RESOLUÇÃO Nº 005, DE 30 DE SETEMBRO DE 2021

Procedência: Mesa

Natureza: PRS/0006.7/2021

DA: 7.946, de 30/09/2021

Fonte: ALESC/GCAN.

Dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina e estabelece outras providências.

O PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da prerrogativa outorgada pelo art. 65, inciso VI, alínea “k”, do Regimento Interno,

DECRETA:

Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).

Art. 2º A Política de Gestão de Documentos objetiva estabelecer os princípios e as diretrizes para a preservação de documentos provenientes da Alesc e de origem privada de interesse público e social, visando à gestão, à preservação e o acesso aos documentos arquivísticos.

Art. 3º Para os fins do disposto nesta Resolução considera-se:

I – arquivo: conjunto de documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos por pessoa natural ou jurídica, qualquer que seja o suporte da informação;

II – classificação de documentos: sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os à classe, subclasse e grupo responsável por sua produção e acumulação;

III – custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade;

IV – desentranhamento: retirada de folhas e/ou documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa documentada;

V – digitalização: conversão de um documento físico em um documento digital;

VI – documento arquivístico: documento produzido, elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência;

VII – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável, por meio de sistema computacional, classificado como:

a) documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado: documento eletrônico obtido pela conversão de documento originariamente físico, gerado por fiel representação em código digital;

VIII – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza;

IX – fase corrente: aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades administrativas produtoras em razão de sua vigência de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais, e, da frequência com que são, por elas, consultados;

X – fase intermediária: conjunto de documentos que não são de uso corrente ou consultados com frequência pelas unidades administrativas produtoras, mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;

XI – guarda permanente: conjunto de documentos com valor histórico, comprobatório e/ou informativo, que devem ser definitivamente preservados;

XII – integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada;

XIII – preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;

XIV – preservação física: aplicação de medidas e procedimentos tendentes a prevenir a degradação física dos documentos e a garantir sua segurança contra acidentes e intrusões;

XV – processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos digitais, em tramitação ou arquivados no banco de dados da Alesc, com identificação única, disponibilizados por meio eletrônico;

XVI – produtor: pessoa física ou jurídica que produz, recebe ou acumula documentos arquivísticos em função de seu mandato, missão, funções ou atividades;

XVII – repositório arquivístico digital: repositório digital que armazena e gerencia documentos arquivísticos, nas fases corrente e intermediária e na guarda permanente;

XVIII – repositório digital: plataforma tecnológica que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos; e

XIX – unidade administrativa: compreende todos os setores administrativos e gabinetes parlamentares da Alesc.

CAPÍTULO I

DA POLÍTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 4º A Coordenadoria de Documentação (CDOC) é a unidade administrativa responsável pela proposição e coordenação das ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da Política de Gestão de Documentos.

Parágrafo único. À Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), instituída por meio do art. 35, compete, sem prejuízo das demais atribuições, auxiliar a CDOC na gestão de documentos da Casa.

Art. 5º A Política de Gestão de Documentos estabelecerá os procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Parágrafo único. A gestão de documentos da Alesc é composta:

I – na fase corrente pelos arquivos das unidades administrativas; e

II – na fase intermediária e guarda permanente pelos arquivos da Coordenadoria de Documentação e Gerência do Centro de Memória.

Art. 6º Compete às unidades administrativas responsáveis pelo arquivo corrente da Alesc:

I – alocar os recursos humanos e materiais necessários à execução dos procedimentos descritos nesta Resolução;

II – utilizar papel alcalino e evitar o uso de papel reciclado para os documentos de guarda permanente;

III – manter o acervo organizado;

IV – selecionar periodicamente os documentos que pretende transferir ou enviar para recolhimento, observando o disposto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

V – manter higienizado o acervo; e

VI – acondicionar os documentos em embalagens apropriadas, conforme art. 32.

Art. 7º Compete à CDOC, com o apoio da Gerência do Centro de Memória, além do disposto nos incisos do art. 6º:

I – supervisionar as atividades desenvolvidas pela CAD;

II – receber, analisar e encaminhar as solicitações de atualização do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos à Mesa;

III – assessorar as unidades administrativas acerca da gestão de documentos, em todas as suas etapas, incluindo a eliminação; e

IV – realizar a eliminação de documentos.

CAPÍTULO II

DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 8º Fica instituído o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), como instrumentos básicos da gestão de documentos legislativos e administrativos produzidos, recebidos e acumulados pela Alesc no exercício de suas funções e atividades.

Parágrafo único. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos foram unificados no Anexo I.

Art. 9º O CCD é um instrumento utilizado para classificar os documentos produzidos pelas unidades administrativas da Alesc no desempenho de suas funções e atividades, e identificar o conteúdo destes documentos.

Parágrafo único. A classificação objetiva agrupar os documentos sob mesma função, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Art. 10. O CCD da Alesc foi elaborado em consonância com a Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), na qual estabelece o sistema decimal, classificado em classes, subclasses, grupos e subgrupos:

I – classe: conjunto de atividades exercidas pela Alesc para a consecução de seus objetivos;

II – subclasse: agrupamento de atividades afins por classe;

III – grupo: ação ou serviço decorrente do exercício de uma classe; e

IV – subgrupo: agrupamento de atividades afins por grupo.

§ 1º As classes são subdivididas em subclasses e identificadas por meio de códigos, na Alesc estão assim estruturadas:

a) 000 – administração geral:

1. 010 – organização e funcionamento;

2. 020 – gestão de pessoas;

3. 030 – gestão de materiais, patrimônio e serviços;

4. 040 – gestão de bens patrimoniais e de serviços;

5. 050 – gestão orçamentária e financeira;

6. 060 – gestão da documentação e da informação;

7. 070 – gestão dos serviços postais e de telecomunicações;

8. 080 – pessoal militar; e

9. 090 – vaga;

b) 100 – administração do processo legislativo:

1. 110 – direção dos trabalhos legislativos;

2. 120 – organização e funcionamento do Plenário;

3. 130 – organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares;

4. 140 – apresentação, instrução e análise de matérias e projetos;

5. 150 – fiscalização, controle e investigação parlamentar;

6. 160 – atuação parlamentar;

7. 170 – regime disciplinar parlamentar;

8. 180 – representação institucional em órgãos externos; e

9. 190 – movimentação e estrutura política partidária;

c) 900 – administração de atividades acessórias:

1. 910 – gestão de eventos;

2. 920 – promoção de visitas; e

3. 930 – formação legislativa, política e cidadã.

§ 2º Os grupos e subgrupos foram subdivididos a partir das subclasses em conformidade ao sistema decimal, conforme Anexo I.

Art. 11. A TTDD indica, a partir das classes, os prazos de guarda em todas as suas fases e a destinação dos documentos de acordo com o valor documental estabelecido em leis e atos normativos regulamentadores.

Parágrafo único. O prazo de guarda indica o tempo de permanência dos documentos nas fases corrente e intermediária nas unidades administrativas.

Art. 12. Caberá às unidades administrativas comunicar à CAD a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos e não indicados no CCD e na TTDD.

Parágrafo único. A comunicação deverá ser acompanhada de proposta estruturada de acordo com o Anexo I, com a indicação de prazo de guarda e destinação, sendo devidamente documentada e justificada.

Art. 13. A atualização do CCD e TTDD será analisada a partir da proposta apresentada pela CAD, em conformidade ao inciso II do art. 7º e ao inciso III do art. 39.

CAPÍTULO III

DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 14. O processo de eliminação de documentos, no âmbito da Alesc, dar-se-á em observância ao art. 9º da Lei nacional nº 8.159, de 28 de janeiro de 1991, Lei nacional nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, Lei nacional nº 12.682, de 9 de julho de 2012, Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, Decreto federal nº 10.278 de 18 de março de 2020, e na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, e na Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivologia (Conarq).

Art. 15. A eliminação de documentos na Alesc é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela CAD e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

§ 1º A CDOC é a unidade administrativa da Alesc responsável pela eliminação de documentos.

§ 2º Os dados informados nos documentos descritos nesta Resolução são de inteira responsabilidade das unidades administrativas que os preencher.

§ 3º Os documentos que compõem o processo eletrônico de eliminação de documentos são:

I – Listagem de Eliminação de Documentos;

II – documento de aprovação da listagem de eliminação emitido pela CAD;

III – minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;

IV – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado;

V – minuta do Termo de Eliminação de Documentos;

VI – Termo de Eliminação de Documentos publicado; e

VII – relatório que registra as atividades e os procedimentos de fragmentação dos documentos eliminados.

Art. 16. A CAD é a unidade administrativa responsável por analisar as informações técnicas contidas na Listagem de Eliminação de Documentos de acordo com o Anexo II.

§ 1º Após análise da Listagem de Eliminação, e se cumpridos os requisitos estabelecidos nesta Resolução, a CAD deverá elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em conformidade ao Anexo III.

§ 2º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos será encaminhado pela CAD para a publicação no Diário Oficial Eletrônico da Alesc visando dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos constantes da Listagem de Eliminação de Documentos, consignando o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de documentos dos processos.

Art. 17. Decorrido o prazo estipulado no § 2º do art. 16, a CAD enviará o processo eletrônico para a CDOC que procederá à eliminação dos documentos constantes do Edital com a ciência das Diretorias Geral e Legislativa.

Art. 18. Efetivada a eliminação a CDOC deverá elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, Anexo IV, com o registro das informações relativas à eliminação.

Parágrafo único. Ao Termo de Eliminação será dado à publicidade por meio do Diário Oficial Eletrônico da Alesc.

Art. 19. Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem na TTDD da Alesc será realizada mediante justificativa fundamentada e documentada, em processo eletrônico, remetido à CAD, observado o trâmite do processo de eliminação de documentos, art. 15, e autorizada expressamente pela CDOC.

Art. 20. A CDOC comunicará à unidade administrativa responsável pelos documentos o vencimento do prazo de guarda, na fase intermediária, dos acervos transferidos para sua custódia, para que seja providenciada a eliminação, quando esta for prevista na TTDD.

Art. 21. Os documentos autuados no SEI poderão ser eliminados, desde que observado o valor documental, em consonância aos arts. 20 e 22 do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021, após o processo de digitalização baseado na técnica e nos requisitos do Decreto federal nº 10.278, de 2020, e normatizados na Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021 da Alesc.

Parágrafo único. É recomendada a precaução na eliminação de documentos originais autuados no SEI, que possam provocar riscos ou insegurança jurídica à Alesc, por serem comprobatórios de atos jurídicos e administrativos de maior relevância, mesmo que não sejam destinados à guarda permanente.

Art. 22. O ato de eliminação de documentos públicos que estejam em suporte físico será efetuado por meio de fragmentação manual ou mecânica ou incineração, com a supervisão de um dos membros da CAD, obrigatoriamente.

§ 1º As aparas dos documentos poderão ser doados ou vendidos.

§ 2º O valor obtido com a venda das aparas deverá ser recolhido junto à Diretoria Financeira, que será registrada como recurso patrimonial primário – fonte 260.

§ 3º Em nenhuma hipótese será permitida a doação de documentos públicos na íntegra.

Art. 23. Os documentos digitais poderão ser eliminados em observância a TTDD e por intermédio de operacionalização de sistema informatizado de gestão de documentos adotado pela Alesc.

Parágrafo único. A eliminação de documentos digitais deverá ser normatizada em Ato da Mesa específico.

Art. 24. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.

CAPÍTULO IV

DA TRANSFERÊNCIA E DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

Art. 25. Os documentos produzidos ou recebidos pela Alesc, decorridos os prazos de guarda nas unidades administrativas, serão transferidos ou recolhidos aos arquivos da CDOC para fase intermediária e guarda permanente, respectivamente, em consonância aos prazos estabelecidos na TTDD.

Art. 26. A transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos no âmbito da Alesc deverão ser realizados com base nos procedimentos definidos nesta Resolução.

§ 1º Os documentos de guarda permanente serão avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a identificação, o acesso e o controle.

