aquelas referentes ao planejamento e acompanhamento das ações institucionais da gestão ambiental.(Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
| 010.10 | Normas, Regulamentações, Diretrizes | 2 anos | 5 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 010.20 | Manual Operacional e Procedimentos | 2 anos | 5 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 010.21 | Solicitação de providênciae/ou alteração de procedimento | 2 anos | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 010.22 | Diligência para propor a correção em procedimentos | 2 anos | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 011 | Estrutura Organizacional |
Compreende as ações relacionadas à estrutura organizacional. (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
| 011.1 | Estrutura Organizacional | 5 anos | 10 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 011.2 | Estudo de viabilidade de criação e implantação de unidades administrativas | 2 anos | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 011.3 | Competências das unidades administrativas | 2 anos | 5 anos | Guarda Permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 015 | Gestão institucional, estratégica e projetos | Compreende as ações relacionadas ao planejamento estratégico, gestão de processos e projetos, além de propostas e estudos referentes à estrutura organizacional. | ||||
015.1 |
Planejamento estratégico |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
015.11 |
Estratégias e planos de ação |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
015.2 |
Acompanhamento das atividades de projetos |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
015.3 |
Avaliação da gestão institucional |
Compreende os instrumentos, relatórios mensais, trimestrais, semestrais, anual e de gestão. |
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
015.4 |
Gestão de projetos |
|
|
|||
015.41 |
Propostas, estudos, organogramas e estruturas consolidadas |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
015.42 |
Projetos |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
015.43 |
Documentação de projetos |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
016 |
Gestão de processos |
Compreende as atividades de gestão de processos.
|
||||
016.1 |
Planejamento do mapeamento de processos |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
016.4 |
Mapeamento de processos |
Processos atuais Diagrama “AS IS” |
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
016.6 |
Análises, fluxogramas e mapeamentos |
Relatórios/ Diagramas “TO BE” |
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
019 |
Outras ações referentes à organização e funcionamento |
Compreende as ações de organização e funcionamento não contempladas nos descritores anteriores.
|
||||
019.1 |
Comunicação social |
Compreende a comunicação de atividades realizadas pela Alesc, o relacionamento com a imprensa e a sociedade. |
|
|||
019.11 |
Comunicação externa |
Compreende todos os documentos resultantes do relacionamento da Casa com a imprensa. |
|
|||
019.111 |
Credenciamento de jornalistas |
|
Enquanto vigora |
1 ano |
Eliminação |
|
019.112 |
Relação com a imprensa |
|
1 ano |
Eliminação |
Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política da Alesc |
|
019.113 |
Elaboração de campanhas publicitárias |
Compreende a elaboração de produtos de comunicação e à divulgação (produtos) de conteúdo nos veículos da Casa. |
4 anos |
8 anos |
Guarda permanente |
|
019.114 |
Anúncios em mídia impressa |
|
1 ano |
4 anos |
Eliminação |
|
019.115 |
Releases e notas à imprensa |
|
4 anos |
8 anos |
Guarda permanente |
|
019.12 |
Comunicação interna |
Clipagem de notícias veiculadas em jornais, em revistas e em sites de comunicação e divulgação de avisos, comunicados, boletins e informativos. |
2 anos |
Eliminação |
Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política da Alesc |
|
019.121 |
Monitoramento de mídia |
|
4 anos |
8 anos |
Guarda permanente |
|
019.13 |
Jornalismo e programas |
|
|
|||
019.131 |
Solicitação de produtos de jornalismo, programas |
Compreende as solicitações para a elaboração de novos programas de rádio e TV, jornais, páginas de internet. |
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
019.132 |
Solicitação de divulgação |
Compreende as solicitação de cobertura jornalística e solicitações de veiculação na intranet. |
2 anos |
Eliminação |
|
|
019.133 |
Autorização para divulgação |
Compreende as autorizações para divulgação de conteúdo ou imagem. |
2 anos |
100 anos |
Eliminação |
|
019.134 |
Cessão de uso de imagem |
|
2 anos |
100 anos |
Eliminação |
|
019.135 |
Cessão de direitos autorais |
|
5 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
|
019.136 |
Jornais |
|
4 anos |
Guarda permanente |
Preservar apenas 1 exemplar de cada edição |
|
019.137 |
Programas de rádio |
|
1 ano |
4 anos |
Guarda permanente |
|
019.138 |
Programas de televisão |
|
1 ano |
4 anos |
Guarda permanente |
|
019.139 |
Portal institucional de internet |
|
1 ano |
4 anos |
Guarda permanente |
|
019.14 |
Diário Oficial |
Compreende o diário oficial e os anais da Alesc. |
4 anos |
Guarda permanente |
Preservar apenas 1 exemplar de cada edição |
|
019.141 |
Solicitação para publicação |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
019.142 |
Autorização para publicação |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
019.143 |
Solicitação de errata para publicação |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
019.144 |
Solicitação de retifação |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
019.2 |
Ação de responsabilidade social |
Compreende as ações de incentivo ao esporte, à cultura, à educação e à saúde, com possibilidade de dedução de imposto de renda, conforme especificado em legislação. |
|
|||
019.21 |
Certificado de Responsabilidade Social |
Compreende as ações pelo qual as empresas e demais entidades apresentem o balanço social, dos quais os dados permitam identificar o perfil da sua atuação social durante o exercício, o cumprimento das cláusulas sociais, a participação dos empregados nos resultados econômicos e as possibilidades de desenvolvimento social e pessoal, bem como a forma de interação das empresas e demais entidades com a comunidade e sua relação com o meio ambiente. |
|
|||
019.211 |
Balanço Social |
Compreende documento apresentado pelas empresas a fim de receber o certificado. |
1 ano |
Eliminação |
|
|
019.212 |
Relação de empresas certificadas |
|
3 anos |
3 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 1 (um) ano, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. Conforme Lei nº 12.918, de 23 de janeiro de 2004. |
019.213 |
Relação de empresas com projetos destacados |
|
3 anos |
3 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 1 (um) ano, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. Conforme Lei nº 12.918, de 23 de janeiro de 2004. |
019.3 |
Relacionamento com a sociedade |
Compreende as ações desenvolvidas e exercidas pela Casa em função da relação com a sociedade Catarinense. |
|
|||
019.31 |
Monitoramento de manifestação da sociedade |
Compreende pesquisas de opinião, sondagens e relatório de manifestação da sociedade. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
019.32 |
Comunicados oficiais (luto, felicitação) |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
019.33 |
Cartões comemorativos e convites Institucionais |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
|
|
| 020 | Gestão de pessoas | Compreende elaboração, coordenação, implantação, controle e manutenção de atividades relacionadas à administração de pessoal, tais como processo seletivo, capacitação e desenvolvimento profissional, cargos e salários, avaliação de desempenho, folha de pagamento, controle de frequência, saúde e assistência ao servidor. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
020.01 |
Normatização. Regulamentação |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
020.011 |
Portaria |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.1 (Portarias - administrativas) |
020.012 |
Ato da Mesa |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.2 (Atos da Mesa - administrativos) e 111.4 (Atos da Mesa DL) |
020.02 |
Implementação das políticas de pessoal |
|
|
|||
020.021 |
Planejamento da força de trabalho. Previsão de pessoal |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
020.022 |
Criação, extinção, classificação, transformação e transposição de cargos e de carreiras |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
020.023 |
Criação, extinção e transformação de funções e cargos de natureza especial |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
020.1 |
Assentamento funcional |
Compreende os documentos funcionais dos servidores. |
|
|||
020.11 |
Servidores e empregados públicos |
|
Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc |
100 anos |
Eliminação |
|
020.14 |
Ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança |
|
Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc |
100 anos |
Eliminação |
|
020.15 |
Alteração de nome |
|
Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc |
100 anos |
Eliminação |
|
020.16 |
Alteração. Cadastro de informações bancárias |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
020.17 |
Inclusão. Manutenção. Exclusão de dependente |
|
2 anos |
4 anos |
Eliminação |
Ver código: 023.6 (Auxílios) |
020.18 |
Atualização de endereço de e-mail |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
020.2 |
Identificação funcional |
Compreende a requisição e controle de entrega de documentos de identificação funcional tais como: carteira, cartão, crachá, credencial. |
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
020.3 |
Boletins e Certidões |
Compreende os documentos relacionados ao requerimento, solicitação e entrega de boletins, certidões, declarações e atestados para diversos fins. |
|
|||
020.31 |
Certidões narratórias. Atestados |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
020.32 |
Declaração do empregador |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
020.33 |
Certidão remuneratória |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
020.34 |
Certidão se vivo fosse |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
| 020.35 | Certidão de óbito; Falecimento de servidor | 52 anos | 48 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
020.4 |
Pedido de informações ao departamento |
Compreende as solicitações de documentos pessoais/registros pessoais. |
|
|||
020.41 |
Consulta ao departamento de gestão de pessoas |
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
|
020.5 |
Recursos administrativos interpostos à gestão de pessoal |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
020.6 |
Requisição de arquivamento de processo |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
020.7 |
Juntada de Documentos |
|
52 anos |
48 anos |
Eliminação |
|
021 |
Ingresso (Recrutamento e Seleção) |
Compreende os procedimentos desenvolvidos para a realização de concursos públicos para o provimento de cargos públicos, empregos públicos e contratação por tempo determinado.
|
||||
021.1 |
Planejamento do processo seletivo e concurso público |
|
|
|||
021.11 |
Concurso público |
|
6 anos* |
Eliminação |
* Provas e títulos, testes psicotécnicos e exames médicos |
|
021.12 |
Constituição de banca examinadora, edital, exemplar único de prova, gabarito, resultado e recurso |
|
3 anos |
3 anos |
Guarda permanente |
|
021.5 |
Divulgação dos resultados e interposição de recursos |
|
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
|
022 |
Provimento, movimentação e vacância |
Compreende os procedimentos que efetivam as ações e as formas de ingresso, movimentação e desligamento na Administração Pública, bem como aqueles referentes às avaliações de desempenho dos servidores.