§ 2º A transferência ou o recolhimento de documentos aos arquivos da CDOC compõe-se das seguintes etapas:

I – comunicar à CDOC da necessidade de transferir ou enviar para recolhimento os documentos, indicando servidor para o processo e solicitando orientação técnica, se necessário;

II – elaborar a Listagem Descritiva de Documentos que pretende transferir ou enviar para recolhimento na CDOC, conforme Anexo V;

III – elaborar o Termo de Transferência, Anexo VI, ou o Termo de Recolhimento, Anexo VII, de documentos; e

IV – providenciar a entrega dos documentos nos arquivos indicados pela CDOC, adotando meios de transporte e procedimentos seguros para garantir a integridade do acervo.

Art. 27. Os documentos transferidos cuja destinação final seja a guarda permanente serão automaticamente recolhidos pela Gerência do Centro de Memória depois de cumprido o prazo de guarda da fase intermediária previsto na TTDD.

Parágrafo único. A CDOC oficializará o recolhimento dos documentos a que se refere o caput por meio da lavratura de Termo de Recolhimento, dando ciência do ato à unidade administrativa responsável pelos documentos.

Art. 28. Os documentos produzidos em função dos processos de transferência ou de recolhimento são considerados de guarda permanente e ficarão sob a custódia da CDOC.

Seção I

Da Organização, Higienização e Acondicionamento dos Documentos

Art. 29. As unidades administrativas responsáveis pelos documentos deverão prover e zelar pela sua organização, higienização e seu acondicionamento.

Art. 30. A organização dos documentos deverá observar o CCD.

§ 1º Os documentos deverão ser organizados em classes, subclasses, grupos e subgrupos, sendo estes identificados com os códigos correspondentes da classificação e ordenados, adotando-se métodos específicos a sua natureza, que são:

I – alfabético;

II – geográfico;

III – numérico;

IV – ideográfico; e/ou

V – padronizados.

§ 2º A ordenação dos documentos tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.

§ 3º O documento deve ser organizado e distribuído em volumes de processo contendo, no máximo, 200 páginas (folhas), abrindo, sempre que possível, novo volume.

§ 4º Todas as folhas dos documentos devem ser numeradas e rubricadas.

Art. 31. A higienização dos documentos consiste na análise do documento a fim de:

I – retirar ligas de borracha, bailarina de metal, grampos e clipes metálicos, os quais devem ser substituídos por fixadores de plásticos, com uma perfuração uniforme e adequada;

II – desdobrar os documentos que tiverem dobrados, tendo o cuidado para não os rasgar;

III – substituir as folhas de fax e/ou papel termossensível por cópias autenticadas;

IV – evitar o uso de fita plástica adesiva nas folhas dos documentos. A fita plástica adesiva deve ser substituída por cola adesiva de pH neutro, e a colagem deve ser feita com tiras de papel branco, no verso do documento, para não prejudicar a leitura.

Art. 32. O acondicionamento dos documentos deverá observar os procedimentos de organização e higienização.

I – verificar a existência de documentos que tratam da mesma classe, dispondo-os em ordem cronológica decrescente, sendo os documentos com data mais recente em primeiro lugar e assim ordenadamente. Agrupando sempre os documentos do mesmo código;

II – ordenar os documentos que não possuem a mesma classe, conforme a ordem estabelecida, formando dossiês, e, verificando a existência de cópias e as eliminando se não causarem dano jurídico ou administrativo à Alesc;

III – adequar os documentos que tenham o tamanho diverso ao A4, por exemplo, mapas e plantas, em embalagens apropriadas, observando as boas práticas;

IV – acomodar os documentos filmográficos, sonoros, cartográficos, micrográficos e informáticos em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez;

V – reunir os documentos em caixas-arquivos, na composição e tamanho estabelecidos pela CDOC. As caixas poderão ter um número ilimitado de pastas, entretanto não acondicionar documentos acima da capacidade da caixa;

VI – etiquetar as caixas com o nome do setor, o tipo documental e informações suficientes para posterior recuperação, conforme modelo de etiqueta a ser disponibilizado pela CDOC; e

VII – conter em cada caixa uma cópia da lista detalhada de processos e suas informações para conferência.

Seção II

Da consulta dos documentos transferidos e recolhidos

Art. 33. Na fase intermediária, é assegurado à unidade administrativa produtora responsável pelos documentos o acesso e a consulta à documentação, inclusive sob a forma de empréstimo ou reprodução, bem como o desarquivamento de documentos, por meio de solicitação formal à CDOC.

Parágrafo único. O acesso e a consulta à documentação restrita e sigilosa são disciplinados em ato próprio.

Art. 34. Na guarda permanente, caberá à CDOC facultar o acesso e a consulta bem como promover a divulgação dos documentos, observada a legislação pertinente, conforme estabelecido em Termo de Recolhimento.

§ 1º Os documentos permanentes constituem patrimônio arquivístico da Alesc, são inalienáveis e sua guarda é obrigatória e imprescritível.

§ 2º As consultas aos documentos originais de guarda permanente deverão ser feitas nas dependências da CDOC e da Gerência do Centro de Memória, sendo vedado o empréstimo, salvo nos casos previstos em lei ou em ato próprio.

§ 3º A CDOC em conjunto com a Gerência do Centro de Memória providenciarão meios para difundir a informação e os documentos do Parlamento catarinense.

CAPÍTULO V

DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 35. Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), vinculada à Coordenadoria de Documentação, com os objetivos de:

I – cooperar com a CDOC nas ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da Política de Gestão de Documentos da Alesc;

II – elaborar e aperfeiçoar os métodos e os instrumentos de gestão de documentos; e

III – atuar como unidade administrativa propositiva, consultiva e deliberativa para o estabelecimento de diretrizes relativas à implantação e operacionalização de sistema eletrônico de informações e repositórios.

Art. 36. A CAD será composta por servidores do quadro da Alesc, constituída por:

I – 1 (um) representante da Diretoria Administrativa;

II – 1 (um) representante da Diretoria Financeira;

III – 1 (um) representante da Diretoria de Recursos Humanos;

IV – 2 (dois) representantes da Diretoria Legislativa, sendo 1 (um) da Coordenadoria de Documentação.

§ 1º A Comissão será presidida por representante da Coordenadoria de Documentação indicado(a) pelo(a) coordenador(a) da CDOC.

§ 2º A CAD poderá solicitar apoio técnico e especializado, quando julgar necessário, a fim de evitar imbróglios jurídicos e administrativos para a Alesc.

§ 3º Servidores(as) e colaboradores(as) das unidades administrativas poderão ser convidados(as) para participar das reuniões da CAD, a critério de seu/sua presidente, em acordo com (a) coordenador(a) da CDOC.

Art. 37. As designações dos integrantes e presidente da CAD dar-se-ão por Ato da Mesa.

Art. 38. As reuniões da CAD serão convocadas pelo(a) seu/sua presidente, sempre que julgar necessário, observando-se o mínimo de uma reunião por Sessão Legislativa.

Art. 39. À CAD compete:

I – desenvolver, validar, implementar e atualizar a Política de Gestão de Documentos, com vistas a estruturação, padronização de boas práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;

II – orientar, por meio da CDOC, as unidades administrativas da Alesc quanto ao processo de análise, avaliação e seleção do conjunto de documentos produzidos e acumulados, bem como a guarda e a destinação, observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos;

III – analisar os conjuntos de documentos a fim de definir a sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo, quando necessário, conforme estabelecido em ato específico;

IV – executar, junto com a CDOC, os procedimentos de uso, classificação e desclassificação de informações restritas e de acesso a tais informações, conforme estabelecido em ato específico;

V – atuar em cooperação com a CDOC no processo de revisão e atualização do CCD e da TTDD, sempre que necessário;

VI – orientar sobre a execução dos procedimentos que envolvem a transferência, reprodução, o recolhimento e a eliminação de documentos;

VII – avaliar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas pelas unidades administrativas, conforme art. 16;

VIII – elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme § 1º do art. 16;

IX – supervisionar as eliminações de documentos, conforme estabelecido no art. 22;

X – acompanhar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos pela CDOC;

XI – propor critérios de seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando estes forem valorados pela CAD, bem como aprová-los;

XII – colaborar com a CDOC na parametrização dos processos, documentos e assuntos do SEI, conforme estabelecido no art. 40 do Ato da Mesa nº 230, de 2021; e

XIII – acompanhar a operacionalização do SEI, monitorando o cumprimento das diretrizes relativas à gestão de documentos na implementação de processos eletrônicos.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 40. A Alesc implementará por meio da CDOC e da Diretoria de Tecnologia e Informações meios que garantam a preservação digital dos documentos arquivísticos, dos microfilmes, bem como sua preservação física.

Parágrafo único. A preservação digital e física dar-se-á por meio de repositórios arquivísticos digitais.

Art. 41. Todos os documentos produzidos pela Alesc serão digitalizados a partir de boas práticas, conforme Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021, mantendo a integridade dos documentos.

Art. 42. A CDOC disponibilizará os documentos constantes nos Anexos desta Resolução em sistemas próprios.

Art. 43. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor e nos termos do art. 25 da Lei nacional nº 8.159, de 1991, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 44. Em hipótese nenhuma será permitida a eliminação de documentos, independente do suporte e formato, que não tenham sido preservados o conteúdo informacional, observado o art. 23.

Art. 45. A Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina garantirá acesso aos documentos, nos termos da legislação vigente.

Art. 46. As alterações dos Anexos previstos nesta Resolução serão realizadas por Ato da Mesa, em conformidade à Política de Gestão de Documentos e os procedimentos descritos neste ato, observando-se a metodologia empregada pela CDOC e CAD.

Art. 47. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 48. Ficam revogadas a Resolução DP nº 019, de 13 de maio de 1996; a Resolução DP nº 018, de 8 de julho de 1998; a Resolução nº 007, de 13 de setembro de 2005; e, a Resolução nº 005, de 17 de setembro de 2007.

PALÁCIO BARRIGA-VERDE, em Florianópolis, 30 de setembro de 2021.

Deputado MAURO DE NADAL

Presidente

ANEXO I

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CDD) E

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TTDD)

Código

Descritor do código

Descrição

Fase Corrente

Fase Intermediária

Destinação

Final

Observações

000 Administração geral Compreende as ações, a organização e o funcionamento da área administrativa, além do planejamento estratégico e da auditoria.

001

Relação interinstitucional

Compreende as formalizações, a execução e o acompanhamento das relações entre a Alesc e outros órgãos e entidades, públicos e privados.

20 anos

20 anos

Guarda permanente

002

Atendimento ao cidadão

Compreende o serviço de atendimento ao cidadão, ouvidoria e outros canais de comunicação.

002.1

Acesso à informação

Compreende os pedidos de acesso à informação e aos documentos da Alesc e acompanhamento do atendimento ao cidadão, conforme Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Ver código 063.6 (Solicitação de acesso à informação) e 063.7 (Solicitação de acesso a documento sigiloso)

002.2

Controle de satisfação do usuário

Compreende os documentos referentes à pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços públicos, tais como: elogios e reclamações recebidos pelas ouvidorias e outros canais de comunicação.

2 anos

Eliminação

003

Controle e fiscalização da gestão pública

Compreende as ações de inspeção, correição, auditagem e controle interno a cargo do gestor, realizadas para verificação dos procedimentos internos.

Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações estejam recapituladas ou consolidadas em outros descritores.

003.1

Controle interno. Auditoria interna

Compreende as ações de controle interno da ALESC e acompanhamento do controle externo.

5 anos

9 anos

Guarda permanente

003.11

Papéis de trabalho

Compreende os documentos provenientes do processo de auditoria, contêm as análises realizadas e as evidências produzidas e/ou coletadas pelo controlador.

5 anos

9 anos

Guarda permanente

003.12

Diligências

5 anos

9 anos

Guarda permanente

003.13

Ações de controle

5 anos

9 anos

Guarda permanente

003.2

Ação preventiva

Compreende o objetivo principal do controle interno, antes que ações ilícitas, incorretas ou impróprias possam atentar contra os princípios da instituição.

5 anos

9 anos

Guarda permanente

003.3

Correição

Compreende as ações de fiscalização das unidades administrativas para verificar o andamento dos serviços prestados e têm por fim fiscalizar a administração da Alesc e verificar a regularidade dos serviços públicos, com a exata aplicação das leis e regulamentos.

5 anos

9 anos

Guarda permanente

004

Assessoramento jurídico

Compreende a função da assessoria jurídica da administração de analisar e aprovar as minutas de editais de licitação, bem como dos contratos, acordos, convênios ou ajustes.