|
||||
| 022 | Provimento, movimentação e vacância de cargo | Compreende os procedimentos que efetivam as ações e as formas de ingresso, movimentação e desligamento na Administração Pública, bem como aqueles referentes às avaliações de desempenho dos servidores. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
022.1 |
Provimento de cargo público |
|
|
|||
022.11 |
Nomeação. Posse. Aproveitamento |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
Os documentos referentes à nomeação tornada sem efeito poderão ser eliminados após um 1 (um) ano de seu arquivamento. Não inclui posse de Deputado. Para posse de Deputado, ver código: 162 (Posse e diplomação) |
022.111 |
Declaração de bens e rendas |
Compreende declarações entregues no momento da posse ou da vacância. |
4 anos |
52 anos |
Eliminação |
Ver código 162.4 (Declaração de bens e rendas) para as declarações de bens e rendas de Deputado |
022.112 |
Quitação eleitoral |
|
4 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.113 |
Prorrogação de prazo para posse |
|
4 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.114 |
Comunicação de aptidão mental |
|
4 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.115 |
Comunicação de aptidão física |
|
4 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.12 |
Nomeação de servidor em cargo em comissão |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.2 |
Movimentação de pessoal |
|
|
|||
022.21 |
Lotação, exercício e permuta |
|
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
022.22 |
Cessão. Requisição |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.221 |
Cessão de servidor de outro órgão (disposição) com ônus para a Alesc |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.222 |
Cessão de servidor de outro órgão (disposição) sem ônus para a Alesc |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.223 |
Cessão de servidor para outro órgão (disposição) com ônus para a Alesc |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.224 |
Cessão de servidor para outro órgão (disposição) sem ônus para a Alesc |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.23 |
Dispensa de servidor à disposição |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.24 |
Designação. Substituição. Disponibilidade |
|
|
|||
022.241 |
Designação; Dispensa; Substituição de FC/CC |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.25 |
Indicação de servidores |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.26 |
Disponibilidade de servidor |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.27 |
Enquadramento. Classificação funcional |
|
|
|||
022.271 |
Enquadramento e reclassificação |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
| 022.272 | Troca de nível de Servidor - Gabinetes Parlamentares | 5 anos | 52 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
022.6 |
Avaliação de desempenho |
Compreende a avaliação de desempenho e progressão funcional dos servidores. |
|
|||
022.61 |
Cumprimento de estágio probatório. Homologação da estabilidade |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.63 |
Promoção e progressão funcional |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.64 |
Registro de elogio |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.7 |
Vacância |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.8 |
Exoneração. Demissão. Destituição |
|
|
|||
022.81 |
Exoneração de cargo comissionado |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
022.82 |
Exoneração de cargo efetivo |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
|
|
|
||||
| 023 | Concessão de direitos e vantagens | Compreende o pagamento de vencimentos, remunerações, salários, proventos, auxílios, gozo de férias, licenças, afastamentos, concessões, auxílios e reembolso de despesas, bem como aqueles referentes aos descontos, obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
023.1 |
Pagamento de vencimentos, remunerações, salários, proventos |
|
|
|||
023.11 |
Folha de pagamento |
Compreende a ficha financeira, despesa com pessoal. |
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
023.111 |
Suplementar |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
023.112 |
Servidor a disposição |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
023.12 |
Reestruturação e alteração salarial |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.13 |
Abono (provisório) |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.14 |
Abono de permanência (em serviço) |
Compreende a contribuição previdenciária. |
20 anos |
Eliminação |
|
|
023.15 |
Gratificações |
|
|
|||
023.151 |
Função |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.153 |
Cargos em comissão |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.154 |
Natalina. Décimo terceiro salário |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.154.1 |
Solicitação de opção décimo terceiro salário |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.155 |
Desempenho |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.156 |
Encargo de curso e concurso |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.157 |
Titulação |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.16 |
Adicionais |
|
|
|||
023.161 |
Tempo de serviço |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.162 |
Noturno |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.163 |
Periculosidade |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.164 |
Insalubridade |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.165 |
Atividade penosa |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.166 |
Serviço extraordinário. Horas extras |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.167 |
(1/3) Um terço de férias. Abono pecuniário |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.168 |
Exercício |
|
7 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.169 |
Graduação. Pós-Graduação |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.17 |
Descontos |
|
|
|||
023.171 |
Contribuição sindical, assistencial e confederativa |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.172 |
Contribuição para o plano de seguridade social |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.173 |
Imposto de renda retido na fonte (IRRF) |
Compreende os documentos referentes ao desconto do imposto de renda retido na fonte, bem como aqueles referentes à solicitação de isenção de pagamento, por parte do servidor portador de doença específica ou aposentado por invalidez permanente, bem como a cópia de declaração. |
7 anos |
Eliminação |
Art. 173 e 174 da Lei nº 5.172/66 - Título IV da Lei 10.406/02 (CC) - Decreto 3000/99, art. 898-903 - art. 28, IN SRF Nº 493, 2005 |
|
023.173.1 |
Isenção de IRRF |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.173.2 |
Averbação de dependentes para IRRF |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.174 |
Pensão alimentícia |
|
|
|||
023.174.1 |
Determinação, cancelamento de pensão alimentícia |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
023.174.2 |
Revisão de pensão alimentícia |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
023.175 |
Consignações facultativas |
|
5 anos |
7 anos |
Eliminação |
Guarda permanente consignado |
023.18 |
Obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos |
Compreende os documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente. |
|
|||
023.181 |
Programa de formação do patrimônio do servidor público (PASEP). Programa de integração social (PIS) |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
023.182 |
Fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS) |
|
5 anos |
30 anos |
Eliminação |
|
023.183 |
Contribuição sindical do empregador |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.184 |
Contribuição para o plano de seguridade social |
Incluem-se documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente. Compreende as guias de recolhimento do INSS. |
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
023.185 |
Imposto de renda |
Compreende os documentos referentes ao recolhimento, de natureza tributária, do valor retido da renda do beneficiário, que é efetuado pela fonte pagadora. |
7 anos |
30 anos |
Eliminação |
Imposto de renda recolhido pela fonte pagadora / art. 13 Lei federal 8.429/92 - art. 4º Decreto 5.483/05 - arts. 173/174, CTN e art. 28, IN RFB n. 983/2009 |
023.186 |
Lei dos dois terços. Relação anual de informações sociais (RAIS) |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
023.187 |
Relatório da Comissão E-social |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
023.19 |
Outras ações referentes ao pagamento de vencimentos. Remunerações. Salários. Proventos |
|
|
|||
023.191 |
Retificação de pagamento |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.2 |
Férias |
Compreende documentos referentes à concessão de férias, tais como: programação, alteração, cancelamento, suspensão, escala e aviso de férias. |
|
|||
023.21 |
Concessão, solicitação, suspensão ou alteração de férias |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
023.3 |
Licenças |
Compreende os documentos referentes às licenças para concessão de licenças estatutárias, afastamento cônjuge, atividade política, capacitação, desempenho de mandato classista, doença na família, licença prêmio, tratamento de interesses particulares, concorrer a mandato eletivo, licença nojo e licença gala. |
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
Ver código: 026.4 (Licenças - previdência, assistência e seguridade social) |
023.4 |
Afastamentos |
Compreende os documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento, ajudas de custo, diárias, passagens, reservas de hotel, prestações de contas e relatórios de viagem. |
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
Ver código: 163.2 (Licenças e afastamentos do mandato) e 028 (Cumprimento de missões e viagens a serviço) |
023.41 |
Do exercício das funções para solicitação de aposentadoria |
|
2 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.42 |
Para depor |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.43 |
Para mandato Eletivo |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.44 |
Eleitoral |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.45 |
Para apresentação de trabalhos e defesas acadêmicas |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.5 |
Concessões |
Incluem-se alistamento eleitoral, casamento (gala), doação de sangue, falecimento de familiar (nojo), horário especial (para servidor estudante, para servidor portador de deficiência). |
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
023.6 |
Auxílios |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.61 |
Educação |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.62 |
Alimentação, refeição |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.63 |
Saúde |
|
|
|||
023.631 |
Ativos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.632 |
Inativos (aposentados) |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.64 |
Vale-transporte |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.7 |
Reembolso de despesas. Indenização |
Compreende os documentos de reembolsos de bens e serviços contratados e disponibilizados pela ALESC. Reembolso de despesas realizadas pelos Deputados no exercício da atividade parlamentar. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.9 |
Outras ações referentes à concessão de direitos e vantagens |
|
|
|||
023.94 |
Reembolso por descontos indevidos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
023.95 |
Reembolso ou Indenização ao Erário Público |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
| 023.96 | Ressarcimentos diversos | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
024 |
Capacitação do servidor |
Compreende os documentos referentes à promoção, elaboração e execução de programas de capacitação, desenvolvimento e valorização do servidor.
|
||||
024.1 |
Promoção de cursos de aperfeiçoamento |
|
3 anos |
3 anos |
Guarda permanente |
Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação |
024.12 |
Comprovação de cursos |
Compreende a comprovação de inscrição e frequência. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
024.13 |
Avaliação e resultados |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
024.11 |
Solicitação de curso no Brasil ou exterior |
Compreende a solicitação de desenvolvimento de pessoal. |
5 anos |
Eliminação |
|
|
024.14 |
Devolução da taxa de inscrição |
|
Até o pagamento |
5 anos |
Eliminação |
|
024.15 |
Processo de estudos de necessidades |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
024.16 |
Averbação de curso |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
024.17 |
Averbação de título (Graduação e Pós-graduação) |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
024.18 |
Averbação de documentos para fins de registro funcional |
Compreende a concessão de prêmios, medalhas, diplomas de honra ao mérito, condecorações e elogios. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
024.3 |
Promoção de estágio |
|
|
|||
024.31 |
Programação e processo de seleção de estagiários |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.311 |
Documentos que refletem diretrizes, normas e procedimentos de seleção de estagiários |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.32 |
Inscrição e frequência |
|
|
|||
024.321 |
Controle de frequência dos estagiários |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.33 |
Avaliação |
|
|
|||
024.331 |
Controle e avaliação de estagiários |
|
|
|||
024.332 |
Documentos de avaliação de estágio |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.5 |
Concessão de estágio e bolsas para estudantes |
Compreende a celebração de convênios com instituições de ensino superior e outras que visem à oferta de estágios, à integração da empresa-escola e à concessão de bolsas para estudantes. |
|
|||
024.51 |
Relação com instituições de ensino e agentes de integração |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.52 |
Plano de estágio |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
024.53 |
Termo de compromisso de estágio |
|
3 anos |
7 anos |
Guarda permanente |
|
024.54 |
Documentos de renovação, rescisão de contrato de estágio |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.55 |
Controle do contrato e execução do estágio |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.56 |
Documentos relativos à folha de pagamento dos estagiários |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.57 |
Comprovação de matrícula e vínculo escolar |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
024.58 |
Dossiê documental do Estagiário |
|
3 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
025 |
Promoção da saúde e bem-estar |
Compreende o planejamento e desenvolvimento de ações de promoção da saúde e ações que permitam aumento da qualidade de vida.
|
||||
025.01 |
Requisição de exames |
|
Enquanto vigora |
Eliminação |
|
|
025.02 |
Comprovante de entrega de exame médico |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
025.03 |
Relatório de enfermagem |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
025.1 |
Assistência à saúde |
|
|
|||
025.11 |
Celebração de convênio de planos de saúde |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
025.111 |
Inclusão e exclusão de planos de saúde |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
025.12 |
Orientação médica, nutricional, odontológica e psicológica |
|
4 anos |
Eliminação |
|
|
025.13 |
Promoção de atividade física |
|
4 anos |
Eliminação |
|
|
025.14 |
Prontuário médico e odontológico |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
025.141 |
Comprovação de atestados, laudos periciais médicos |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
025.2 |
Preservação da saúde e higiene |
|
|
|||
025.21 |
Controle de riscos ambientais |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
025.22 |
Oferta de serviços de refeitórios, cantinas e copas |
|
5 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
025.3 |
Segurança do trabalho. Prevenção de acidentes de trabalho |
|
|
|||
025.31 |
Constituição da comissão interna de prevenção de acidentes (CIPA) |
|
3 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
025.311 |
Composição e atuação |
|
3 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
025.312 |
Operacionalização de reuniões |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
025.32 |
Registro de ocorrências de acidentes de trabalho |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
025.4 |
Programas de saúde |
|
|
|||
025.41 |
Organização e planejamento de programas de saúde |
|
3 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
025.42 |
Apoio a programas de saúde |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
025.5 |
Auxílio. Ressarcimento de despesas com saúde |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
Ver código: 023.63 (Auxílio-saúde) |
026 |
Previdência, Assistência e Seguridade Social |
|
|
|||
026.01 |
Adesão à previdência complementar, privada |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.02 |
Contagem e averbação de tempo de serviço |
|
52 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
026.021 |
Tempo de contribuição - efetivo |
|
52 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
026.022 |
Tempo de serviço para comissionado |
|
52 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
026.023 |
Averbação documentos para fins de previdência, assistência e seguridade social |
|
52 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
026.03 |
Previdência Parlamentar |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
026.04 |
Planilha Folha de Pagamento (IPREV) |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.1 |
Salário-família |
|
5 anos |
19 anos* |
Eliminação |
* Para as concessões especiais ou 95 anos, nos casos previstos na legislação específica, como Regime Jurídico Único |
026.2 |
Salário-maternidade |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
026.3 |
Auxílios (Acidente; doença; funeral; natalidade) |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
Ver código: 023.6 (auxílios - referentes à concessão de direitos e vantagens). Ver código: 026.91 (Auxílio reclusão) |
026.4 |
Licenças |
Compreende os documentos referentes à concessão, a revisão, as comunicações, bem como os requerimentos. |
|
|||
026.41 |
Acidente em serviço |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
026.42 |
Adotante |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
026.43 |
Gestante |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
026.44 |
Paternidade |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
026.45 |
Tratamento de saúde |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
026.5 |
Aposentadoria |
|
||||
026.51 |
Invalidez permanente |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.52 |
Compulsória |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.53 |
Voluntária |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.54 |
Especial |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.55 |
Revisão de Aposentadoria |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.56 |
Solicitação de certidão; declaração de tempo de contribuição |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.561 |
Certidão de tempo de contribuição (IPREV) |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.562 |
Declaração de tempo de contribuição (INSS) |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.563 |
Desentranhamento de certidão |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.6 |
Pensão por morte |
|
||||
026.61 |
Pensão provisória. Pensão temporária |
|
Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
|
026.62 |
Pensão vitalícia |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
026.9 |
Outras ações referentes à concessão de benefícios de seguridade e previdência social |
|
|
|||
026.91 |
Auxílio-reclusão |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
027 |
Responsabilidade e ação disciplinar |
Compreende a aplicação das normas disciplinares e os relatórios finais.