004.1

Orientação técnica e normativa

Compreende as orientações da Procuradoria, Controladoria ou Consultoria sobre casos concretos vivenciados no dia-a-dia, sobre os quais a Diretoria-Geral da ALESC tem dúvida sobre qual procedimento deverá ser adotado.

004.11

Uniformização do entendimento jurídico

15 anos

5 anos

Guarda permanente

004.12

Análise dos instrumentos administrativos

1 ano

5 anos

Eliminação

004.13

Consulta

Compreende as consultas realizadas pelas unidades administrativas à Procuradoria e Controladoria-Geral acerca de assuntos jurídicos e administrativos.

1 ano

5 anos

Eliminação

004.2

Atuação em contencioso

Compreende os documentos referentes à atuação contenciosa judicial e administrativa, nas hipóteses de contestação, conflito ou litígio, exercido pela Procuradoria.

004.21

Representação extrajudicial

5 anos

5 anos

Guarda permanente

004.22

Representação judicial

1 ano

5 anos

Guarda permanente

005

Participação em órgãos colegiados

Compreende a organização e o funcionamento de comissões, conselhos, comitês e grupos de trabalho, criados pela Alesc ou por outros órgãos de deliberação coletiva, que contem com a participação de servidores da Alesc.

005.1

Criação e atuação

Ver código 007 (Elaboração de atos normativos), formalizada por meio de atos normativos.

006

Controle de expedientes

Compreende o controle sobre documentos que tratam de tarefas rotineiro-operacionais.

006.1

Expediente; Comunicação

Compreende expedientes, circulares, avisos, comunicados, comunicação interna, informes, apresentações, ofícios, ofícios (interno e circular) e solicitações de valor operacional, produzidos ou recebidos em razão da atividade-meio ou atividade-fim da Alesc.

2 anos

Eliminação

Verificar se o objeto da comunicação refere-se a processos específicos, neste caso ver código relacionado ao assunto tratado.

007

Elaboração de atos normativos

Compreende a elaboração e publicação dos atos normativos que tratam das atividades fim e meio da Alesc.

007.1

Portarias

Compreende as portarias administrativas. As portarias de servidores estão incluídas na Classe: Gestão de Pessoas.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 020.011 (Portaria - servidores)

007.2

Atos da Mesa

Compreende os atos da mesa administrativos e os Atos da Mesa Consleg. Os atos da mesa que tratam de servidores estão incluídos na Classe: Gestão de Pessoas. Os atos da mesa que tratam de parlamentares estão incluídos na Classe: Atividade Legislativa.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 020.012 (Atos da Mesa - servidores); 111.4 (Atos da Mesa DL)

007.3

Atos da Presidência

Compreende os atos da presidência conforme estabelecido em Regimento Interno.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 111.5 (Atos do Presidente e da Presidência)

007.4

Resolução

Compreende a ação de regular, com eficácia de lei ordinária, matérias de competência privativa da Alesc, de caráter político, processual, legislativo ou administrativo.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 141.6 (Projeto de Resolução)

007.5

Legislação externa

Compreende cópia de leis, atos normativos e manuais de outras instituições que auxiliam as atividades diárias.

Enquanto vigora

Eliminação

010

Organização e funcionamento

Compreende as políticas institucionais, à criação e modificação das estruturas organizacionais e seus registros, sua atuação no meio público, privado, com o terceiro setor e com o cidadão, bem como aqueles referentes ao planejamento e acompanhamento das ações institucionais da gestão ambiental.

015

Gestão institucional, estratégica e projetos

Compreende as ações relacionadas ao planejamento estratégico, gestão de processos e projetos, além de propostas e estudos referentes à estrutura organizacional.

015.1

Planejamento estratégico

2 anos

5 anos

Eliminação

015.11

Estratégias e planos de ação

2 anos

5 anos

Guarda permanente

015.2

Acompanhamento das atividades de projetos

2 anos

5 anos

Eliminação

015.3

Avaliação da gestão institucional

Compreende os instrumentos, relatórios mensais, trimestrais, semestrais, anual e de gestão.

2 anos

5 anos

Eliminação

015.4

Gestão de projetos

015.41

Propostas, estudos, organogramas e estruturas consolidadas

2 anos

5 anos

Eliminação

015.42

Projetos

2 anos

5 anos

Eliminação

015.43

Documentação de projetos

2 anos

5 anos

Eliminação

016

Gestão de processos

Compreende as atividades de gestão de processos.

016.1

Planejamento do mapeamento de processos

2 anos

5 anos

Eliminação

016.4

Mapeamento de processos

Processos atuais Diagrama “AS IS”

2 anos

5 anos

Eliminação

016.6

Análises, fluxogramas e mapeamentos

Relatórios/ Diagramas “TO BE”

2 anos

5 anos

Eliminação

019

Outras ações referentes à organização e funcionamento

Compreende as ações de organização e funcionamento não contempladas nos descritores anteriores.

019.1

Comunicação social

Compreende a comunicação de atividades realizadas pela Alesc, o relacionamento com a imprensa e a sociedade.

019.11

Comunicação externa

Compreende todos os documentos resultantes do relacionamento da Casa com a imprensa.

019.111

Credenciamento de jornalistas

Enquanto vigora

1 ano

Eliminação

019.112

Relação com a imprensa

1 ano

Eliminação

Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política da Alesc

019.113

Elaboração de campanhas publicitárias

Compreende a elaboração de produtos de comunicação e à divulgação (produtos) de conteúdo nos veículos da Casa.

4 anos

8 anos

Guarda permanente

019.114

Anúncios em mídia impressa

1 ano

4 anos

Eliminação

019.115

Releases e notas à imprensa

4 anos

8 anos

Guarda permanente

019.12

Comunicação interna

Clipagem de notícias veiculadas em jornais, em revistas e em sites de comunicação e divulgação de avisos, comunicados, boletins e informativos.

2 anos

Eliminação

Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política da Alesc

019.121

Monitoramento de mídia

4 anos

8 anos

Guarda permanente

019.13

Jornalismo e programas

019.131

Solicitação de produtos de jornalismo, programas

Compreende as solicitações para a elaboração de novos programas de rádio e TV, jornais, páginas de internet.

2 anos

5 anos

Eliminação

019.132

Solicitação de divulgação

Compreende as solicitação de cobertura jornalística e solicitações de veiculação na intranet.

2 anos

Eliminação

019.133

Autorização para divulgação

Compreende as autorizações para divulgação de conteúdo ou imagem.

2 anos

100 anos

Eliminação

019.134

Cessão de uso de imagem

2 anos

100 anos

Eliminação

019.135

Cessão de direitos autorais

5 anos

10 anos

Guarda permanente

019.136

Jornais

4 anos

Guarda permanente

Preservar apenas 1 exemplar de cada edição

019.137

Programas de rádio

1 ano

4 anos

Guarda permanente

019.138

Programas de televisão

1 ano

4 anos

Guarda permanente

019.139

Portal institucional de internet

1 ano

4 anos

Guarda permanente

019.14

Diário Oficial

Compreende o diário oficial e os anais da Alesc.

4 anos

Guarda permanente

Preservar apenas 1 exemplar de cada edição

019.141

Solicitação para publicação

1 ano

Eliminação

019.142

Autorização para publicação

1 ano

Eliminação

019.143

Solicitação de errata para publicação

2 anos

Eliminação

019.144

Solicitação de retifação

1 ano

Eliminação

019.2

Ação de responsabilidade social

Compreende as ações de incentivo ao esporte, à cultura, à educação e à saúde, com possibilidade de dedução de imposto de renda, conforme especificado em legislação.

019.21

Certificado de Responsabilidade Social

Compreende as ações pelo qual as empresas e demais entidades apresentem o balanço social, dos quais os dados permitam identificar o perfil da sua atuação social durante o exercício, o cumprimento das cláusulas sociais, a participação dos empregados nos resultados econômicos e as possibilidades de desenvolvimento social e pessoal, bem como a forma de interação das empresas e demais entidades com a comunidade e sua relação com o meio ambiente.

019.211

Balanço Social

Compreende documento apresentado pelas empresas a fim de receber o certificado.

1 ano

Eliminação

019.212

Relação de empresas certificadas

3 anos

3 anos

Guarda permanente

Eliminar, após 1 (um) ano, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. Conforme Lei nº 12.918, de 23 de janeiro de 2004.

019.213

Relação de empresas com projetos destacados

3 anos

3 anos

Guarda permanente

Eliminar, após 1 (um) ano, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. Conforme Lei nº 12.918, de 23 de janeiro de 2004.

019.3

Relacionamento com a sociedade

Compreende as ações desenvolvidas e exercidas pela Casa em função da relação com a sociedade Catarinense.

019.31

Monitoramento de manifestação da sociedade

Compreende pesquisas de opinião, sondagens e relatório de manifestação da sociedade.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

019.32

Comunicados oficiais (luto, felicitação)

2 anos

Eliminação

019.33

Cartões comemorativos e convites Institucionais

1 ano

Eliminação

020

Gestão de pessoas

Compreende elaboração, coordenação, implantação, controle e manutenção de atividades relacionadas à administração de pessoal, processo seletivo, capacitação e desenvolvimento, cargos e salários, avaliação de desempenho, folha de pagamento, controle de frequência, saúde e assistência ao servidor.

020.01

Normatização. Regulamentação

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

020.011

Portaria

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.1 (Portarias - administrativas)

020.012

Ato da Mesa

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.2 (Atos da Mesa - administrativos) e 111.4 (Atos da Mesa DL)

020.02

Implementação das políticas de pessoal

020.021

Planejamento da força de trabalho. Previsão de pessoal

5 anos

5 anos

Guarda permanente

020.022

Criação, extinção, classificação, transformação e transposição de cargos e de carreiras

5 anos

5 anos

Guarda permanente

020.023

Criação, extinção e transformação de funções e cargos de natureza especial

5 anos

5 anos

Guarda permanente

020.1

Assentamento funcional

Compreende os documentos funcionais dos servidores.

020.11

Servidores e empregados públicos

Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc

100 anos

Eliminação

020.14

Ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança

Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc

100 anos

Eliminação

020.15

Alteração de nome

Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc

100 anos

Eliminação

020.16

Alteração. Cadastro de informações bancárias

2 anos

Eliminação

020.17

Inclusão. Manutenção. Exclusão de dependente

2 anos

4 anos

Eliminação

Ver código: 023.6 (Auxílios)

020.18

Atualização de endereço de e-mail

1 ano

Eliminação

020.2

Identificação funcional

Compreende a requisição e controle de entrega de documentos de identificação funcional tais como: carteira, cartão, crachá, credencial.

52 anos

48 anos

Eliminação

020.3

Boletins e Certidões

Compreende os documentos relacionados ao requerimento, solicitação e entrega de boletins, certidões, declarações e atestados para diversos fins.

020.31

Certidões narratórias. Atestados

52 anos

48 anos

Eliminação

020.32

Declaração do empregador

52 anos

48 anos

Eliminação

020.33

Certidão remuneratória

52 anos

48 anos

Eliminação

020.34

Certidão se vivo fosse

52 anos

48 anos

Eliminação

020.4

Pedido de informações ao departamento

Compreende as solicitações de documentos pessoais/registros pessoais.

020.41

Consulta ao departamento de gestão de pessoas

5 anos

10 anos

Eliminação

020.5

Recursos administrativos interpostos à gestão de pessoal

52 anos

48 anos

Eliminação

020.6

Requisição de arquivamento de processo

52 anos

48 anos

Eliminação

020.7

Juntada de Documentos

52 anos

48 anos

Eliminação

021

Ingresso (Recrutamento e Seleção)

Compreende os procedimentos desenvolvidos para a realização de concursos públicos para o provimento de cargos públicos, empregos públicos e contratação por tempo determinado.

021.1

Planejamento do processo seletivo e concurso público

021.11

Concurso público

6 anos*

Eliminação

* Provas e títulos, testes psicotécnicos e exames médicos

021.12

Constituição de banca examinadora, edital, exemplar único de prova, gabarito, resultado e recurso

3 anos

3 anos

Guarda permanente

021.5

Divulgação dos resultados e interposição de recursos

2 anos

2 anos

Guarda permanente

022

Provimento, movimentação e vacância

Compreende os procedimentos que efetivam as ações e as formas de ingresso, movimentação e desligamento na Administração Pública, bem como aqueles referentes às avaliações de desempenho dos servidores.