|
||||
027.1 |
Denúncias. Inquéritos e sindicâncias |
Compreende os relatórios e pareceres da comissão. |
|
|||
027.11 |
Denúncia. Ocorrências (Extravio. Perda. Roubo) |
|
5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
|
027.12 |
Apuração e inquérito disciplinar |
|
5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
|
027.13 |
Processo administrativo disciplinar (PAD) |
|
5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
|
027.14 |
Sindicância |
|
5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
|
027.2 |
Aplicação de penalidades disciplinares |
|
5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
|
027.3 |
Ajustamento de conduta |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
028 |
Cumprimento de missões e viagens a serviço |
Compreende os deslocamentos a trabalho feitos por servidores, todos os documentos: solicitação e autorização, ajudas de custo, diárias e passagens que compõem a prestação de contas. |
Ver código: 054.1 (Prestações de contas), 023.4 (Afastamentos) e 163 (Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares) |
|||
028.1 |
Diárias nacionais e internacionais |
|
|
|||
028.11 |
Processo de diária nacional |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
028.12 |
Processo de diária internacional |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
028.2 |
Passagens aéreas e terrestres |
|
|
|||
028.21 |
Aquisição de passagem aérea e terrestre nacional |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
028.22 |
Aquisição de passagem aérea e terrestre internacional |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
028.3 |
Sem ônus |
|
7 anos |
Eliminação |
|
|
|
|
|
||||
| 029 | Outras ações referentes à gestão de pessoas | Compreende outras ações referentes à gestão de pessoas não abordadas nos códigos anteriores. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
029.1 |
Controle de assiduidade e pontualidade |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.11 |
Controle de frequência |
Compreende as folhas de frequência |
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
Ver código: 163.2 (Licenças e afastamentos do mandato) |
|
|
|
|
|
|
|
| 029.111 | Ajuste de frequência | 5 anos | 2 anos | Eliminação | (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
029.112 |
Controle de banco de horas |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.113 |
Controle de faltas |
|
|
|||
029.114 |
Justificadas |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.115 |
Não justificadas |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.116 |
Abono de faltas, frequência |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.117 |
Atestado de exercício do servidor |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.118 |
Horário especial |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.119 |
Biometria; Cartão-ponto |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.12 |
Definição do horário de expediente |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
029.3 |
Incentivos funcionais |
|
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
|
029.4 |
Delegação de competência |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.2 (Ato da Mesa) Delegação formalizada por meio de ato da mesa |
029.41 |
Delegação para ordenação de despesa |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.2 (Ato da Mesa) Delegação formalizada por meio de ato da mesa |
029.6 |
Petição de direitos |
Compreende os requerimentos feitos pelo servidor em defesa de seus direitos ou interesses legítimos. |
1 ano |
5 anos |
Guarda permanente |
|
029.7 |
Pagamentos de ação judicial de servidores |
|
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
029.8 |
Folha de pagamento de pensionistas |
Compreende a ordem bancária. |
5 anos |
95 anos |
Eliminação |
|
|
|
|
||||
| 030 | Gestão de materiais, patrimônio e serviços | Compreende as ações referentes à gestão de serviços, materiais, patrimônio, licitação e contratos. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
030.01 |
Normatização. Regulamentação. |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
030.02 |
Cadastramento de fornecedores e de prestadores de serviços |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
030.03 |
Especificação, padronização, codificação, previsão, identificação e classificação |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
030.1 |
Procedimentos licitatórios |
Compreende todo o processo de licitação e modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação. |
|
|||
030.11 |
Instrumentos convocatórios |
Compreende documentos que veiculam as normas e critérios aplicáveis à licitação. |
|
|||
030.111 |
Edital de licitação |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
030.112 |
Carta convite |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
030.12 |
Habilitação e homologação |
Compreende documentos relacionados às condições técnicas e financeiras do licitado bem como a comprovação de que o processo licitatório ocorreu de acordo com o estabelecido no edital. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.13 |
Ata de abertura de licitação |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.14 |
Ata de reunião da comissão permanente de licitação (CPL) |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.15 |
Recursos |
Compreende recursos apresentados ao longo dos processos de licitação. |
|
|||
030.151 |
Impugnação de edital |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.152 |
Recursos contra resultado de fases de licitação |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.2 |
Pactos contratuais |
Compreende as ações para gestão de contratos. |
|
|||
030.21 |
Formalização |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.211 |
Contratos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.212 |
Termo aditivo |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.213 |
Termo de apostilamento |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
| 030.214 | Termo de Cooperação; Acordo | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 030.215 | Convênio | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 030.216 | Protocolo de Intenções | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
030.22 |
Garantias financeiras |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.23 |
Garantias técnicas |
|
|
|||
030.231 |
Troca de marcas, modelos de materiais contratados |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.24 |
Acompanhamento e fiscalização |
|
|
|||
030.241 |
Registro de fiscalização e acompanhamento de contratos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.242 |
Designação de gestor e fiscal de contratos e assistente |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.1 (Portaria - administrativa) |
030.25 |
Liquidação e execução contratual |
Compreende a verificação do cumprimento de requisitos legais para que as empresas contratadas recebam recursos. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
Ver código: 052.228 (Liquidação de Despesa) |
030.251 |
Certidões tributárias, previdenciárias e trabalhistas |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.252 |
Guia da previdência social (GPS) |
Compreende a GPS Pessoa Física e Jurídica. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
Art. 347 e 348 do Decreto 3.048/99 - Art. 173 e 174 da Lei 5.172/66 e Título IV da Lei 10.406/02 (CC) |
030.253 |
Guia de recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço e informações à previdência social (GFIP) |
|
5 anos |
30 anos |
Eliminação |
|
030.254 |
Folha de terceirizados e arquivo de retorno bancário |
Comprovantes do pagamento mensal de salários e adicionais como requisito para pagamento mensal das faturas decorrentes dos contratos. |
5 anos |
47 anos |
Eliminação |
|
030.255 |
Comprovantes de recebimento dos benefícios (vale-transporte e vale- alimentação) |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.256 |
Folha de frequência de empregado terceirizado |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
030.3 |
Prazos e alterações contratuais |
Compreende as alterações contratuais e prorrogação de prazos, compõe o termo aditivo. |
Ver código: 030.212 (Termo aditivo) |
|||
030.31 |
Prorrogação de prazos de entrega de materiais ou prestação de serviços |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.32 |
Repactuação contratual |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.4 |
Equilíbrio econômico financeiro |
Compreende a recomposição de preços para garantir adequada relação entre encargo e remuneração, compõe termo aditivo. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
Ver código: 030.212 (Termo aditivo) |
030.41 |
Reajuste |
Compreende os documentos que compõem o termo aditivo. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.42 |
Reequilíbrio econômico-financeiro |
Compreende a revisão para recomposição de preços, compõe termo aditivo. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.5 |
Contencioso e sanções administrativas |
Compreende as ações de punição por descumprimento contratual ou legal. |
|
|||
030.51 |
Advertência |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.52 |
Multa contratual |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.53 |
Suspensão e declaração de inidoneidade |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.54 |
Recursos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.55 |
Extinção |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.56 |
Rescisão administrativa e consensual |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.57 |
Rescisão judicial |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
030.58 |
Anulação |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
031 |
Aquisição e incorporação |
Compreende a aquisição, movimentação, alienação, baixa e inventário de material permanente (mobiliário, equipamentos, utensílios, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte) e de consumo (material destinado às atividades de expediente, limpeza, manutenção, alimentação, abastecimento de veículos, medicamentos, uniformes, peças de reposição e matérias-primas), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços e à execução de serviços de instalação e manutenção.
|
||||
031.01 |
Registro de bens |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
031.02 |
Regularização patrimonial |
|
2 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
031.03 |
Ata de registro de preços |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
031.04 |
Adesão à ata de registro de preços |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
031.1 |
Compra |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
031.11 |
Material permanente |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
031.12 |
Material de consumo |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
031.13 |
Especificação e padronização de material |
Compreende o projeto básico e documentação de referência utilizada para especificar corretamente os materiais e serviços que serão adquiridos |
O documento referente às propostas efetivadas compõe o processo licitatório. |
|||
031.131 |
Especificação, padronização e codificação |
Compreende o Termo de Referência; Projeto Básico |
2 anos |
Eliminação |
|
|
031.132 |
Propostas |
|
2 anos |
Eliminação |
A proposta efetivada compõe o processo licitatório. |
|
031.133 |
Projetos básicos |
2 anos |
Eliminação |
O projeto básico que é efetivado compõe o processo licitatório. |
||
031.2 |
Doação e permuta |
|
|
|||
031.21 |
Material permanente |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
031.22 |
Material de consumo |
|
|
|||
031.221 |
Termo de empréstimo de material de consumo |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
031.222 |
Termo de doação de material de consumo |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
031.223 |
Alienação de material de consumo |
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
|
031.4 |
Cessão, comodato e empréstimo |
|
|
|||
031.41 |
Material permanente |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
031.42 |
Material de consumo |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
032 |
Movimentação de material |
Compreende o controle de transferência de bens entre as unidades administrativas da Alesc.