022.1

Provimento de cargo público

022.11

Nomeação. Posse. Aproveitamento

5 anos

52 anos

Eliminação

Os documentos referentes à nomeação tornada sem efeito poderão ser eliminados após um 1 (um) ano de seu arquivamento. Não inclui posse de Deputado. Para posse de Deputado, ver código: 162 (Posse e diplomação)

022.111

Declaração de bens e rendas

Compreende declarações entregues no momento da posse ou da vacância.

4 anos

52 anos

Eliminação

Ver código 162.4 (Declaração de bens e rendas) para as declarações de bens e rendas de Deputado

022.112

Quitação eleitoral

4 anos

52 anos

Eliminação

022.113

Prorrogação de prazo para posse

4 anos

52 anos

Eliminação

022.114

Comunicação de aptidão mental

4 anos

52 anos

Eliminação

022.115

Comunicação de aptidão física

4 anos

52 anos

Eliminação

022.12

Nomeação de servidor em cargo em comissão

5 anos

52 anos

Eliminação

022.2

Movimentação de pessoal

022.21

Lotação, exercício e permuta

4 anos

5 anos

Eliminação

022.22

Cessão. Requisição

5 anos

52 anos

Eliminação

022.221

Cessão de servidor de outro órgão (disposição) com ônus para a Alesc

5 anos

52 anos

Eliminação

022.222

Cessão de servidor de outro órgão (disposição) sem ônus para a Alesc

5 anos

52 anos

Eliminação

022.223

Cessão de servidor para outro órgão (disposição) com ônus para a Alesc

5 anos

52 anos

Eliminação

022.224

Cessão de servidor para outro órgão (disposição) sem ônus para a Alesc

5 anos

52 anos

Eliminação

022.23

Dispensa de servidor à disposição

5 anos

52 anos

Eliminação

022.24

Designação. Substituição. Disponibilidade

022.241

Designação; Dispensa; Substituição de FC/CC

5 anos

52 anos

Eliminação

022.25

Indicação de servidores

5 anos

52 anos

Eliminação

022.26

Disponibilidade de servidor

5 anos

52 anos

Eliminação

022.27

Enquadramento. Classificação funcional

022.271

Enquadramento e reclassificação

5 anos

52 anos

Eliminação

022.6

Avaliação de desempenho

Compreende a avaliação de desempenho e progressão funcional dos servidores.

022.61

Cumprimento de estágio probatório. Homologação da estabilidade

5 anos

52 anos

Eliminação

022.63

Promoção e progressão funcional

5 anos

52 anos

Eliminação

022.64

Registro de elogio

5 anos

52 anos

Eliminação

022.7

Vacância

5 anos

52 anos

Eliminação

022.8

Exoneração. Demissão. Destituição

022.81

Exoneração de cargo comissionado

5 anos

52 anos

Eliminação

022.82

Exoneração de cargo efetivo

5 anos

52 anos

Eliminação

023

Concessão de direitos e vantagens

Compreende o pagamento de vencimentos, remunerações, salários e proventos e ao gozo de férias, licenças, afastamentos, concessões, auxílios e reembolso de despesas, bem como aqueles referentes aos descontos, obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos.

023.1

Pagamento de vencimentos, remunerações, salários, proventos

023.11

Folha de pagamento

Compreende a ficha financeira, despesa com pessoal.

5 anos

95 anos

Eliminação

023.111

Suplementar

5 anos

95 anos

Eliminação

023.112

Servidor a disposição

5 anos

95 anos

Eliminação

023.12

Reestruturação e alteração salarial

5 anos

52 anos

Eliminação

023.13

Abono (provisório)

7 anos

Eliminação

023.14

Abono de permanência (em serviço)

Compreende a contribuição previdenciária.

20 anos

Eliminação

023.15

Gratificações

023.151

Função

5 anos

52 anos

Eliminação

023.153

Cargos em comissão

5 anos

52 anos

Eliminação

023.154

Natalina. Décimo terceiro salário

7 anos

Eliminação

023.154.1

Solicitação de opção décimo terceiro salário

7 anos

Eliminação

023.155

Desempenho

5 anos

52 anos

Eliminação

023.156

Encargo de curso e concurso

7 anos

Eliminação

023.157

Titulação

5 anos

52 anos

Eliminação

023.16

Adicionais

023.161

Tempo de serviço

5 anos

52 anos

Eliminação

023.162

Noturno

5 anos

52 anos

Eliminação

023.163

Periculosidade

5 anos

52 anos

Eliminação

023.164

Insalubridade

5 anos

52 anos

Eliminação

023.165

Atividade penosa

5 anos

52 anos

Eliminação

023.166

Serviço extraordinário. Horas extras

5 anos

52 anos

Eliminação

023.167

(1/3) Um terço de férias. Abono pecuniário

5 anos

52 anos

Eliminação

023.168

Exercício

7 anos

52 anos

Eliminação

023.169

Graduação. Pós-Graduação

5 anos

52 anos

Eliminação

023.17

Descontos

023.171

Contribuição sindical, assistencial e confederativa

7 anos

Eliminação

023.172

Contribuição para o plano de seguridade social

5 anos

52 anos

Eliminação

023.173

Imposto de renda retido na fonte (IRRF)

Compreende os documentos referentes ao desconto do imposto de renda retido na fonte, bem como aqueles referentes à solicitação de isenção de pagamento, por parte do servidor portador de doença específica ou aposentado por invalidez permanente, bem como a cópia de declaração.

7 anos

Eliminação

Art. 173 e 174 da Lei nº 5.172/66 - Título IV da Lei 10.406/02 (CC) - Decreto 3000/99, art. 898-903 - art. 28, IN SRF Nº 493, 2005

023.173.1

Isenção de IRRF

7 anos

Eliminação

023.173.2

Averbação de dependentes para IRRF

7 anos

Eliminação

023.174

Pensão alimentícia

023.174.1

Determinação, cancelamento de pensão alimentícia

5 anos

95 anos

Eliminação

023.174.2

Revisão de pensão alimentícia

5 anos

95 anos

Eliminação

023.175

Consignações facultativas

5 anos

7 anos

Eliminação

Guarda permanente consignado

023.18

Obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos

Compreende os documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente.

023.181

Programa de formação do patrimônio do servidor público (PASEP). Programa de integração social (PIS)

5 anos

5 anos

Eliminação

023.182

Fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS)

5 anos

30 anos

Eliminação

023.183

Contribuição sindical do empregador

7 anos

Eliminação

023.184

Contribuição para o plano de seguridade social

Incluem-se documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente. Compreende as guias de recolhimento do INSS.

5 anos

95 anos

Eliminação

023.185

Imposto de renda

Compreende os documentos referentes ao recolhimento, de natureza tributária, do valor retido da renda do beneficiário, que é efetuado pela fonte pagadora.

7 anos

30 anos

Eliminação

Imposto de renda recolhido pela fonte pagadora / art. 13 Lei federal 8.429/92 - art. 4º Decreto 5.483/05 - arts. 173/174, CTN e art. 28, IN RFB n. 983/2009

023.186

Lei dos dois terços. Relação anual de informações sociais (RAIS)

5 anos

5 anos

Eliminação

023.187

Relatório da Comissão E-social

5 anos

5 anos

Eliminação

023.19

Outras ações referentes ao pagamento de vencimentos. Remunerações. Salários. Proventos

023.191

Retificação de pagamento

7 anos

Eliminação

023.2

Férias

Compreende documentos referentes à concessão de férias, tais como: programação, alteração, cancelamento, suspensão, escala e aviso de férias.

023.21

Concessão, solicitação, suspensão ou alteração de férias

7 anos

Eliminação

023.3

Licenças

Compreende os documentos referentes às licenças para concessão de licenças estatutárias, afastamento cônjuge, atividade política, capacitação, desempenho de mandato classista, doença na família, licença prêmio, tratamento de interesses particulares, concorrer a mandato eletivo, licença nojo e licença gala.

5 anos

52 anos

Eliminação

Ver código: 026.4 (Licenças - previdência, assistência e seguridade social)

023.4

Afastamentos

Compreende os documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento, ajudas de custo, diárias, passagens, reservas de hotel, prestações de contas e relatórios de viagem.

5 anos

52 anos

Eliminação

Ver código: 163.2 (Licenças e afastamentos do mandato) e 028 (Cumprimento de missões e viagens a serviço)

023.41

Do exercício das funções para solicitação de aposentadoria

2 anos

52 anos

Eliminação

023.42

Para depor

5 anos

52 anos

Eliminação

023.43

Para mandato Eletivo

5 anos

52 anos

Eliminação

023.44

Eleitoral

5 anos

52 anos

Eliminação

023.45

Para apresentação de trabalhos e defesas acadêmicas

5 anos

52 anos

Eliminação

023.5

Concessões

Incluem-se alistamento eleitoral, casamento (gala), doação de sangue, falecimento de familiar (nojo), horário especial (para servidor estudante, para servidor portador de deficiência).

5 anos

52 anos

Eliminação

023.6

Auxílios

5 anos

15 anos

Eliminação

023.61

Educação

5 anos

15 anos

Eliminação

023.62

Alimentação, refeição

5 anos

15 anos

Eliminação

023.63

Saúde

023.631

Ativos

5 anos

15 anos

Eliminação

023.632

Inativos (aposentados)

5 anos

15 anos

Eliminação

023.64

Vale-transporte

5 anos

15 anos

Eliminação

023.7

Reembolso de despesas. Indenização

Compreende os documentos de reembolsos de bens e serviços contratados e disponibilizados pela ALESC. Reembolso de despesas realizadas pelos Deputados no exercício da atividade parlamentar.

5 anos

15 anos

Eliminação

023.9

Outras ações referentes à concessão de direitos e vantagens

023.94

Reembolso por descontos indevidos

5 anos

15 anos

Eliminação

023.95

Reembolso ou Indenização ao Erário Público

5 anos

15 anos

Eliminação

024

Capacitação do servidor

Compreende os documentos referentes à promoção, elaboração e execução de programas de capacitação, desenvolvimento e valorização do servidor.

024.1

Promoção de cursos de aperfeiçoamento

3 anos

3 anos

Guarda permanente

Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação

024.12

Comprovação de cursos

Compreende a comprovação de inscrição e frequência.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

024.13

Avaliação e resultados

5 anos

5 anos

Guarda permanente

024.11

Solicitação de curso no Brasil ou exterior

Compreende a solicitação de desenvolvimento de pessoal.

5 anos

Eliminação

024.14

Devolução da taxa de inscrição

Até o pagamento

5 anos

Eliminação

024.15

Processo de estudos de necessidades

5 anos

5 anos

Guarda permanente

024.16

Averbação de curso

5 anos

5 anos

Guarda permanente

024.17

Averbação de título (Graduação e Pós-graduação)

5 anos

5 anos

Guarda permanente

024.18

Averbação de documentos para fins de registro funcional

Compreende a concessão de prêmios, medalhas, diplomas de honra ao mérito, condecorações e elogios.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

024.3

Promoção de estágio

024.31

Programação e processo de seleção de estagiários

3 anos

7 anos

Eliminação

024.311

Documentos que refletem diretrizes, normas e procedimentos de seleção de estagiários

3 anos

7 anos

Eliminação

024.32

Inscrição e frequência

024.321

Controle de frequência dos estagiários

3 anos

7 anos

Eliminação

024.33

Avaliação

024.331

Controle e avaliação de estagiários

024.332

Documentos de avaliação de estágio

3 anos

7 anos

Eliminação

024.5

Concessão de estágio e bolsas para estudantes

Compreende a celebração de convênios com instituições de ensino superior e outras que visem à oferta de estágios, à integração da empresa-escola e à concessão de bolsas para estudantes.

024.51

Relação com instituições de ensino e agentes de integração

3 anos

7 anos

Eliminação

024.52

Plano de estágio

2 anos

Eliminação

024.53

Termo de compromisso de estágio

3 anos

7 anos

Guarda permanente

024.54

Documentos de renovação, rescisão de contrato de estágio

3 anos

7 anos

Eliminação

024.55

Controle do contrato e execução do estágio

3 anos

7 anos

Eliminação

024.56

Documentos relativos à folha de pagamento dos estagiários

3 anos

7 anos

Eliminação

024.57

Comprovação de matrícula e vínculo escolar

3 anos

7 anos

Eliminação

024.58

Dossiê documental do Estagiário

3 anos

7 anos

Eliminação

025

Promoção da saúde e bem-estar

Compreende o planejamento e desenvolvimento de ações de promoção da saúde e ações que permitam aumento da qualidade de vida.

025.01

Requisição de exames

Enquanto vigora

Eliminação

025.02

Comprovante de entrega de exame médico

1 ano

Eliminação

025.03

Relatório de enfermagem

5 anos

Eliminação

025.1

Assistência à saúde

025.11

Celebração de convênio de planos de saúde

5 anos

15 anos

Eliminação

025.111

Inclusão e exclusão de planos de saúde

5 anos

15 anos

Eliminação

025.12

Orientação médica, nutricional, odontológica e psicológica

4 anos

Eliminação

025.13

Promoção de atividade física

4 anos

Eliminação

025.14

Prontuário médico e odontológico

5 anos

95 anos

Eliminação

025.141

Comprovação de atestados, laudos periciais médicos

5 anos

95 anos

Eliminação

025.2

Preservação da saúde e higiene

025.21

Controle de riscos ambientais

5 anos

15 anos

Guarda permanente

025.22

Oferta de serviços de refeitórios, cantinas e copas

5 anos

2 anos

Eliminação

025.3

Segurança do trabalho. Prevenção de acidentes de trabalho

025.31

Constituição da comissão interna de prevenção de acidentes (CIPA)

3 anos

5 anos

Guarda permanente

025.311

Composição e atuação

3 anos

5 anos

Guarda permanente

025.312

Operacionalização de reuniões

2 anos

Eliminação

025.32

Registro de ocorrências de acidentes de trabalho

5 anos

52 anos

Eliminação

025.4

Programas de saúde

025.41

Organização e planejamento de programas de saúde

3 anos

5 anos

Guarda permanente

025.42

Apoio a programas de saúde

5 anos

Eliminação

025.5

Auxílio. Ressarcimento de despesas com saúde

5 anos

15 anos

Eliminação

Ver código: 023.63 (Auxílio-saúde)

026

Previdência, Assistência e Seguridade Social

026.01

Adesão à previdência complementar, privada

5 anos

95 anos

Eliminação

026.02

Contagem e averbação de tempo de serviço

52 anos

5 anos

Eliminação

026.021

Tempo de contribuição - efetivo

52 anos

5 anos

Eliminação

026.022

Tempo de serviço para comissionado

52 anos

5 anos

Eliminação

026.023

Averbação documentos para fins de previdência, assistência e seguridade social

52 anos

5 anos

Eliminação

026.03

Previdência Parlamentar

5 anos

52 anos

Eliminação

026.04

Planilha Folha de Pagamento (IPREV)

5 anos

95 anos

Eliminação

026.1

Salário-família

5 anos

19 anos*

Eliminação

* Para as concessões especiais ou 95 anos, nos casos previstos na legislação específica, como Regime Jurídico Único

026.2

Salário-maternidade

7 anos

Eliminação

026.3

Auxílios (Acidente; doença; funeral; natalidade)

5 anos

15 anos

Eliminação

Ver código: 023.6 (auxílios - referentes à concessão de direitos e vantagens). Ver código: 026.91 (Auxílio reclusão)

026.4

Licenças

Compreende os documentos referentes à concessão, a revisão, as comunicações, bem como os requerimentos.

026.41

Acidente em serviço

5 anos

52 anos

Eliminação

026.42

Adotante

5 anos

52 anos

Eliminação

026.43

Gestante

5 anos

52 anos

Eliminação

026.44

Paternidade

5 anos

52 anos

Eliminação

026.45

Tratamento de saúde

5 anos

52 anos

Eliminação

026.5

Aposentadoria

026.51

Invalidez permanente

5 anos

95 anos

Eliminação

026.52

Compulsória

5 anos

95 anos

Eliminação

026.53

Voluntária

5 anos

95 anos

Eliminação

026.54

Especial

5 anos

95 anos

Eliminação

026.55

Revisão de Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminação

026.56

Solicitação de certidão; declaração de tempo de contribuição

5 anos

95 anos

Eliminação

026.561

Certidão de tempo de contribuição (IPREV)

5 anos

95 anos

Eliminação

026.562

Declaração de tempo de contribuição (INSS)

5 anos

95 anos

Eliminação

026.563

Desentranhamento de certidão

5 anos

95 anos

Eliminação

026.6

Pensão por morte

026.61

Pensão provisória. Pensão temporária

Enquanto vigora

5 anos

Eliminação

026.62

Pensão vitalícia

5 anos

95 anos

Eliminação

026.9

Outras ações referentes à concessão de benefícios de seguridade e previdência social

026.91

Auxílio-reclusão

5 anos

52 anos

Eliminação

027

Responsabilidade e ação disciplinar

Compreende a aplicação das normas disciplinares e os relatórios finais.

027.1

Denúncias. Inquéritos e sindicâncias

Compreende os relatórios e pareceres da comissão.

027.11

Denúncia. Ocorrências (Extravio. Perda. Roubo)

5 anos

95 anos

Guarda permanente

027.12

Apuração e inquérito disciplinar

5 anos

95 anos

Guarda permanente

027.13

Processo administrativo disciplinar (PAD)

5 anos

95 anos

Guarda permanente

027.14

Sindicância

5 anos

95 anos

Guarda permanente

027.2

Aplicação de penalidades disciplinares

5 anos

95 anos

Guarda permanente

027.3

Ajustamento de conduta

5 anos

52 anos

Eliminação

028

Cumprimento de missões e viagens a serviço

Compreende os deslocamentos a trabalho feitos por servidores, todos os documentos: solicitação e autorização, ajudas de custo, diárias e passagens que compõem a prestação de contas.

Ver código: 054.1 (Prestações de contas), 023.4 (Afastamentos) e 163 (Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares)

028.1

Diárias nacionais e internacionais

028.11

Processo de diária nacional

5 anos

15 anos

Eliminação

028.12

Processo de diária internacional

5 anos

15 anos

Eliminação

028.2

Passagens aéreas e terrestres

028.21

Aquisição de passagem aérea e terrestre nacional

5 anos

15 anos

Eliminação

028.22

Aquisição de passagem aérea e terrestre internacional

5 anos

15 anos

Eliminação

028.3

Sem ônus

7 anos

Eliminação

029

Outras ações referentes à gestão de pessoas

Compreende outras ações referentes à gestão de pessoas não abordadas nos códigos anteriores.

029.1

Controle de assiduidade e pontualidade

5 anos

52 anos

Eliminação

029.11

Controle de frequência

Compreende as folhas de frequência

5 anos

52 anos

Eliminação

Ver código: 163.2 (Licenças e afastamentos do mandato)

029.111

Controle de horas extras do servidor

5 anos

52 anos

Eliminação

029.112

Controle de banco de horas

5 anos

52 anos

Eliminação

029.113

Controle de faltas

029.114

Justificadas

5 anos

52 anos

Eliminação

029.115

Não justificadas

5 anos

52 anos

Eliminação

029.116

Abono de faltas, frequência

5 anos

52 anos

Eliminação

029.117

Atestado de exercício do servidor

5 anos

52 anos

Eliminação

029.118

Horário especial

5 anos

52 anos

Eliminação

029.119

Biometria; Cartão-ponto

5 anos

52 anos

Eliminação

029.12

Definição do horário de expediente

2 anos

Eliminação

029.3

Incentivos funcionais

5 anos

52 anos

Eliminação

029.4

Delegação de competência

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.2 (Ato da Mesa) Delegação formalizada por meio de ato da mesa

029.41

Delegação para ordenação de despesa

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.2 (Ato da Mesa) Delegação formalizada por meio de ato da mesa

029.6

Petição de direitos

Compreende os requerimentos feitos pelo servidor em defesa de seus direitos ou interesses legítimos.

1 ano

5 anos

Guarda permanente

029.7

Pagamentos de ação judicial de servidores

5 anos

95 anos

Eliminação

029.8

Folha de pagamento de pensionistas

Compreende a ordem bancária.

5 anos

95 anos

Eliminação

030

Gestão de materiais, patrimônio e serviços

Compreende as ações referentes à gestão de serviços, materiais, patrimônio, licitação e contratos.

030.01

Normatização. Regulamentação.

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

030.02

Cadastramento de fornecedores e de prestadores de serviços

5 anos

Eliminação

030.03

Especificação, padronização, codificação, previsão, identificação e classificação

2 anos

Eliminação

030.1

Procedimentos licitatórios

Compreende todo o processo de licitação e modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.

030.11

Instrumentos convocatórios

Compreende documentos que veiculam as normas e critérios aplicáveis à licitação.

030.111

Edital de licitação

1 ano

Eliminação

030.112

Carta convite

1 ano

Eliminação

030.12

Habilitação e homologação

Compreende documentos relacionados às condições técnicas e financeiras do licitado bem como a comprovação de que o processo licitatório ocorreu de acordo com o estabelecido no edital.

5 anos

15 anos

Eliminação

030.13

Ata de abertura de licitação

5 anos

15 anos

Eliminação

030.14

Ata de reunião da comissão permanente de licitação (CPL)

5 anos

15 anos

Eliminação

030.15

Recursos

Compreende recursos apresentados ao longo dos processos de licitação.

030.151

Impugnação de edital

5 anos

15 anos

Eliminação

030.152

Recursos contra resultado de fases de licitação

5 anos

15 anos

Eliminação

030.2

Pactos contratuais

Compreende as ações para gestão de contratos.

030.21

Formalização

5 anos

15 anos

Eliminação

030.211

Contratos

5 anos

15 anos

Eliminação

030.212

Termo aditivo

5 anos

15 anos

Eliminação

030.213

Termo de apostilamento

5 anos

15 anos

Eliminação

030.22

Garantias financeiras

5 anos

15 anos

Eliminação

030.23

Garantias técnicas

030.231

Troca de marcas, modelos de materiais contratados

5 anos

15 anos

Eliminação

030.24

Acompanhamento e fiscalização

030.241

Registro de fiscalização e acompanhamento de contratos

5 anos

15 anos

Eliminação

030.242

Designação de gestor e fiscal de contratos e assistente

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.1 (Portaria - administrativa)

030.25

Liquidação e execução contratual

Compreende a verificação do cumprimento de requisitos legais para que as empresas contratadas recebam recursos.

5 anos

15 anos

Eliminação

Ver código: 052.228 (Liquidação de Despesa)

030.251

Certidões tributárias, previdenciárias e trabalhistas

5 anos

15 anos

Eliminação

030.252

Guia da previdência social (GPS)

Compreende a GPS Pessoa Física e Jurídica.

5 anos

15 anos

Eliminação

Art. 347 e 348 do Decreto 3.048/99 - Art. 173 e 174 da Lei 5.172/66 e Título IV da Lei 10.406/02 (CC)

030.253

Guia de recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço e informações à previdência social (GFIP)

5 anos

30 anos

Eliminação

030.254

Folha de terceirizados e arquivo de retorno bancário

Comprovantes do pagamento mensal de salários e adicionais como requisito para pagamento mensal das faturas decorrentes dos contratos.

5 anos

47 anos

Eliminação

030.255

Comprovantes de recebimento dos benefícios (vale-transporte e vale- alimentação)

5 anos

15 anos

Eliminação

030.256

Folha de frequência de empregado terceirizado

5 anos

Eliminação

030.3

Prazos e alterações contratuais

Compreende as alterações contratuais e prorrogação de prazos, compõe o termo aditivo.

Ver código: 030.212 (Termo aditivo)

030.31

Prorrogação de prazos de entrega de materiais ou prestação de serviços

5 anos

15 anos

Eliminação

030.32

Repactuação contratual

5 anos

15 anos

Eliminação

030.4

Equilíbrio econômico financeiro

Compreende a recomposição de preços para garantir adequada relação entre encargo e remuneração, compõe termo aditivo.