|
||||
032.01 |
Termos de responsabilidade. Cautela |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
032.011 |
Guia transferência patrimonial |
Compreende o Termo de transferência de carga. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
032.1 |
Controle de estoque |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
032.2 |
Autorização de entrada e saída |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
032.21 |
Entrada de material de consumo |
Compreende os documentos referentes ao registro e controle de material no almoxarifado. Compõe o Balancete. |
1 ano |
Eliminação |
|
|
032.3 |
Recolhimento de material inservível ao depósito |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
032.4 |
Tombamento |
Compreende o processo de tombamento e reemplacamento de bens produzidos pela Alesc. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
032.5 |
Transporte de material |
|
4 anos |
Eliminação |
|
|
032.6 |
Adequação de carga patrimonial |
Compreende os documentos de criação, extinção, reestruturação ou mudança de titularidade de unidade detentora de carga patrimonial. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
032.7 |
Comunicação de entrada de bem particular |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
033 |
Alienação e baixa |
|
|
|||
033.1 |
Venda |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
033.2 |
Doação e permuta |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
033.23 |
Termo de doação ou descarte de bens permanentes |
|
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
033.24 |
Termo de empréstimo de bens permanentes |
|
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
033.4 |
Desfazimento |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
033.5 |
Cessão, comodato e empréstimo |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
033.6 |
Extravio, roubo, desaparecimento, furto e avaria |
|
2 anos |
10 anos |
Eliminação |
Ver código: 027 (Responsabilida de e ação disciplinar); 046.3 (Ocorrência de sinistros) |
033.61 |
Laudo de avaliação |
Compreende a formalização do pedido de baixa patrimonial. |
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
033.62 |
Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
033.63 |
Danos e extravio de material permanente |
|
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
033.64 |
Declaração de desuso, inservibilidade ou inutilização de bens permanentes |
Compõe o Laudo de avaliação. |
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
033.7 |
Alienação de bens materiais e patrimoniais |
|
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
033.8 |
Guia de baixa patrimonial |
|
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
034 |
Contratação de prestação de serviços |
Compreende a aquisição de serviços. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
Observar qual o procedimento que o serviço se relaciona |
034.1 |
Especificação e padronização de serviço |
Compreende o projeto básico e documentação de referência utilizada para especificar corretamente os serviços que serão adquiridos. |
|
|||
034.11 |
Especificação, padronização e codificação de serviços |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
034.12 |
Aquisição de serviços |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
034.13 |
Requisição de empregados terceirizados |
|
1 ano |
Eliminação |
Este prazo não é referente ao processo licitatório para contratação, ver código: 030.1 (Procedimentos licitatórios) |
|
035 |
Execução de serviços de instalação e manutenção |
Compreende a execução com meios próprios da Alesc. |
1 ano |
Eliminação |
|
|
035.1 |
Solicitação de serviços internos |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
036 |
Controle de materiais |
Compreende o controle dos bens materiais permanentes e de consumo da Alesc. |
||||
036.01 |
Comissão de inventário |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
036.02 |
Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
036.03 |
Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
036.1 |
Inventário de material permanente |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
036.2 |
Inventário de material de consumo |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
036.21 |
Devolução de material de consumo (recolhimento ao almoxarifado) |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
036.22 |
Pendência em recebimento de material de consumo |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
036.23 |
Requisição de material de consumo |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
036.3 |
Avaliação patrimonial |
Compreende os documentos gerados pela Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens e Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
036.31 |
Reavaliação |
Compreende os documentos gerados pela Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens e Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
036.32 |
Termo de aceite definitivo |
Compreende o documento gerado pela Comissão de Recebimento de Materiais. |
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
036.33 |
Inventário patrimonial |
Compreende a carga patrimonial, bens permanentes. |
2 anos |
1 ano |
Eliminação |
|
036.34 |
Inventário de obra de arte ou bem museológico |
Compreende os objetos de posse do Centro de Memória. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
|
|
||||
| 037 | Máquinas e equipamentos | Compreende a instalação e manutenção de máquinas e equipamentos. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
037.1 |
Aluguel, comodato (material permanente) |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
037.2 |
Instalação de máquinas e equipamentos |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
037.3 |
Instalação de máquina e equipamento perigoso |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
037.4 |
Manutenção de equipamentos |
Compreende documentos referentes à manutenção de equipamentos eletrônicos, gráficos, hospitalares, segurança, etc. |
2 anos |
Eliminação |
|
|
| 037.5 | Controle de máquinas reprográficas | 2 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||
| 037.51 | Serviços reprográficos; Requisição (cópia) | 2 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||
039 |
Outras ações referentes à gestão de materiais |
|
|
|||
039.1 |
Racionalização do uso de material |
|
|
|||
039.2 |
Empréstimo e devolução de material permanente |
Compreende o empréstimo e devolução, para uso em atividades internas e externas, como computadores portáteis, filmadoras, câmeras e telefones celulares funcionais. |
1 ano |
1 ano |
Eliminação |
|
040 |
Gestão de bens patrimoniais e de serviços |
Compreende a aquisição, alienação e inventário de bens imóveis (edifícios, salas e gabinetes), de veículo, bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços para o fornecimento de serviços públicos essenciais, para a manutenção e reparo das instalações e execução de obras e ao controle, proteção, guarda e segurança patrimonial.
|
||||
040.02 |
Plantas, projetos e escrituras |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
| 041 | Aquisição e Incorporação |
|||||
041.1 |
Compra |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
041.11 |
Bens imóveis |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
041.12 |
Veículos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
041.2 |
Doação e permuta |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
041.21 |
Bens imóveis |
|
4 anos |
Guarda permanente |
|
|
041.22 |
Veículos |
|
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
041.5 |
Cessão e comodato |
|
|
|||
041.51 |
Bens imóveis |
|
4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
041.52 |
Veículos |
|
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
041.6 |
Locação. Arrendamento mercantil (leasing). Sublocação |
|
|
|||
041.61 |
Bens imóveis |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
| 041.611 | Aluguel de imóveis | 5 | 15 | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
041.62 |
Veículos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
042 |
Alienação |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
043 |
Administração condominial |
|
|
|||
043.1 |
Registro dos imóveis |
|
3 anos |
Guarda permanente |
|
|
043.2 |
Serviços de condomínio |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
043.4 |
Tombamento |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
043.5 |
Inspeção patrimonial |
|
3 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
043.51 |
Inventário de bens imóveis |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
043.6 |
Mudança |
|
|
|||
043.61 |
Para outros imóveis |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
043.62 |
Dentro do mesmo imóvel |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
043.7 |
Uso de dependências |
Compreende todos os documentos que regulamentam o acesso e uso dos espaços da Alesc conforme o Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 ou atos que venham a regulamentar o uso. |
2 anos |
Eliminação |
|
|
043.71 |
Recurso patrimonial primário |
Compreende os documentos que envolvem o recurso recolhido em conformidade ao § 4º, art. 19, do Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
|
|
|
||||
| 044 | Administração da frota de veículos | Compreende as ações de controle dos documentos veiculares e dos motoristas, bem como desua conservação e guarda. (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
044.1 |
Cadastramento, licenciamento e emplacamento |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
044.2 |
Tombamento |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
044.3 |
Ocorrência de sinistros |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
044.4 |
Controle de uso |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
| 044.41 | Transportes para servidores |
2 anos | 5 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
044.5 |
Estacionamento. Garagem |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
044.6 |
Notificações de infrações e multas |
Compreende o dossiê da cobrança de multas de veículos, desde a identificação até os comprovantes de pagamento. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045 |
Contratação de prestação de serviços |
Compreende a contratação dos serviços necessários a conservação e manutenção dos bens imóveis e veículos. |
||||
045.01 |
Seguro patrimonial |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.1 |
Fornecimento de serviços públicos essenciais |
|
|
|||
045.11 |
Água e esgotamento sanitário |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.12 |
Gás |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.13 |
Energia elétrica |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.14 |
Telefonia celular e fixa |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.2 |
Manutenção e reparo das instalações |
Compreende os relatórios de visitas e manutenções. |
|
|||
045.21 |
Elevadores |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.22 |
Sistemas centrais de ar-condicionado |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.23 |
Subestações elétricas e geradores |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.24 |
Conservação predial |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.3 |
Execução de obras |
Compreende o projeto de obras, construção, reforma, recuperação e restauração. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.31 |
Construção |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.32 |
Reforma. Recuperação. Restauração |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.33 |
Adaptação de uso |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.4 |
Vigilância patrimonial |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
045.5 |
Abastecimento e manutenção de veículos |
Compreende o estorno de combustível. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
046 |
Proteção, guarda e segurança patrimonial |
Compreende as ações de prevenção, planejamento, instalação e sinalização de segurança. |
||||
046.1 |
Prevenção de sinistros, incêndio |
|
|
|||
046.11 |
Planejamento, elaboração e acompanhamento de projetos |
|
4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
046.12 |
Constituição de brigada voluntária |
|
4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
046.13 |
Instalação e manutenção de equipamentos de combate a sinistros |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
046.14 |
Sinalização de segurança |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
046.2 |
Monitoramento. Vigilância |
As imagens são salvas em sistema informatizado. |
6 meses |
Eliminação |
|
|
046.21 |
Solicitações de acesso as imagens |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
046.3 |
Ocorrência de sinistros |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047 |
Segurança preventiva |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
047.1 |
Policiamento ostensivo de guarda |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.11 |
Controle de entrada e saída de materiais do Poder Legislativo |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.12 |
Solicitação de policiamento, escolta e proteção |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.13 |
Relatório de serviço diário |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.2 |
Vigilância eletrônica |
|
|
|||
047.21 |
Solicitação de imagens do circuito fechado de televisão |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.3 |
Controle de acesso a dependências |
|
Verificar o Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 |
|||
047.31 |
Autorização de entrada fora de expediente |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.32 |
Registro de entrada e saída nas dependências da Alesc |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
047.33 |
Cadastro de veículos para uso de estacionamento/garagem |
Compreende as atividades da Coordenadoria de Atos e Registros Funcionais que mantém o controle de cessão dos selos para os veículos. |
1 ano |
Eliminação |
|
|
047.34 |
Credencial para estacionamento |
Compreende as atividades da Coordenadoria de Atos e Registros Funcionais que mantém o controle de cessão dos selos para os veículos. |
2 anos |
Eliminação |
|
|
048 |
Controle de bens patrimoniais |
|
|
|||
|
|
|
|
|||
| 049 | Outras ações referentes à gestão de bens patrimoniais e de serviços | (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
049.1 |
Racionalização do uso de bens e serviços |
|
|
|||
049.11 |
Criação e atuação de grupos de trabalho |
|
Ver código: 007.1 (Portarias) |
|||
049.12 |
Operacionalização de reuniões |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
| 049.2 | Reambientação, reforma e adaptação dos gabinetes | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||||
050 |
Gestão orçamentária e financeira |
Compreende as atividades de programação e elaboração do orçamento, à gestão e execução orçamentária e financeira, às operações bancárias e ao controle externo das atividades financeiras da Alesc.
|
||||
050.01 |
Normatização. Regulamentação |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
050.011 |
Decretos. Manuais. Notas técnicas. Orientações |
Compreende documentos elaborados por instituições externas que auxiliam a gestão orçamentária e financeira e a utilização dos sistemas de informação. |
Enquanto vigora |
Eliminação |
|
|
050.02 |
Conformidade de registro de gestão |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
050.03 |
Conformidade contábil |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
050.04 |
Relatório de Gestão Fiscal |
|
5 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
|
050.05 |
Relatório para o TCE/SC |
Compreende as respostas ao TCE/SC. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
050.06 |
Parecer da Procuradoria |
Compreende os dados e informações aferidas para os pareceres e relatórios. |
2 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
051 |
Gestão orçamentária |
|
|
|||
051.1 |
Programação orçamentária |
Compreende o registro de elaboração orçamentária. Previsão de receitas e despesas para um determinado exercício. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações sobre previsão orçamentária encontrem-se recapituladas ou consolidadas em outros |
051.2 |
Detalhamento de despesa |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
051.3 |
Execução orçamentária |
Compreende a movimentação, interna e externa, e à descentralização de créditos orçamentários pela Alesc, bem como as transferências, provisões, destaques, estornos e subvenções. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
051.4 |
Retificação orçamentária. Créditos adicionais |
Compreende crédito suplementar, crédito especial e crédito extraordinário. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
051.5 |
Declaração de Disponibilidade Orçamentária |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052 |
Gestão financeira |
|
|
|||
052.1 |
Programação financeira |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.11 |
Solicitação de adiantamento de despesas |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.12 |
Programação financeira de desembolso |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.2 |
Execução financeira |
Compreende a utilização dos recursos financeiros visando atender à realização de atividades e projetos previstos. |
|
|||
052.21 |
Receita |
|
|
|||
052.211 |
Receita corrente |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.212 |
Receita de capital |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.213 |
Ingresso extraorçamentário |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.22 |
Despesa |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.221 |
Despesa corrente |
Compreende a utilização dos recursos provenientes das dotações orçamentárias ordinárias destinadas à manutenção contínua dos serviços públicos, como as despesas de custeio reservadas ao pagamento de pessoal (ativos, inativos, pensionistas, civis e militares) e dos encargos sociais, bem como aqueles referentes às transferências correntes relacionadas às contribuições e subvenções que atendem à manifestação de outras entidades de direito público ou privado, entre elas as transferências de assistência e previdência social e os pagamentos dos juros e encargos da dívida pública. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.222 |
Despesa de capital |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.223 |
Pré-empenho |
Compreende as notas. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.224 |
Empenho |
Compreende as notas. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.225 |
Ordem bancária |
Compreende as ordens bancárias que tratam de combustível, diária. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.226 |
Suprimento de fundos |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.227 |
Restos a pagar |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.228 |
Liquidação de Despesa |
Compreende as notas. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.23 |
Demonstração contábil |
Compreende a consolidação dos registros contábeis, tais como: livro-razão, balanço patrimonial, balanço orçamentário, balanço financeiro, demonstração das variações patrimoniais, demonstrações dos fluxos de caixa, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do resultado econômico e balancetes. |
|
|||
052.231 |
Balancete |
Compreende o extrato bancário, relatório de caixa, relatório de inconsistência, relatório de inventário e almoxarifado. |
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
052.232 |
Análise e parecer da tributação dos processos |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Há documentos que compõem o balancete |
052.233 |
Boletim Financeiro |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
052.24 |
Gestão de fundos especiais |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
052.25 |
Concessão de benefícios, estímulos e incentivos |
|
|
|||
052.251 |
Financeiros |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
052.252 |
Creditícios |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
052.26 |
Sistema de Informações Contábeis e Fiscais do Setor Público Brasileiro (SICONF) |
Compreende a análise e informações contábeis e fiscais. |
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
|
053 |
Operação bancária |
|
|
|||
053.01 |
Conciliação bancária |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
053.1 |
Pagamento em moeda estrangeira |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
053.2 |
Gestão da conta única |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
053.3 |
Gestão de contas correntes bancárias: tipo A, B, C, D e E |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
053.4 |
Gestão de contas especiais |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
054 |
Controle externo. Auditoria externa |
|
IN N.TC-0020/2015 - IN N.TC-0021/2015 TCE. Ato da Mesa nº 500, de 15 de julho de 2015. |
|||
054.1 |
Prestação de contas |
Compreende todos os documentos referentes à prestação de contas e relatório, resumo de viagem. |
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
054.11 |
Verba de Comissões |
Compreende o relatório. |
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
054.12 |
Verba de Lideranças |
Compreende o relatório. |
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
054.13 |
Verba de Gabinete |
Compreende o relatório. |
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
054.14 |
Verba Indenizatória |
Compreende o relatório. |
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
054.2 |
Tomada de contas especial |
Compreende todo o processo de tomada de contas, a partir da notificação até o relatório final. |
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
|
|
|
|
|||
| 055 | Controle de Subações - Gestão de Gabinete | Compreende o controle de uso de subações de Gestão dos Gabinetes. | Ato da Mesa n° 080, de 06 de março de 2020 (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | |||
055.1 |
Demonstrativo da execução orçamentária e financeira das subações |
|
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
055.2 |
Reembolso das subações |
|
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
| 055.21 | Escritório de apoio à atividade parlamentar | 5 anos | 20 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
| 055.22 | Indenização por utilização de veículo próprio | 5 anos | 20 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
055.3 |
Dotações orçamentárias remanejadas |
|
5 anos |
20 anos |
Eliminação |
|
059 |
Outras ações referentes à gestão orçamentária e financeira |
|
|
|||
059.1 |
Compra e subscrição de ações |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
059.2 |
Recolhimento de tributos, impostos e taxas |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
059.21 |
Guia de imposto sobre serviço (ISS) |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
059.22 |
Declaração de imposto de renda – pessoa jurídica (IRPJ) |
Compreende a cópia da declaração. |
5 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
059.23 |
Declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF) |
|
7 anos |
Eliminação |
Ver código: 023.173 (Imposto de renda retido na fonte (IRRF)) |
|
059.3 |
Fixação de custos de serviços |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
059.4 |
Devolução ao erário |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
059.5 |
Restituição de rendas arrecadadas |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
059.6 |
Declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF) |
|
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
Art. 206, Lei 10.406/02 - art. 173, Lei 5.172 |
060 |
Gestão da documentação e da informação |
Compreende a produção, controle, classificação, avaliação, destinação e tratamento técnico da documentação arquivística, à aquisição, processamento técnico, controle, distribuição e acesso aos acervos bibliográfico e museológico, bem como aqueles referentes à conservação e preservação de acervos, à produção editorial e à gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica da Alesc.
|
||||
060.01 |
Normatização. Regulamentação |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
060.011 |
Manual de gestão de documentos |
|
Enquanto vigora |
4 anos |
Guarda permanente |
Preservar apenas 1 exemplar de cada edição. |
060.012 |
Instrumentos de descrição |
|
Enquanto vigora |
4 anos |
Guarda permanente |
|
061 |
Gestão de documentos de arquivo |
Compreende procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos da Alesc.
|
||||
061.01 |
Constituição da comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) |
|
|
|||
061.011 |
Composição e atuação |
|
4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
061.012 |
Operacionalização de reuniões |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
061.013 |
Atas da CPAD |
|
4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
061.1 |
Adoção e controle dos procedimentos de protocolo |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
061.2 |
Análise da situação arquivística |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
061.3 |
Levantamento da produção e do fluxo documental |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
061.4 |
Elaboração dos instrumentos técnicos de gestão de documentos |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, 2 (dois) anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos, assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações. |
061.41 |
Código de classificação dos documentos |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
061.42 |
Tabela de temporalidade de documentos |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
061.43 |
Aprovação e atualização do código de classificação, tabela de temporalidade |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
061.5 |
Aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos |
|
|
|||
061.51 |
Classificação |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
061.52 |
Avaliação |
|
|
|||
061.521 |
Eliminação |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
061.522 |
Transferência |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
061.523 |
Recolhimento |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
061.524 |
Termo de eliminação |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
061.525 |
Edital de ciência de eliminação de documento |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
062 |
Gestão de acervos bibliográficos e museológico |
Compreende documentos referentes à aquisição, incorporação, processamento técnico, inventário e desincorporação de acervos bibliográficos e museológico da Alesc.
|
||||
062.1 |
Aquisição e incorporação |
Compreende a aquisição de peças, reálias, objetos tridimensionais. |
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de aquisição e incorporação não efetivadas |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
||
062.11 |
Compra |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
062.12 |
Doação |
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
|
062.13 |
Permuta |
|
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
062.2 |
Processamento técnico |
|
|
|||
062.21 |
Registro |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
062.22 |
Catalogação, classificação e indexação |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
062.3 |
Inventário |
|
5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
|
062.4 |
Desincorporação |
|
|
|||
062.41 |
Doação |
|
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
062.42 |
Descarte |
|
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
063 |
Controle de acesso e de movimentação de acervos |
Compreende o acesso, consultas e empréstimos de documentos dos acervos da Alesc (arquivísticos, bibliográficos e museológicos) e movimentação desses acervos.
|
||||
063.1 |
Consultas |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
063.11 |
Solicitação de pesquisa |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
063.2 |
Empréstimos |
|
1 ano |
1 ano |
Eliminação |
|
063.3 |
Movimentação de acervos |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
063.4 |
Desarquivamento |
|
2 anos |
Eliminação |
Ver código: 143.4 (Requerimento - RQS) para os documentos do processo legislativo. |
|
063.5 |
Solicitações de cópias e degravações |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
063.6 |
Solicitação de acesso à informação |
Compreende solicitações feitas com base na lei de acesso à informação (LAI) |
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
063.61 |
Pedido de acesso à informação e recurso |
|
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
|
063.62 |
Acompanhamento do atendimento ao cidadão |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
063.7 |
Solicitação de acesso a documento sigiloso |
|
2 anos |
5 anos |
Eliminação |
A solicitação é formalizada pelo Termo que deve ser de guarda permanente. |
063.71 |
Termo de classificação de informação e de restrição de acesso à informação pessoal (TCI) |
|
5 anos |
50 anos |
Guarda permanente |
Prazo de guarda começa a contar a partir da desclassificação do documento. Inclui ofícios que comunica classificação e reclassificação de documentos, relatórios de reavaliação, termo de classificação da informação. |
063.72 |
Termo de credenciamento para acesso à informação sigilosa e à informação pessoal |
|
5 anos |
50 anos |
Guarda permanente |
|
063.73 |
Termo de compromisso de manutenção de restrição de acesso à informação (TCMR) |
|
5 anos |
50 anos |
Guarda permanente |
|
064 |
Conservação e preservação de acervos |
Compreende as ações de preservação, conservação e restauração dos acervos da Alesc (desinfestação; higienização; controle do armazenamento; e encadernação, reformatação e restauração de documentos).
|
||||
064.01 |
Avaliação e monitoramento |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
064.1 |
Desinfestação e higienização |
|
2 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
064.2 |
Controle das áreas de armazenamento |
|
2 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
064.3 |
Reformatação |
Compreende a contratação de serviços terceirizados. |
|
|||
064.31 |
Microfilmagem |
|
2 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
064.32 |
Digitalização |
|
2 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
064.4 |
Restauração |
|
2 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
064.5 |
Arranjo e descrição |
|
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, 2 (dois) anos após a conclusão da organização, as versões preliminares das planilhas e dos estudos de apoio. |
064.6 |
Elaboração de instrumentos de pesquisa |
|
2 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, 2 (dois) anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações. |
065 |
Produção editorial |
Compreende a elaboração e divulgação de livros, periódicos e outros produtos editoriais.