5 anos

15 anos

Eliminação

Ver código: 030.212 (Termo aditivo)

030.41

Reajuste

Compreende os documentos que compõem o termo aditivo.

5 anos

15 anos

Eliminação

030.42

Reequilíbrio econômico-financeiro

Compreende a revisão para recomposição de preços, compõe termo aditivo.

5 anos

15 anos

Eliminação

030.5

Contencioso e sanções administrativas

Compreende as ações de punição por descumprimento contratual ou legal.

030.51

Advertência

5 anos

15 anos

Eliminação

030.52

Multa contratual

5 anos

15 anos

Eliminação

030.53

Suspensão e declaração de inidoneidade

5 anos

15 anos

Eliminação

030.54

Recursos

5 anos

15 anos

Eliminação

030.55

Extinção

5 anos

15 anos

Eliminação

030.56

Rescisão administrativa e consensual

5 anos

15 anos

Eliminação

030.57

Rescisão judicial

5 anos

15 anos

Eliminação

030.58

Anulação

5 anos

15 anos

Eliminação

031

Aquisição e incorporação

Compreende a aquisição, movimentação, alienação, baixa e inventário de material permanente (mobiliário, equipamentos, utensílios, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte) e de consumo (material destinado às atividades de expediente, limpeza, manutenção, alimentação, abastecimento de veículos, medicamentos, uniformes, peças de reposição e matérias-primas), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços e à execução de serviços de instalação e manutenção.

031.01

Registro de bens

2 anos

Eliminação

031.02

Regularização patrimonial

2 anos

2 anos

Eliminação

031.03

Ata de registro de preços

5 anos

5 anos

Eliminação

031.04

Adesão à ata de registro de preços

5 anos

5 anos

Eliminação

031.1

Compra

5 anos

15 anos

Eliminação

031.11

Material permanente

5 anos

15 anos

Eliminação

031.12

Material de consumo

5 anos

15 anos

Eliminação

031.13

Especificação e padronização de material

Compreende o projeto básico e documentação de referência utilizada para especificar corretamente os materiais e serviços que serão adquiridos

O documento referente às propostas efetivadas compõe o processo licitatório.

031.131

Especificação, padronização e codificação

Compreende o Termo de Referência; Projeto Básico

2 anos

Eliminação

031.132

Propostas

2 anos

Eliminação

A proposta efetivada compõe o processo licitatório.

031.133

Projetos básicos

2 anos

Eliminação

O projeto básico que é efetivado compõe o processo licitatório.

031.2

Doação e permuta

031.21

Material permanente

5 anos

5 anos

Eliminação

031.22

Material de consumo

031.221

Termo de empréstimo de material de consumo

5 anos

5 anos

Eliminação

031.222

Termo de doação de material de consumo

5 anos

5 anos

Eliminação

031.223

Alienação de material de consumo

5 anos

5 anos

Eliminação

031.4

Cessão, comodato e empréstimo

031.41

Material permanente

5 anos

5 anos

Eliminação

031.42

Material de consumo

5 anos

5 anos

Eliminação

032

Movimentação de material

Compreende o controle de transferência de bens entre as unidades administrativas da Alesc.

032.01

Termos de responsabilidade. Cautela

5 anos

15 anos

Eliminação

032.011

Guia transferência patrimonial

Compreende o Termo de transferência de carga.

5 anos

15 anos

Eliminação

032.1

Controle de estoque

2 anos

Eliminação

032.2

Autorização de entrada e saída

1 ano

Eliminação

032.21

Entrada de material de consumo

Compreende os documentos referentes ao registro e controle de material no almoxarifado. Compõe o Balancete.

1 ano

Eliminação

032.3

Recolhimento de material inservível ao depósito

2 anos

Eliminação

032.4

Tombamento

Compreende o processo de tombamento e reemplacamento de bens produzidos pela Alesc.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

032.5

Transporte de material

4 anos

Eliminação

032.6

Adequação de carga patrimonial

Compreende os documentos de criação, extinção, reestruturação ou mudança de titularidade de unidade detentora de carga patrimonial.

5 anos

15 anos

Eliminação

032.7

Comunicação de entrada de bem particular

5 anos

Eliminação

033

Alienação e baixa

033.1

Venda

5 anos

15 anos

Eliminação

033.2

Doação e permuta

5 anos

5 anos

Eliminação

033.23

Termo de doação ou descarte de bens permanentes

5 anos

10 anos

Eliminação

033.24

Termo de empréstimo de bens permanentes

5 anos

10 anos

Eliminação

033.4

Desfazimento

5 anos

5 anos

Eliminação

033.5

Cessão, comodato e empréstimo

5 anos

5 anos

Eliminação

033.6

Extravio, roubo, desaparecimento, furto e avaria

2 anos

10 anos

Eliminação

Ver código: 027 (Responsabilida

de e ação disciplinar); 046.3 (Ocorrência de sinistros)

033.61

Laudo de avaliação

Compreende a formalização do pedido de baixa patrimonial.

5 anos

10 anos

Eliminação

033.62

Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso

2 anos

Eliminação

033.63

Danos e extravio de material permanente

5 anos

10 anos

Eliminação

033.64

Declaração de desuso, inservibilidade ou inutilização de bens permanentes

Compõe o Laudo de avaliação.

5 anos

10 anos

Eliminação

033.7

Alienação de bens materiais e patrimoniais

5 anos

10 anos

Eliminação

033.8

Guia de baixa patrimonial

5 anos

10 anos

Eliminação

034

Contratação de prestação de serviços

Compreende a aquisição de serviços.

5 anos

15 anos

Eliminação

Observar qual o procedimento que o serviço se relaciona

034.1

Especificação e padronização de serviço

Compreende o projeto básico e documentação de referência utilizada para especificar corretamente os serviços que serão adquiridos.

034.11

Especificação, padronização e codificação de serviços

2 anos

Eliminação

034.12

Aquisição de serviços

5 anos

15 anos

Eliminação

034.13

Requisição de empregados terceirizados

1 ano

Eliminação

Este prazo não é referente ao processo licitatório para contratação, ver código: 030.1 (Procedimentos licitatórios)

035

Execução de serviços de instalação e manutenção

Compreende a execução com meios próprios da Alesc.

1 ano

Eliminação

035.1

Solicitação de serviços internos

1 ano

Eliminação

036

Controle de materiais

Compreende o controle dos bens materiais permanentes e de consumo da Alesc.

036.01

Comissão de inventário

5 anos

Guarda permanente

036.02

Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens

5 anos

15 anos

Eliminação

036.03

Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis

5 anos

15 anos

Eliminação

036.1

Inventário de material permanente

5 anos

15 anos

Eliminação

036.2

Inventário de material de consumo

5 anos

15 anos

Eliminação

036.21

Devolução de material de consumo (recolhimento ao almoxarifado)

1 ano

Eliminação

036.22

Pendência em recebimento de material de consumo

1 ano

Eliminação

036.23

Requisição de material de consumo

1 ano

Eliminação

036.3

Avaliação patrimonial

Compreende os documentos gerados pela Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens e Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis.

5 anos

15 anos

Eliminação

036.31

Reavaliação

Compreende os documentos gerados pela Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens e Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis.

5 anos

15 anos

Eliminação

036.32

Termo de aceite definitivo

Compreende o documento gerado pela Comissão de Recebimento de Materiais.

5 anos

5 anos

Eliminação

036.33

Inventário patrimonial

Compreende a carga patrimonial, bens permanentes.

2 anos

1 ano

Eliminação

036.34

Inventário de obra de arte ou bem museológico

Compreende os objetos de posse do Centro de Memória.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

037

Máquinas e equipamentos

Compreende a instalação e manutenção de máquinas e equipamentos

037.1

Aluguel, comodato (material permanente)

5 anos

5 anos

Eliminação

037.2

Instalação de máquinas e equipamentos

2 anos

Eliminação

037.3

Instalação de máquina e equipamento perigoso

2 anos

Eliminação

037.4

Manutenção de equipamentos

Compreende documentos referentes à manutenção de equipamentos eletrônicos, gráficos, hospitalares, segurança, etc.

2 anos

Eliminação

039

Outras ações referentes à gestão de materiais

039.1

Racionalização do uso de material

039.2

Empréstimo e devolução de material permanente

Compreende o empréstimo e devolução, para uso em atividades internas e externas, como computadores portáteis, filmadoras, câmeras e telefones celulares funcionais.

1 ano

1 ano

Eliminação

040

Gestão de bens patrimoniais e de serviços

Compreende a aquisição, alienação e inventário de bens imóveis (edifícios, salas e gabinetes), de veículo, bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços para o fornecimento de serviços públicos essenciais, para a manutenção e reparo das instalações e execução de obras e ao controle, proteção, guarda e segurança patrimonial.

040.02

Plantas, projetos e escrituras

5 anos

5 anos

Guarda permanente

041

Aquisição e incorporação

041.1

Compra

5 anos

15 anos

Guarda permanente

041.11

Bens imóveis

5 anos

15 anos

Guarda permanente

041.12

Veículos

5 anos

15 anos

Eliminação

041.2

Doação e permuta

5 anos

5 anos

Guarda permanente

041.21

Bens imóveis

4 anos

Guarda permanente

041.22

Veículos

4 anos

5 anos

Eliminação

041.5

Cessão e comodato

041.51

Bens imóveis

4 anos

5 anos

Guarda permanente

041.52

Veículos

4 anos

5 anos

Eliminação

041.6

Locação. Arrendamento mercantil (leasing). Sublocação

041.61

Bens imóveis

5 anos

15 anos

Eliminação

041.62

Veículos

5 anos

15 anos

Eliminação

042

Alienação

5 anos

15 anos

Eliminação

043

Administração condominial

043.1

Registro dos imóveis

3 anos

Guarda permanente

043.2

Serviços de condomínio

5 anos

15 anos

Eliminação

043.4

Tombamento

5 anos

5 anos

Guarda permanente

043.5

Inspeção patrimonial

3 anos

5 anos

Guarda permanente

043.51

Inventário de bens imóveis

2 anos

5 anos

Eliminação

043.6

Mudança

043.61

Para outros imóveis

5 anos

15 anos

Eliminação

043.62

Dentro do mesmo imóvel

1 ano

Eliminação

043.7

Uso de dependências

Compreende todos os documentos que regulamentam o acesso e uso dos espaços da Alesc conforme o Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 ou atos que venham a regulamentar o uso.

2 anos

Eliminação

043.71

Recurso patrimonial primário

Compreende os documentos que envolvem o recurso recolhido em conformidade ao § 4º, art. 19, do Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009

5 anos

15 anos

Eliminação

044

Administração da frota de veículos

Compreende as ações de controle dos documentos veiculares e dos motoristas, bem como da sua conservação e guarda.

044.1

Cadastramento, licenciamento e emplacamento

5 anos

5 anos

Eliminação

044.2

Tombamento

5 anos

5 anos

Guarda permanente

044.3

Ocorrência de sinistros

5 anos

15 anos

Eliminação

044.4

Controle de uso

2 anos

Eliminação

044.5

Estacionamento. Garagem

2 anos

Eliminação

044.6

Notificações de infrações e multas

Compreende o dossiê da cobrança de multas de veículos, desde a identificação até os comprovantes de pagamento.

5 anos

15 anos

Eliminação

045

Contratação de prestação de serviços

Compreende a contratação dos serviços necessários a conservação e manutenção dos bens imóveis e veículos.

045.01

Seguro patrimonial

5 anos

15 anos

Eliminação

045.1

Fornecimento de serviços públicos essenciais

045.11

Água e esgotamento sanitário

5 anos

15 anos

Eliminação

045.12

Gás

5 anos

15 anos

Eliminação

045.13

Energia elétrica

5 anos

15 anos

Eliminação

045.14

Telefonia celular e fixa

5 anos

15 anos

Eliminação

045.2

Manutenção e reparo das instalações

Compreende os relatórios de visitas e manutenções.

045.21

Elevadores

5 anos

15 anos

Eliminação

045.22

Sistemas centrais de ar-condicionado

5 anos

15 anos

Eliminação

045.23

Subestações elétricas e geradores

5 anos

15 anos

Eliminação

045.24

Conservação predial

5 anos

15 anos

Eliminação

045.3

Execução de obras

Compreende o projeto de obras, construção, reforma, recuperação e restauração.