|
||||
065.1 |
Edição. Coedição |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
065.11 |
Livros e periódicos |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
065.2 |
Editoração e programação visual |
|
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
065.21 |
Prova gráfica |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
065.3 |
Promoção, divulgação e distribuição |
|
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|
066 |
Gestão de tecnologia da informação |
Compreende os documentos referentes ao desenvolvimento de programas, instalação de equipamentos, implantação e controle de sistemas informatizados, bem como aqueles referentes à administração da infraestrutura tecnológica. |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
|||
066.1 |
Desenvolvimento e controle de sistemas informatizados |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
066.2 |
Instalação de equipamentos |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
066.3 |
Administração da infraestrutura tecnológica |
|
|
|||
066.31 |
Projeto de manutenção |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
066.32 |
Gerenciamento e uso |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
066.4 |
Administração de banco de dados |
|
|
|||
066.41 |
Instalação e configuração |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
066.42 |
Gerenciamento e uso |
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
066.5 |
Segurança em tecnologia da informação |
|
|
|||
066.51 |
Acesso a sistemas, redes, e-mail e impressoras |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
066.52 |
Acesso ao gerenciamento de dados |
Compreende termo de responsabilidade. |
5 anos |
Eliminação |
|
|
066.9 |
Outras ações referentes à gestão de tecnologia da informação |
|
|
|||
066.91 |
Controle do suporte técnico |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
066.92 |
Controle de portais |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
067 |
Contratação de prestação de serviços |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
069 |
Outras ações referentes à gestão da documentação e da informação |
|
|
|||
069.2 |
Fornecimento de cópias de documentos |
Compreende todas as solicitações de cópias em qualquer formato |
1 ano |
Eliminação |
|
|
070 |
Gestão dos serviços postais e de telecomunicações |
Compreende as atividades desenvolvidas pela Alesc para a gestão dos serviços postais e de telecomunicações, bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços de instalação, manutenção e reparo, e à autorização e controle de uso. |
||||
071 |
Contratação de prestação de serviços |
|
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas |
|
||
071.1 |
Serviço postal |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
071.2 |
Serviço de radiofrequência |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
071.3 |
Serviço de telex |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
071.4 |
Serviço de telefonia. Serviço de fax |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
071.5 |
Serviço de transmissão de dados, voz e imagem |
|
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
072 |
Execução de serviços postais pela Alesc |
|
|
|||
072.1 |
Serviço de postagem |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
072.2 |
Guia de postagem |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
072.3 |
Protocolo de entrega de correspondência |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
073 |
Autorização e controle de uso |
|
|
|||
073.1 |
Serviço de radiofrequência |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
073.2 |
Serviço de telex |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
073.3 |
Serviço de telefonia. Serviço de fax |
|
|
|||
073.31 |
Transferência de propriedade ou titularidade |
|
1 ano |
2 anos |
Eliminação |
|
073.32 |
Registro de ligações |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
073.33 |
Divulgação de listas telefônicas internas |
|
5 anos |
Eliminação |
|
|
073.4 |
Serviço de transmissão de dados, voz e imagem |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
074 |
Distribuição de jornais, revistas e outras publicações |
|
|
|||
074.1 |
Assinatura, cancelamento do recebimento de periódicos |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
074.2 |
Troca de periódico, troca de lugar para entrega |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
080 |
Pessoal Militar |
|
|
|||
090 |
Vaga |
|
|
|||
100 |
Administração do Processo Legislativo |
Compreende as atividades legislativas, organização e funcionamento do Plenário, organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares e outros órgãos parlamentares, como: comissões, secretarias, bancadas e conselhos, além dos trabalhos vinculados à criação e alteração de proposições e outras matérias. |
||||
101 |
Ofícios expedidos pelos Parlamentares, Mesa e Gabinete da Presidência |
|
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. |
102 |
Ofícios recebidos pelos Parlamentares, Mesa e Gabinete da Presidência |
|
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. |
110 |
Direção dos trabalhos legislativos |
Compreende o funcionamento da Mesa Diretora e do Colégio de Líderes. |
||||
111 |
Funcionamento da Mesa Diretora |
Compreende os trabalhos relacionados à composição da Mesa, realização das reuniões, além de outros documentos relacionados à Mesa, aos membros e ao Presidente. |
|
|||
111.1 |
Composição, Eleição e Substituição dos membros da Mesa Diretora |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
111.2 |
Vacância de cargo da Mesa Diretora |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
111.3 |
Ata de reunião da Mesa Diretora |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
111.4 |
Atos da Mesa |
Compreende os atos da Mesa DL. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.2 (Atos da Mesa); 020.012 (Atos da Mesa - servidores) |
111.5 |
Atos do Presidente e da Presidência |
Compreende os Atos da Presidência DA e DL. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 007.3 (Atos da presidência) |
111.6 |
Decisões da Mesa |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
112 |
Funcionamento das Bancadas e dos Blocos Parlamentares |
Compreende a composição da Bancada ou do Bloco Parlamentar, a realização das reuniões, além de outros documentos relacionados às bancadas e blocos. |
|
|||
112.1 |
Dossiê da reunião das Bancadas e dos Blocos Parlamentares |
Compreende atas e decisões das reuniões da Bancada ou do Bloco Parlamentar entre outros documentos ou outras deliberações. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
113 |
Funcionamento do Colégio de Líderes |
Compreende a escolha do Líder, a realização das reuniões, além de outros documentos relacionados às lideranças. |
|
|||
113.1 |
Dossiê da reunião do Colégio de Líderes |
Compreende atas e decisões das reuniões de líderes entre outros documentos ou outras deliberações. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
120 |
Organização e funcionamento do Plenário |
Compreende a execução, o controle e o registro da Sessão Plenária. |
||||
120.1 |
Expedientes lidos em Plenário |
|
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. |
121 |
Execução da Sessão Preparatória |
Compreende os trabalhos relacionados à realização da Sessão Preparatória, ao seu devido registro e condução. |
|
|||
121.1 |
Dossiê da Sessão Preparatória |
Compreende as atas e decisões da Sessão Preparatória entre outros documentos ou outras deliberações. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 111.1 (Composição, Eleição e Substituição dos membros da Mesa Diretora) |
121.2 |
Posse dos Deputados |
|
Ver código: 162 (Posse e diplomação) |
|||
121.3 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
|
|
|
|
|||
| 122 | Execução da Sessão Plenária Ordinária | Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Ordinárias e ao seu devido registro e condução. | (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | |||
122.1 |
Ata de Sessão Ordinária |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
122.2 |
Questões de ordem em Plenário - formulação e resposta |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
122.3 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
| 122.4 | Justificativa de ausência dos Deputados | 2 anos | 4 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
123 |
Execução da Sessão Plenária Extraordinária |
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Extraordinárias, ao seu devido registro e condução. |
|
|||
123.1 |
Ata de Sessão Extraordinária |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
123.2 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
124 |
Execução da Sessão Especial |
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Especiais, ao seu devido registro e condução. |
|
|||
124.1 |
Dossiê da Sessão Especial |
Compreende a solicitação, as atas e decisões das Sessões Especiais entre outros documentos ou outras deliberações. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
124.2 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
125 |
Execução da Sessão Solene |
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Solenes ao seu devido registro e condução. |
|
|||
125.1 |
Dossiê da Sessão Solene |
Compreende a solicitação, as atas e decisões das Sessões Solenes entre outros documentos ou outras deliberações. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
125.2 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos |
|
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
125.3 |
Posse de Governador e Vice-Governador |
|
|
|||
125.31 |
Livro de registro de posse |
|
Guarda permanente |
|
||
125.4 |
Concessão da Comenda do Poder Legislativo |
|
|
|||
125.41 |
Relação dos homenageados |
|
1 ano |
4 anos |
Guarda permanente |
|
125.5 |
Concessão de Título de Cidadão Catarinense |
|
|
|||
125.51 |
Relação dos homenageados |
|
1 ano |
4 anos |
Guarda permanente |
|
130 |
Organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares |
Compreende o gerenciamento e apoio aos trabalhos das comissões, frentes e fóruns parlamentares, além de sua composição e controle das reuniões realizadas. |
||||
131 |
Gerenciamento e apoio |
Compreende as ações de suporte às atividades legislativas e fiscalizatórias desempenhadas. Essas ações de suporte compreendem, dentre outras ações, o controle da comunicação oficial das comissões, frentes e fóruns parlamentares, sua interface com a sociedade, além de outros trabalhos que podem ocorrer fora do ambiente das reuniões de comissão, frentes e fóruns parlamentares, como estudos e registros do acompanhamento de temas de interesse estadual. |
|
|||
131.1 |
Comunicação da comissão, frentes e fóruns parlamentares |
Compreende comunicações que versam sobre matéria legislativa, produzidos ou dirigidos às comissões, frentes e fóruns parlamentares em sua comunicação com órgãos internos e externos a Alesc. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
131.2 |
Comunicação operacional |
Compreende as comunicações de caráter operacional, produzidos ou dirigidos aos membros e secretários de comissões, frentes e fóruns parlamentares. |
Até o final da sessão legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Eliminação |
|
131.3 |
Propostas populares |
Compreende propostas e sugestões de iniciativa legislativa relacionadas a proposições em discussão na Alesc. Compreende abaixo-assinados e as diversas formas de manifestação da sociedade em relação a propostas de seu interesse, conforme art. 85 do RI. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
131.4 |
Denúncias populares |
Compreende denúncias e reclamações realizadas à Comissão de Ética e Decoro Parlamentar, conforme art. 368 do Regimento Interno da Casa. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
131.5 |
Levantamentos e estudos |
Compreende estudos, pesquisas, análises e levantamentos produzidos ou recebidos por comissões, frentes e fóruns parlamentares com o intuito de instruir o processo legislativo ou de debate de determinada matéria. |
Enquanto vigora |
4 anos |
Guarda permanente |
|
131.6 |
Registros de acompanhamento de temas de interesse estadual |
Compreende relatórios, pareceres ou qualquer outro documento que consolide o trabalho das comissões, frentes e fóruns parlamentares no seu esforço de averiguação de temas ou temáticas que lhes são pertinentes. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Eliminação |
|
132 |
Composição de comissões, frentes e fóruns parlamentares |
Compreende a criação de comissões, frentes e fóruns parlamentares, bem como a indicação ou substituição dos parlamentares que integram tais órgãos. |
|
|||
132.1 |
Criação. Indicação. Substituição de membro |
Compreende requerimentos para criação, instalação e prorrogação de comissão, assim como os atos de criação e indicação/substituição de membros nas comissões especiais, comissões mistas, comissões permanentes, CPI's, comissões externas, comissão representativa, fóruns parlamentares, frentes parlamentares, subcomissões, grupos de trabalho, comissão de ética e decoro parlamentar, procuradoria, procuradoria da mulher entre outros órgãos parlamentares. |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
132.2 |
Pedidos. Indicação para cargos parlamentares |
Compreende os pedidos e indicações para os cargos de Relator e Presidente de comissão, frentes e fóruns parlamentares |
2 anos |
4 anos |
Guarda permanente |
|
132.3 |
Preparação de reunião de comissões, frentes e fóruns parlamentares |
Compreende os trabalhos que antecedem a realização da reunião das comissões e outros órgãos parlamentares, e que visam dispor com certa antecedência os elementos necessários para sua devida execução. |
|
|||
132.31 |
Controle de designação de Relator |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
Eliminação |
|
|
132.32 |
Lista de inscrição para debates |
|
Enquanto vigora |
Eliminação |
|
|
132.33 |
Convite. Solicitação de indicação de convidado para participação em audiência pública |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
Eliminação |
|
|
132.34 |
Resposta. Justificativa de falta de convidado para participar de audiência pública |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
Eliminação |
|
|
133 |
Execução de reunião de comissões, frentes e fóruns parlamentares |
Compreende os trabalhos relacionados à realização das reuniões no âmbito das comissões, frentes e fóruns parlamentares, ao seu devido registro e condução. |
Inclui documentos relacionados às reuniões de instalação, ordinárias e extraordinárias e audiências públicas, tais como: convocações e pautas. |
|||
133.1 |
Processo da Reunião |
Compreende os documentos que compõem o processo para realização da reunião até a sua finalização. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.11 |
Atas |
Compreende o registro da reunião (Comissões, audiência pública, frentes e fóruns parlamentares) bem como as deliberações e votações. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.12 |
Notas taquigráficas |
Compreende a degravação VER código 133.16 (Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos) |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.13 |
Lista de presença de Deputados (comissões, frentes e fóruns parlamentares) |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 163 (Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares) |
133.14 |
Justificativa de ausência em reunião |
Compreende a justificativa de falta à reunião de comissão, frente e fórum parlamentar. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.15 |
Folha de votação |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.16 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos |
Compreende registros que não sofrem alterações com vistas à divulgação em TV, internet, etc. bem como os registros filmográficos sem áudio. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.17 |
Relatórios (finais, parciais e prévios) (comissões, frentes e fóruns parlamentares) |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
133.18 |
Autorização de uso do material e da imagem do palestrante, participante (audiências públicas, demais eventos legislativos) |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
134 |
Acordo de procedimentos da Comissão formalizado |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
134.1 |
Processo de audiências públicas |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
134.2 |
Enunciados |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
134.3 |
Nota técnica das comissões, frentes e fóruns parlamentares |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
Inclui notas técnicas produzidas tanto por órgãos da Alesc quanto por entidades externas |
134.4 |
Plano de trabalho, roteiro de comissão especial |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
135 |
Execução de eventos de cunho legislativo |
Compreende os trabalhos relacionados à realização, registro e condução de seminários, fóruns, congressos, mesas redondas, simpósios, exposições, palestras e de qualquer outra denominação de evento promovido pelos órgãos legislativos da Casa, cujo objetivo seja subsidiar os trabalhos de instrução de matérias legislativas. |
Ver código: 910 (Gestão de eventos) para eventos de cunho administrativo. |
|||
135.1 |
Discussão. Apresentações. Programação (eventos de cunho legislativo) |
Compreende os relatórios, notas taquigráficas e quaisquer documentos que registram discursos, palestras, apresentações, slides e demais conteúdos apresentados durante o evento, além da autorização do uso do material e da imagem do convidado. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 910 (Gestão de eventos). Não inclui discussão, apresentações, programação de eventos de cunho administrativo. |
135.2 |
Registro de presença em evento de cunho legislativo |
|
5 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
|
135.3 |
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos (eventos de cunho legislativo) |
Compreende registros que não sofrem alterações com vistas à divulgação em TV, internet, etc. bem como os registros filmográficos sem áudio. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. |
4 anos |
Guarda permanente |
|
140 |
Apresentação, instrução e análise de matérias e projetos |
Compreende a produção, alteração e análise de matérias e diplomas legais. |
Algumas proposições, dependendo da situação, podem ser acessórias de uma proposição principal. Nesse caso, as acessórias passam a ser parte integrante da principal e, portanto, tem a mesma classificação. As proposições que constam na presente classe, em sua maioria, são apenas aquelas que figuram como principal. |
|||
140.1 |
Acervo da Constituinte |
Compreende o dossiê das constituições catarinenses. |
Guarda permanente |
|
||
140.2 |
Livro de registro de leis |
Compreende os livros que foram utilizados para registro de leis. |
Guarda permanente |
|
||
141 |
Proposições - capeadas - propostas e projetos |
Compreende as proposições estabelecidas no art. 48 da Constituição do Estado. |
|
|||
141.1 |
Proposta de Emenda à Constituição do Estado |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
141.2 |
Projeto de lei complementar |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
141.3 |
Projeto de lei |
Compreende o projeto de lei ordinária e delegada. |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
141.4 |
Projeto de Conversão em Lei de Medida Provisória. |
Compreende a análise da Medida Provisória |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
141.5 |
Projeto de decreto legislativo |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
141.6 |
Projeto de Resolução |
Compreende o projeto de alteração do regimento interno. |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) para atos que tratem da administração e funcionamento da Alesc |
142 |
Proposições - capeadas - propostas e demais tipos |
Compreende as demais proposições capeadas estabelecidas no art. 178 do RI. |
|
|||
142.1 |
Proposta de sustação de atos |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação / art. 333, RI |
142.2 |
Anteprojeto de Lei |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação / É parte do Projeto de Lei |
142.3 |
Requerimento Capeado - RQC |
Compreende o requerimento de convocação de autoridade, fóruns parlamentares, frentes parlamentares e subcomissões. |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI. |
142.4 |
Requerimento de Diligência / Audiência Pública - RQX |
|
Enquanto vigora* |
5 anos |
Eliminação |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI. |
142.5 |
Recurso |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
142.6 |
Consulta |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
142.7 |
Mensagem |
Compreende as mensagens de veto e mensagens governamentais. |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
142.8 |
Ofícios capeados |
|
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. |
142.9 |
Sugestão legislativa |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
143 |
Proposições - não capeadas |
|
|
|||
143.1 |
Indicação |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
143.2 |
Moção |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
143.3 |
Pedido de Informação |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação |
143.4 |
Requerimento - RQS |
Compreende o requerimento de Deputado acerca de assuntos diversos. |
Enquanto vigora* |
5 anos |
Eliminação |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI. |
150 |
Fiscalização, controle e investigação parlamentar |
Compreende a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Estado e das entidades da Administração Direta e Indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, bem como a investigação de fatos de interesse do Estado. |
||||
151 |
Proposta de sustação de atos normativos do Poder Executivo |
Compreende a proposta para suspender atos normativos elaborados pelo Poder Executivo. |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 142.1 (Proposta de sustação de atos) art. 333, RI |
152 |
Convocação de Secretários de Estado e do Procurador-Geral do Estado |
Compreende a convocação de Secretários de Estado e do Procurador-Geral do Estado pela Alesc. |
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 142.3 (Requerimento Capeado - RQC) art. 336, RI |
153 |
Avisos. Acórdãos do TCE/SC |
|
Até o final da Sessão Legislativa seguinte |
20 anos |
Eliminação |
|
154 |
Tomada de contas do Governador do Estado (Contas dos Poderes Legislativo, Judiciário, do Ministério Público Estadual e do Tribunal de Contas do Estado estão anexadas) |
Compreende a apresentação das contas do Governador do Estado realizadas em exercício. |
Até o final da Sessão Legislativa seguinte |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 141.5 (Projeto de decreto legislativo), art. 274, RI, a formalização da aprovação ou não aprovação das contas é dada por meio de Decreto Legislativo. |
155 |
Controle político |
Compreende o controle político dos atos de governo. |
|
|||
155.1 |
Requerimento de documentos e informações |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 143.4 (Requerimento - RQS) art. 200 e 201, RI |
155.2 |
Solicitação de informações ao TCE/SC |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. |
155.3 |
Solicitação para instauração de processo |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. |
155.4 |
Denúncia por crime de responsabilidade |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. |
156 |
Inquérito parlamentar |
Compreende a investigação acerca de temas e fatos de interesse estadual e de suspeitas irregularidades. Compreende todas as etapas do processo, do requerimento ao relatório final. |
|
|||
156.1 |
Requerimento |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. art. 41, RI. |
156.2 |
Autos de CPI |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Prazo da CPI 120 dias, prorrogável por igual período. art. 41, RI. |
156.3 |
Relatório final |
|
Enquanto vigora* |
4 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Contém o Relatório circunstanciado. art. 163, RI |
160 |
Atuação parlamentar |
Compreende as atividades vinculadas individualmente ao parlamentar durante o cumprimento das ações resultantes do poder político outorgado pela sociedade. |
||||
161 |
Mandato parlamentar |
Compreende atividades relacionadas à posse, movimentação partidária, atuação como representante em órgãos externos, missões oficiais, afastamentos de mandato e regime disciplinar. |
|
|||
161.1 |
Resultado de eleições gerais |
Compreende o recebimento do resultado da eleição estadual. |
2 anos |
30 anos |
Guarda permanente |
|
161.2 |
Comunicação de resultado final de eleições |
|
2 anos |
30 anos |
Guarda permanente |
|
162 |
Posse e diplomação |
Compreende ações referentes à posse dos Deputados em mandato parlamentar. |
|
|||
162.1 |
Posse no mandato parlamentar |
2 anos |
30 anos |
Guarda permanente |
|
|
162.2 |
Livro de registro de diplomas |
|
2 anos |
30 anos |
Guarda permanente |
|
162.3 |
Diplomas dos Deputados |
|
2 anos |
30 anos |
Guarda permanente |
O documento original é devolvido ao parlamentar e arquivado cópia digitalizada do referido documento. |
162.4 |
Declaração de Bens e Rendas |
|
2 anos |
30 anos |
Guarda permanente |
|
163 |
Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares |
Compreende as ações referentes à frequência, licenças e afastamentos com impacto no mandato parlamentar. |
|
|||
163.1 |
Justificativa de falta de parlamentar |
|
2 anos |
60 anos |
Guarda permanente |
Inclui o Ato da Mesa com ofícios encaminhados pelo Deputado justificando a falta. |
163.2 |
Licenças e afastamentos do mandato |
|
2 anos |
60 anos |
Guarda permanente |
Inclui o Ato da Mesa com ofícios encaminhados pelo Deputado justificando o afastamento. Art. 48 ao 52, RI. Art. 45, inciso I, da Constituição do Estado. |
163.3 |
Missão oficial (Deputados) |
|
2 anos |
60 anos |
Guarda permanente |
Missão oficial - licença para missão temporária caráter diplomático ou cultural, ver art. 52, I, RI |
164 |
Certidão de mandato parlamentar |
Compreende a solicitação de certidão de mandato parlamentar. |
|
|||
164.1 |
Solicitação de certidão de Deputado |
|
1 ano |
4 anos |
Guarda permanente |
Inclui certidão de Deputado expedida |
170 |
Regime disciplinar parlamentar |
Compreende a apuração de fatos e correção da conduta parlamentar. |
||||
171 |
Processo correcional (Deputado) |
|
Enquanto vigora* |
30 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Inclui o processo de apuração e o requerimento de representação. Art. 363, RI. |
172 |
Processo de perda de mandato por decisão judicial |
|
2 anos após o término da legislatura |
30 anos |
Guarda permanente |
Art. 347 e 363, RI. |
173 |
Processo ético-disciplinar |
|
2 anos após o término da legislatura |
30 anos |
Guarda permanente |
|
180 |
Representação institucional em órgãos externos |
Compreende os documentos sobre indicação e participação em conselhos e organismos estaduais, nacionais e internacionais para discussões de interesse da Alesc. |
||||
181 |
Indicação. Substituição para órgãos externos |
|
Enquanto vigora* |
20 anos |
Guarda permanente |
*A vigência esgota-se ao término da tramitação / Inclui a indicação para composição de conselhos externos como o conselho de governo, CEDCA/SC entre outros |
182 |
Justificativa de ausência em reunião de órgãos externos |
|
Enquanto vigora |
20 anos |
Guarda permanente |
|
190 |
Movimentação e estrutura política partidária |
Compreende os registros referentes à composição das bancadas, mudanças de partido, cálculos de proporcionalidade partidária, constituição de blocos parlamentares. |
||||
191 |
Constituição de bancada ou blocos parlamentares |
|
Enquanto vigora |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 112 (Funcionamento das Bancadas e dos Blocos Parlamentares) |
192 |
Quadros de lideranças |
|
Enquanto vigora |
4 anos |
Guarda permanente |
Ver código: 113 (Funcionamento do Colégio de Líderes) |
193 |
Registro de cálculos de proporcionalidade partidária |
|
Enquanto vigora |
4 anos |
Guarda permanente |
|
900 |
Administração de atividades acessórias |
Compreende o desenvolvimento de atividades complementares. |
||||
|
|
|
|
|
||
| 910 | Gestão de eventos | Compreende a gestão de eventos relacionados à área administrativa. | Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes aos eventos não efetivados | (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||
910.01 |
Normatização. Regulamentação |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
| 910.02 | Eventos culturais e programas institucionais | 5 anos | 15 anos | Eliminação | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
|
|
|
|
|
|
|
| 911 | Planejamento e programação | Compreende documentos referentes ao planejamento e à programação do evento, tais como: a definição do tema, a lista de palestrantes e convidados, o cronograma das atividades, as instruções para participantes, dentre outros. | 5 anos | 5 anos | Guarda Permanente | (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) |
911.1 |
Registros de exposição |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
| 911.2 | Homenagens aprovadas em Plenário | 5 anos | 5 anos | Guarda Permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
912 |
Divulgação |
Compreende documentos referentes à divulgação dos eventos, como: folders, cartazes, folhetos, dentre outros. |
1 ano |
2 anos |
Eliminação |
Arquivar um exemplar do material de divulgação de cada evento. |
912.1 |
Convites |
Compreende a elaboração de convites para os eventos promovidos pela Alesc. |
2 anos |
3 anos |
Guarda permanente |
Arquivar um exemplar de convite em formato de arquivo nato-digital ou digitalizado, preferencial. |
913 |
Inscrição e controle de frequência |
Compreende fichas de inscrição, cadastro ou relação de inscritos e listas de presença dos participantes nos eventos. |
2 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
913.1 |
Livros de solenidades |
Compreende o registro de realização das Sessões Solenes. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Inclui documentos que registram a presença de autoridades em eventos da Alesc |
913.2 |
Livros, listas de presença em eventos |
Compreende o registro de presença nos eventos da Alesc. |
5 anos |
Eliminação |
|
|
914 |
Emissão de certificados |
Compreende documentos referentes à expedição, registro e controle da entrega do certificado aos participantes nos eventos. |
2 anos |
3 anos |
Guarda permanente |
|
915 |
Avaliação dos resultados |
Compreende documentos referentes à avaliação dos resultados alcançados pelos eventos, tais como: formulários de avaliação, relatórios parciais e finais, etc. |
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
916 |
Habilitação, julgamento e recursos |
Compreende documentos referentes à habilitação dos candidatos inscritos nos prêmios e nos concursos culturais, ao julgamento dos trabalhos concorrentes, ao desempenho dos participantes e aos recursos apresentados aos resultados do julgamento, bem como os trabalhos inscritos e as atas de julgamento. |
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
917 |