5 anos

15 anos

Eliminação

045.31

Construção

5 anos

15 anos

Eliminação

045.32

Reforma. Recuperação. Restauração

5 anos

15 anos

Eliminação

045.33

Adaptação de uso

5 anos

15 anos

Eliminação

045.4

Vigilância patrimonial

5 anos

15 anos

Eliminação

045.5

Abastecimento e manutenção de veículos

Compreende o estorno de combustível.

5 anos

15 anos

Eliminação

046

Proteção, guarda e segurança patrimonial

Compreende as ações de prevenção, planejamento, instalação e sinalização de segurança.

046.1

Prevenção de sinistros, incêndio

046.11

Planejamento, elaboração e acompanhamento de projetos

4 anos

5 anos

Guarda permanente

046.12

Constituição de brigada voluntária

4 anos

5 anos

Guarda permanente

046.13

Instalação e manutenção de equipamentos de combate a sinistros

2 anos

Eliminação

046.14

Sinalização de segurança

2 anos

Eliminação

046.2

Monitoramento. Vigilância

As imagens são salvas em sistema informatizado.

6 meses

Eliminação

046.21

Solicitações de acesso as imagens

2 anos

Eliminação

046.3

Ocorrência de sinistros

2 anos

5 anos

Eliminação

047

Segurança preventiva

2 anos

Eliminação

047.1

Policiamento ostensivo de guarda

2 anos

5 anos

Eliminação

047.11

Controle de entrada e saída de materiais do Poder Legislativo

2 anos

5 anos

Eliminação

047.12

Solicitação de policiamento, escolta e proteção

2 anos

5 anos

Eliminação

047.13

Relatório de serviço diário

2 anos

5 anos

Eliminação

047.2

Vigilância eletrônica

047.21

Solicitação de imagens do circuito fechado de televisão

2 anos

5 anos

Eliminação

047.3

Controle de acesso a dependências

Verificar o Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009

047.31

Autorização de entrada fora de expediente

2 anos

5 anos

Eliminação

047.32

Registro de entrada e saída nas dependências da Alesc

2 anos

5 anos

Eliminação

047.33

Cadastro de veículos para uso de estacionamento/garagem

Compreende as atividades da Coordenadoria de Atos e Registros Funcionais que mantém o controle de cessão dos selos para os veículos.

1 ano

Eliminação

047.34

Credencial para estacionamento

Compreende as atividades da Coordenadoria de Atos e Registros Funcionais que mantém o controle de cessão dos selos para os veículos.

2 anos

Eliminação

048

Controle de bens patrimoniais

049

Outras ações referentes à gestão de bens patrimoniais e de serviços

049.1

Racionalização do uso de bens e serviços

049.11

Criação e atuação de grupos de trabalho

Ver código: 007.1 (Portarias)

049.12

Operacionalização de reuniões

2 anos

Eliminação

050

Gestão orçamentária e financeira

Compreende as atividades de programação e elaboração do orçamento, à gestão e execução orçamentária e financeira, às operações bancárias e ao controle externo das atividades financeiras da Alesc.

050.01

Normatização. Regulamentação

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

050.011

Decretos. Manuais. Notas técnicas. Orientações

Compreende documentos elaborados por instituições externas que auxiliam a gestão orçamentária e financeira e a utilização dos sistemas de informação.

Enquanto vigora

Eliminação

050.02

Conformidade de registro de gestão

5 anos

15 anos

Eliminação

050.03

Conformidade contábil

5 anos

15 anos

Eliminação

050.04

Relatório de Gestão Fiscal

5 anos

10 anos

Guarda permanente

050.05

Relatório para o TCE/SC

Compreende as respostas ao TCE/SC.

5 anos

15 anos

Eliminação

050.06

Parecer da Procuradoria

Compreende os dados e informações aferidas para os pareceres e relatórios.

2 anos

10 anos

Eliminação

051

Gestão orçamentária

051.1

Programação orçamentária

Compreende o registro de elaboração orçamentária. Previsão de receitas e despesas para um determinado exercício.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações sobre previsão orçamentária encontrem-se recapituladas ou consolidadas em outros

051.2

Detalhamento de despesa

2 anos

Eliminação

051.3

Execução orçamentária

Compreende a movimentação, interna e externa, e à descentralização de créditos orçamentários pela Alesc, bem como as transferências, provisões, destaques, estornos e subvenções.

5 anos

15 anos

Eliminação

051.4

Retificação orçamentária. Créditos adicionais

Compreende crédito suplementar, crédito especial e crédito extraordinário.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

051.5

Declaração de Disponibilidade Orçamentária

5 anos

15 anos

Eliminação

052

Gestão financeira

052.1

Programação financeira

5 anos

15 anos

Eliminação

052.11

Solicitação de adiantamento de despesas

5 anos

15 anos

Eliminação

052.12

Programação financeira de desembolso

5 anos

15 anos

Eliminação

052.2

Execução financeira

Compreende a utilização dos recursos financeiros visando atender à realização de atividades e projetos previstos.

052.21

Receita

052.211

Receita corrente

5 anos

15 anos

Eliminação

052.212

Receita de capital

5 anos

15 anos

Eliminação

052.213

Ingresso extraorçamentário

5 anos

15 anos

Eliminação

052.22

Despesa

5 anos

15 anos

Eliminação

052.221

Despesa corrente

Compreende a utilização dos recursos provenientes das dotações orçamentárias ordinárias destinadas à manutenção contínua dos serviços públicos, como as despesas de custeio reservadas ao pagamento de pessoal (ativos, inativos, pensionistas, civis e militares) e dos encargos sociais, bem como aqueles referentes às transferências correntes relacionadas às contribuições e subvenções que atendem à manifestação de outras entidades de direito público ou privado, entre elas as transferências de assistência e previdência social e os pagamentos dos juros e encargos da dívida pública.

5 anos

15 anos

Eliminação

052.222

Despesa de capital

5 anos

15 anos

Eliminação

052.223

Pré-empenho

Compreende as notas.

5 anos

15 anos

Eliminação

052.224

Empenho

Compreende as notas.

5 anos

15 anos

Eliminação

052.225

Ordem bancária

Compreende as ordens bancárias que tratam de combustível, diária.

5 anos

15 anos

Eliminação

052.226

Suprimento de fundos

5 anos

15 anos

Eliminação

052.227

Restos a pagar

5 anos

15 anos

Eliminação

052.228

Liquidação de Despesa

Compreende as notas.

5 anos

15 anos

Eliminação

052.23

Demonstração contábil

Compreende a consolidação dos registros contábeis, tais como: livro-razão, balanço patrimonial, balanço orçamentário, balanço financeiro, demonstração das variações patrimoniais, demonstrações dos fluxos de caixa, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do resultado econômico e balancetes.

052.231

Balancete

Compreende o extrato bancário, relatório de caixa, relatório de inconsistência, relatório de inventário e almoxarifado.

5 anos

15 anos

Guarda permanente

052.232

Análise e parecer da tributação dos processos

2 anos

5 anos

Guarda permanente

Há documentos que compõem o balancete

052.233

Boletim Financeiro

5 anos

5 anos

Guarda permanente

052.24

Gestão de fundos especiais

5 anos

15 anos

Eliminação

052.25

Concessão de benefícios, estímulos e incentivos

052.251

Financeiros

5 anos

15 anos

Guarda permanente

052.252

Creditícios

5 anos

15 anos

Guarda permanente

052.26

Sistema de Informações Contábeis e Fiscais do Setor Público Brasileiro (SICONF)

Compreende a análise e informações contábeis e fiscais.

1 ano

5 anos

Eliminação

053

Operação bancária

053.01

Conciliação bancária

5 anos

15 anos

Eliminação

053.1

Pagamento em moeda estrangeira

5 anos

15 anos

Eliminação

053.2

Gestão da conta única

5 anos

15 anos

Eliminação

053.3

Gestão de contas correntes bancárias: tipo A, B, C, D e E

5 anos

15 anos

Eliminação

053.4

Gestão de contas especiais

5 anos

15 anos

Eliminação

054

Controle externo. Auditoria externa

IN N.TC-0020/2015 - IN N.TC-0021/2015 TCE. Ato da Mesa nº 500, de 15 de julho de 2015.

054.1

Prestação de contas

Compreende todos os documentos referentes à prestação de contas e relatório, resumo de viagem.

5 anos

20 anos

Eliminação

054.11

Verba de Comissões

Compreende o relatório.

5 anos

20 anos

Eliminação

054.12

Verba de Lideranças

Compreende o relatório.

5 anos

20 anos

Eliminação

054.13

Verba de Gabinete

Compreende o relatório.

5 anos

20 anos

Eliminação

054.14

Verba Indenizatória

Compreende o relatório.

5 anos

20 anos

Eliminação

054.2

Tomada de contas especial

Compreende todo o processo de tomada de contas, a partir da notificação até o relatório final.

5 anos

15 anos

Guarda permanente

055

Controle de Subações - Gestão de Gabinete

Compreende o controle de uso das subações de Gestão dos Gabinetes.

Ato da Mesa nº 080, de 06 de março de 2020

055.1

Demonstrativo da execução orçamentária e financeira das subações

5 anos

20 anos

Eliminação

055.2

Reembolso das subações

5 anos

20 anos

Eliminação

055.3

Dotações orçamentárias remanejadas

5 anos

20 anos

Eliminação

059

Outras ações referentes à gestão orçamentária e financeira

059.1

Compra e subscrição de ações

5 anos

15 anos

Guarda permanente

059.2

Recolhimento de tributos, impostos e taxas

5 anos

15 anos

Eliminação

059.21

Guia de imposto sobre serviço (ISS)

5 anos

15 anos

Eliminação

059.22

Declaração de imposto de renda – pessoa jurídica (IRPJ)

Compreende a cópia da declaração.

5 anos

10 anos

Eliminação

059.23

Declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF)

7 anos

Eliminação

Ver código: 023.173 (Imposto de renda retido na fonte (IRRF))

059.3

Fixação de custos de serviços

5 anos

5 anos

Eliminação

059.4

Devolução ao erário

5 anos

15 anos

Eliminação

059.5

Restituição de rendas arrecadadas

5 anos

15 anos

Eliminação

059.6

Declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF)

1 ano

5 anos

Eliminação

Art. 206, Lei 10.406/02 - art. 173, Lei 5.172

060

Gestão da documentação e da informação

Compreende a produção, controle, classificação, avaliação, destinação e tratamento técnico da documentação arquivística, à aquisição, processamento técnico, controle, distribuição e acesso aos acervos bibliográfico e museológico, bem como aqueles referentes à conservação e preservação de acervos, à produção editorial e à gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica da Alesc.

060.01

Normatização. Regulamentação

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

060.011

Manual de gestão de documentos

Enquanto vigora

4 anos

Guarda permanente

Preservar apenas 1 exemplar de cada edição.

060.012

Instrumentos de descrição

Enquanto vigora

4 anos

Guarda permanente

061

Gestão de documentos de arquivo

Compreende procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos da Alesc.

061.01

Constituição da comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD)

061.011

Composição e atuação

4 anos

5 anos

Guarda permanente

061.012

Operacionalização de reuniões

2 anos

Eliminação

061.013

Atas da CPAD

4 anos

5 anos

Guarda permanente

061.1

Adoção e controle dos procedimentos de protocolo

2 anos

Eliminação

061.2

Análise da situação arquivística

5 anos

5 anos

Guarda permanente

061.3

Levantamento da produção e do fluxo documental

2 anos

5 anos

Eliminação

061.4

Elaboração dos instrumentos técnicos de gestão de documentos

2 anos

5 anos

Guarda permanente

Eliminar, 2 (dois) anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos, assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações.

061.41

Código de classificação dos documentos

2 anos

5 anos

Guarda permanente

061.42

Tabela de temporalidade de documentos

2 anos

5 anos

Guarda permanente

061.43

Aprovação e atualização do código de classificação, tabela de temporalidade

2 anos

5 anos

Guarda permanente

061.5

Aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos

061.51

Classificação

2 anos

Eliminação

061.52

Avaliação

061.521

Eliminação

5 anos

Guarda permanente

061.522

Transferência

5 anos

Guarda permanente

061.523

Recolhimento

5 anos

Guarda permanente

061.524

Termo de eliminação

5 anos

Guarda permanente

061.525

Edital de ciência de eliminação de documento

5 anos

Guarda permanente

062

Gestão de acervos bibliográficos e museológico

Compreende documentos referentes à aquisição, incorporação, processamento técnico, inventário e desincorporação de acervos bibliográficos e museológico da Alesc.