Premiações e concursos cívicos e culturais |
Compreende documentos referentes a entrega da premiação aos candidatos vencedores dos concursos culturais promovidos pela Alesc, tais como: termo de entrega e recebimento, termo de cessão de direitos autorais, etc. |
|
|||
917.1 |
Processo de premiações, medalhas, concursos cívicos e culturais |
|
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
Inclui a solicitação para a criação do concurso ou premiação e a concessão de medalhas |
917.2 |
Inscrição em concursos e/ou premiações |
|
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
A documentação de inscrição dos candidatos abaixo da 3ª colocação deve ser descartada 1 (um) ano após a realização do concurso ou concessão do prêmio |
917.3 |
Trabalhos apresentados em concursos e/ou premiações |
|
2 anos |
2 anos |
Guarda permanente |
Os trabalhos apresentados pelos candidatos classificados abaixo da 3ª colocação devem ser descartados 1 (um) ano após a realização do concurso ou concessão do prêmio. |
918 |
Contratação de prestação de serviços para eventos |
Compreende a contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços referentes aos eventos promovidos pela Alesc. |
5 anos |
15 anos |
Eliminação |
|
919 |
Outras ações referentes à gestão de eventos |
Compreende outras ações referentes à gestão de eventos não abordada nos códigos anteriores. |
|
|||
919.1 |
Participação em eventos promovidos e realizados por outras instituições |
|
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação. |
|
920 |
Promoção de visitas |
Compreende a gestão das visitas públicas à Alesc. | ||||
920.01 |
Normatização. Regulamentação |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
921 |
Programação de visitas |
Compreende os registros de planejamento e programação de visitas monitoradas. |
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
922 |
Controle de visitas e visitantes |
Compreende o controle da entrada de visitantes e o acompanhamento destes durante as visitas. |
2 anos |
Eliminação |
|
|
922.1 |
Solicitação de recepção para visita guiada |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
|
|
|
| |||
| 930 | Formação legislativa, política e cidadã | Compreende as ações de identificação, formação, desenvolvimento e retenção de capital intelectual. | As informações contidas nos documentos da Escola do Legislativo estão disponíveis no Sistema Acadêmico. | (Redação dada pelo ato da mesa 394, de 2024) | ||
930.01 |
Normatização. Regulamentação |
|
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) |
|||
930.1 |
Solicitação de capacitação |
|
5 anos |
Guarda permanente |
Compõe o dossiê do curso |
|
930.2 |
Planejamento e orientações relativas a cursos |
|
Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
|
930.3 |
Emissão de certificado de capacitação |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
930.4 |
Participação em eventos, cursos e congressos (Participantes) |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
930.5 |
Dossiê do curso |
|
5 anos |
Guarda permanente |
|
|
930.51 |
Relatório |
5 anos |
Guarda permanente |
|||
930.52 |
Conteúdo programático do projeto |
|
5 anos |
Guarda permanente |
Compõe o dossiê do curso |
|
930.53 |
Dados dos professores |
5 anos |
Guarda permanente |
Compõe o dossiê do curso |
||
| 930.54 | Pagamento a instrutores e instituições | 5 anos | 10 anos | Guarda permanente | (Redação incluída pelo ato da mesa 394, de 2024) | |
931 |
Pós-graduação, pesquisa e extensão |
Compreende os cursos de pós-graduação lato e stricto sensu, e atividades de pesquisa e extensão. |
||||
931.1 |
Concepção e credenciamento de cursos |
|
|
|||
931.2 |
Processo de propostas para pós-graduação |
|
7 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
|
931.3 |
Projeto pedagógico dos cursos |
|
7 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
|
931.4 |
Criação de cursos/criação de programas |
|
7 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
|
931.5 |
Credenciamento/ renovação de credenciamento (CEE) |
|
Enquanto vigora |
7 anos |
Guarda permanente |
|
931.6 |
Prontuário de docente |
|
7 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
932 |
Organização curricular |
|
|
|||
932.1 |
Disciplinas: planos de curso |
|
7 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
932.2 |
Calendário de oferta de disciplinas |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
932.3 |
Planejamento da atividade acadêmica |
|
Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
|
933 |
Seleção |
|
|
|||
933.1 |
Inscrições |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
933.2 |
Recursos |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
933.3 |
Resultados |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
934 |
Matrícula e aproveitamento |
|
|
|||
934.1 |
Matrícula |
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola |
7 anos |
Eliminação |
|
934.2 |
Aproveitamento de estudos |
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola |
7 anos |
Eliminação |
|
935 |
Trancamento e desligamento |
Compreende o trancamento de curso ou de disciplinas, além do desligamento do aluno. |
|
|||
935.1 |
Trancamento total de curso |
Compreende Requerimento/Processo de trancamento total de curso. |
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola |
7 anos |
Eliminação |
|
935.2 |
Desligamento dos cursos |
Compreende desligamentos por abandono de curso, jubilação e outros motivos. |
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola |
7 anos |
Eliminação |
|
935.3 |
Trancamento de disciplina |
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola |
Eliminação |
|
|
936 |
Avaliação acadêmica |
|
|
|||
936.1 |
Pastas das disciplinas |
|
7 anos |
7 anos |
Eliminação |
|
936.2 |
Provas/exames/ trabalhos |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
936.3 |
Trabalhos de conclusão de curso (TCC) (especialização) |
|
Guarda permanente* |
Os trabalhos de conclusão de curso serão recolhidos para guarda permanente na Biblioteca da Alesc |
||
936.4 |
Atividades complementares |
|
Enquanto vigora |
Eliminação |
|
|
936.5 |
Indicação, aceite e substituição de orientador e coorientador |
|
Enquanto vigora |
Eliminação |
|
|
936.6 |
Bancas examinadoras: qualificação e defesa |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
936.7 |
Dissertação de mestrado e tese de doutorado |
Compreende as dissertações e teses desenvolvidas por servidores da Alesc. |
Guarda permanente* |
As dissertações de mestrado e teses de doutorado serão recolhidas para guarda permanente na Biblioteca da Alesc |
||
937 |
Histórico escolar |
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola |
5 anos |
Guarda permanente |
|
938 |
Diplomas |
|
|
|||
938.1 |
Expedição de diploma |
|
2 anos |
Eliminação |
|
|
938.2 |
Registro de diploma |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
939 |
Pesquisa e extensão |
|
|
|||
939.1 |
Criação de grupos |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
939.2 |
Projetos de pesquisa e extensão |
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
990 |
Outras ações referentes à administração de atividades acessórias |
Compreende as comunicações ocasionais e genéricas efetuadas pela Alesc no relacionamento com outras instituições públicas e privadas e que não dizem respeito ao desenvolvimento de suas atividades específicas. |
||||
991 |
Gestão de comunicações eventuais |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
992 |
Relacionamento com associações culturais, de amigos e de servidores |
|
1 ano |
Eliminação |
|
|
|
|
||||
|
|
||||
|
|
|
|
||
|
|||||
|
|||||
|
||
|
|
|
|
|
|
|
* Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro Mensuração de Documentos Textuais.
Unidade administrativa: |
LISTAGEM N°: [N°/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA] |
|||||
Classificação dos documentos |
Ano ou |
Unidade de arquivamento dos documentos |
Observações e/ou justificativas |
|||
Código |
Descritor |
Quantificação |
Especificação |
Digitalizado |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados): |
||||||
Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados): |
||||||
Este quadro somente deverá ser preenchido quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de decisão final do TCE-SC pela aprovação, arquivamento ou extinção do processo de prestação de contas da Alesc. |
||
Contas do(s) exercício(s) de: |
Decisão proferida pelo TCE-SC em: |
Publicação da decisão no Diário (data, seção, página): |
|
|
|
|
|
|
Data: ___/___/___
|
Nº (indicar o nº / ano do Edital)
O(A) Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos, designado(a) pelo Ato da Mesa nº (indicar o nº / dia, mês e ano do ato da mesa de designação), publicado no Diário da Alesc, de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa), faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário da Alesc se não houver oposição, o(a) (indicar o responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante requerimento dirigido à Comissão de Avaliação de Documentos da Alesc, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Florianópolis, ___de _________________ de _____.
Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos.
Aos ........... dias do mês de ................. do ano de .........., a Coordenadoria de Documentação de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no Diário da Alesc, de (indicar a data e número da publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).
Nome e assinatura do membro da Comissão de Avaliação de Documentos responsável designado(a) para supervisionar e acompanhar a eliminação.
Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Coordenadoria de Documentação.
Aos ........... dias do mês de ................. do ano de..........., a Coordenadoria de Documentação, de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o n° / ano da listagem), elaborada e aprovada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa produtora dos documentos) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n° (indicar o n° / ano do edital), publicado no Diário da Alesc de (indicar a data e número da publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) dos documentos que foram eliminados).
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Forma de entrada: Transferência para a fase intermediária ( ) Recolhimento para guarda permanente ( ) |
LISTAGEM N°: [N°/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA] |
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Unidade administrativa produtora dos documentos/Sigla: |
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Gênero documental: |
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N° da caixa |
Código |
Descritor do código |
Dossiês/proce ssos (relativos a:) |
Numeração (se houver) |
Datas: |
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Quantidade |
Especificação |
Digitalizado |
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Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados): |
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Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados) |
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A Coordenadoria de Documentação, neste ato representado pelo(a) (nome do Coordenador) e (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), neste ato representado pelo(a) (nome do Diretor/Coordenador), nos termos da Resolução (colocar número e data desta Resolução), resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes cláusulas:
Cláusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, a transferência de documentos para a guarda temporária nos arquivos da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo) conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos, nº __, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.
Cláusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Transferência as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I – caberá a (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e alocação dos documentos nos arquivos da Coordenadoria de Documentação;
II – caberá à Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.
Cláusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5º da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e da Lei nacional nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Cláusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.
Cláusula Quinta
Disposições finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento.
O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos)
A Coordenadoria de Documentação, neste ato representada pelo(a) (nome do Coordenador) e a (nome da unidade administrativa produtora do documento), neste ato representada pelo(a) (nomedoDiretor/Coordenador), nos termos da Resolução n° (colocarnúmeroedatadestaresolução), resolvem assinar o presente Termo, mediante as seguintes cláusulas:
Cláusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo a transferência de documentos para a guarda temporária nos arquivos da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa produtora do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo), conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos n°_________, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.
Cláusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Transferência, as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I – caberá à (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento ) garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e à alocação dos documentos nos arquivos da Coordenadoria de Documentação; e
II – Caberá à Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.
Cláusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5° da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e da Lei nacional n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Cláusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.
Cláusula Quinta
Disposições finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento. O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.
A Gerência do Centro de Memória, neste ato representado pelo(a) (nome do gerente), a Coordenadoria de Documentação, neste ato representado pelo(a) (nome do Coordenador) e (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), neste ato representado pelo(a) (nome do Diretor/Coordenador), nos termos da Resolução (colocar número e data desta Resolução), resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes cláusulas:
Cláusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento de documentos para guarda permanente nos arquivos da Gerência do Centro de Memória, da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo) conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos, nº __, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.
Cláusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I – caberá a (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento) garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e alocação dos documentos nos arquivos da Gerência do Centro de Memória e da Coordenadoria de Documentação;
II – caberá à Gerência do Centro de Memória e a Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.
Cláusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5º da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e da Lei nacional nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Cláusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.
Cláusula Quinta
Disposições finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento.
O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.