062.1

Aquisição e incorporação

Compreende a aquisição de peças, reálias, objetos tridimensionais.

Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de aquisição e incorporação não efetivadas

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

062.11

Compra

5 anos

15 anos

Eliminação

062.12

Doação

4 anos

5 anos

Eliminação

062.13

Permuta

4 anos

5 anos

Eliminação

062.2

Processamento técnico

062.21

Registro

2 anos

Eliminação

062.22

Catalogação, classificação e indexação

2 anos

Eliminação

062.3

Inventário

5 anos

15 anos

Guarda permanente

062.4

Desincorporação

062.41

Doação

4 anos

5 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

062.42

Descarte

4 anos

5 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

063

Controle de acesso e de movimentação de acervos

Compreende o acesso, consultas e empréstimos de documentos dos acervos da Alesc (arquivísticos, bibliográficos e museológicos) e movimentação desses acervos.

063.1

Consultas

2 anos

Eliminação

063.11

Solicitação de pesquisa

1 ano

Eliminação

063.2

Empréstimos

1 ano

1 ano

Eliminação

063.3

Movimentação de acervos

2 anos

Eliminação

063.4

Desarquivamento

2 anos

Eliminação

Ver código: 143.4 (Requerimento - RQS) para os documentos do processo legislativo.

063.5

Solicitações de cópias e degravações

1 ano

Eliminação

063.6

Solicitação de acesso à informação

Compreende solicitações feitas com base na lei de acesso à informação (LAI)

2 anos

5 anos

Eliminação

063.61

Pedido de acesso à informação e recurso

1 ano

5 anos

Eliminação

063.62

Acompanhamento do atendimento ao cidadão

2 anos

5 anos

Eliminação

063.7

Solicitação de acesso a documento sigiloso

2 anos

5 anos

Eliminação

A solicitação é formalizada pelo Termo que deve ser de guarda permanente.

063.71

Termo de classificação de informação e de restrição de acesso à informação pessoal (TCI)

5 anos

50 anos

Guarda permanente

Prazo de guarda começa a contar a partir da desclassificação do documento. Inclui ofícios que comunica classificação e reclassificação de documentos, relatórios de reavaliação, termo de classificação da informação.

063.72

Termo de credenciamento para acesso à informação sigilosa e à informação pessoal

5 anos

50 anos

Guarda permanente

063.73

Termo de compromisso de manutenção de restrição de acesso à informação (TCMR)

5 anos

50 anos

Guarda permanente

064

Conservação e preservação de acervos

Compreende as ações de preservação, conservação e restauração dos acervos da Alesc (desinfestação; higienização; controle do armazenamento; e encadernação, reformatação e restauração de documentos).

064.01

Avaliação e monitoramento

5 anos

5 anos

Guarda permanente

064.1

Desinfestação e higienização

2 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

064.2

Controle das áreas de armazenamento

2 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

064.3

Reformatação

Compreende a contratação de serviços terceirizados.

064.31

Microfilmagem

2 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

064.32

Digitalização

2 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

064.4

Restauração

2 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

064.5

Arranjo e descrição

2 anos

2 anos

Guarda permanente

Eliminar, 2 (dois) anos após a conclusão da organização, as versões preliminares das planilhas e dos estudos de apoio.

064.6

Elaboração de instrumentos de pesquisa

2 anos

5 anos

Guarda permanente

Eliminar, 2 (dois) anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações.

065

Produção editorial

Compreende a elaboração e divulgação de livros, periódicos e outros produtos editoriais.

065.1

Edição. Coedição

5 anos

5 anos

Guarda permanente

065.11

Livros e periódicos

5 anos

5 anos

Guarda permanente

065.2

Editoração e programação visual

5 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

065.21

Prova gráfica

5 anos

Eliminação

065.3

Promoção, divulgação e distribuição

5 anos

Eliminação

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

066

Gestão de tecnologia da informação

Compreende os documentos referentes ao desenvolvimento de programas, instalação de equipamentos, implantação e controle de sistemas informatizados, bem como aqueles referentes à administração da infraestrutura tecnológica.

Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.

066.1

Desenvolvimento e controle de sistemas informatizados

5 anos

5 anos

Guarda permanente

066.2

Instalação de equipamentos

5 anos

Eliminação

066.3

Administração da infraestrutura tecnológica

066.31

Projeto de manutenção

5 anos

5 anos

Guarda permanente

066.32

Gerenciamento e uso

5 anos

Eliminação

066.4

Administração de banco de dados

066.41

Instalação e configuração

5 anos

5 anos

Guarda permanente

066.42

Gerenciamento e uso

5 anos

5 anos

Eliminação

066.5

Segurança em tecnologia da informação

066.51

Acesso a sistemas, redes, e-mail e impressoras

5 anos

Eliminação

066.52

Acesso ao gerenciamento de dados

Compreende termo de responsabilidade.

5 anos

Eliminação

066.9

Outras ações referentes à gestão de tecnologia da informação

066.91

Controle do suporte técnico

5 anos

Eliminação

066.92

Controle de portais

5 anos

Eliminação

067

Contratação de prestação de serviços

5 anos

15 anos

Eliminação

069

Outras ações referentes à gestão da documentação e da informação

069.2

Fornecimento de cópias de documentos

Compreende todas as solicitações de cópias em qualquer formato

1 ano

Eliminação

070

Gestão dos serviços postais e de telecomunicações

Compreende as atividades desenvolvidas pela Alesc para a gestão dos serviços postais e de telecomunicações, bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços de instalação, manutenção e reparo, e à autorização e controle de uso.

071

Contratação de prestação de serviços

Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas

071.1

Serviço postal

5 anos

15 anos

Eliminação

071.2

Serviço de radiofrequência

5 anos

15 anos

Eliminação

071.3

Serviço de telex

5 anos

15 anos

Eliminação

071.4

Serviço de telefonia. Serviço de fax

5 anos

15 anos

Eliminação

071.5

Serviço de transmissão de dados, voz e imagem

5 anos

15 anos

Eliminação

072

Execução de serviços postais pela Alesc

072.1

Serviço de postagem

1 ano

Eliminação

072.2

Guia de postagem

1 ano

Eliminação

072.3

Protocolo de entrega de correspondência

1 ano

Eliminação

073

Autorização e controle de uso

073.1

Serviço de radiofrequência

1 ano

Eliminação

073.2

Serviço de telex

1 ano

Eliminação

073.3

Serviço de telefonia. Serviço de fax

073.31

Transferência de propriedade ou titularidade

1 ano

2 anos

Eliminação

073.32

Registro de ligações

2 anos

Eliminação

073.33

Divulgação de listas telefônicas internas

5 anos

Eliminação

073.4

Serviço de transmissão de dados, voz e imagem

1 ano

Eliminação

074

Distribuição de jornais, revistas e outras publicações

074.1

Assinatura, cancelamento do recebimento de periódicos

1 ano

Eliminação

074.2

Troca de periódico, troca de lugar para entrega

1 ano

Eliminação

080

Pessoal Militar

090

Vaga

100

Administração do Processo Legislativo

Compreende as atividades legislativas, organização e funcionamento do Plenário, organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares e outros órgãos parlamentares, como: comissões, secretarias, bancadas e conselhos, além dos trabalhos vinculados à criação e alteração de proposições e outras matérias.

101

Ofícios expedidos pelos Parlamentares, Mesa e Gabinete da Presidência

1 ano

5 anos

Eliminação

Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente.

102

Ofícios recebidos pelos Parlamentares, Mesa e Gabinete da Presidência

1 ano

5 anos

Eliminação

Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente.

110

Direção dos trabalhos legislativos

Compreende o funcionamento da Mesa Diretora e do Colégio de Líderes.

111

Funcionamento da Mesa Diretora

Compreende os trabalhos relacionados à composição da Mesa, realização das reuniões, além de outros documentos relacionados à Mesa, aos membros e ao Presidente.

111.1

Composição, Eleição e Substituição dos membros da Mesa Diretora

2 anos

4 anos

Guarda permanente

111.2

Vacância de cargo da Mesa Diretora

2 anos

4 anos

Guarda permanente

111.3

Ata de reunião da Mesa Diretora

2 anos

4 anos

Guarda permanente

111.4

Atos da Mesa

Compreende os atos da Mesa DL.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.2 (Atos da Mesa); 020.012 (Atos da Mesa - servidores)

111.5

Atos do Presidente e da Presidência

Compreende os Atos da Presidência DA e DL.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 007.3 (Atos da presidência)

111.6

Decisões da Mesa

2 anos

4 anos

Guarda permanente

112

Funcionamento das Bancadas e dos Blocos Parlamentares

Compreende a composição da Bancada ou do Bloco Parlamentar, a realização das reuniões, além de outros documentos relacionados às bancadas e blocos.

112.1

Dossiê da reunião das Bancadas e dos Blocos Parlamentares

Compreende atas e decisões das reuniões da Bancada ou do Bloco Parlamentar entre outros documentos ou outras deliberações.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

113

Funcionamento do Colégio de Líderes

Compreende a escolha do Líder, a realização das reuniões, além de outros documentos relacionados às lideranças.

113.1

Dossiê da reunião do Colégio de Líderes

Compreende atas e decisões das reuniões de líderes entre outros documentos ou outras deliberações.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

120

Organização e funcionamento do Plenário

Compreende a execução, o controle e o registro da Sessão Plenária.

120.1

Expedientes lidos em Plenário

1 ano

5 anos

Eliminação

Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente.

121

Execução da Sessão Preparatória

Compreende os trabalhos relacionados à realização da Sessão Preparatória, ao seu devido registro e condução.

121.1

Dossiê da Sessão Preparatória

Compreende as atas e decisões da Sessão Preparatória entre outros documentos ou outras deliberações.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 111.1 (Composição, Eleição e Substituição dos membros da Mesa Diretora)

121.2

Posse dos Deputados

Ver código: 162 (Posse e diplomação)

121.3

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos

2 anos

4 anos

Guarda permanente

122

Execução da Sessão Plenária Ordinária

Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Ordinárias ao seu devido registro e condução.

122.1

Ata de Sessão Ordinária

2 anos

4 anos

Guarda permanente

122.2

Questões de ordem em Plenário - formulação e resposta

2 anos

4 anos

Guarda permanente

122.3

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos

2 anos

4 anos

Guarda permanente

123

Execução da Sessão Plenária Extraordinária

Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Extraordinárias, ao seu devido registro e condução.

123.1

Ata de Sessão Extraordinária

2 anos

4 anos

Guarda permanente

123.2

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos

2 anos

4 anos

Guarda permanente

124

Execução da Sessão Especial

Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Especiais, ao seu devido registro e condução.

124.1

Dossiê da Sessão Especial

Compreende a solicitação, as atas e decisões das Sessões Especiais entre outros documentos ou outras deliberações.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

124.2

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos

2 anos

4 anos

Guarda permanente

125

Execução da Sessão Solene

Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Solenes ao seu devido registro e condução.

125.1

Dossiê da Sessão Solene

Compreende a solicitação, as atas e decisões das Sessões Solenes entre outros documentos ou outras deliberações.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

125.2

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos

2 anos

4 anos

Guarda permanente

125.3

Posse de Governador e Vice-Governador

125.31

Livro de registro de posse

Guarda permanente

125.4

Concessão da Comenda do Poder Legislativo

125.41

Relação dos homenageados

1 ano

4 anos

Guarda permanente

125.5

Concessão de Título de Cidadão Catarinense

125.51

Relação dos homenageados

1 ano

4 anos

Guarda permanente

130

Organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares

Compreende o gerenciamento e apoio aos trabalhos das comissões, frentes e fóruns parlamentares, além de sua composição e controle das reuniões realizadas.

131

Gerenciamento e apoio

Compreende as ações de suporte às atividades legislativas e fiscalizatórias desempenhadas. Essas ações de suporte compreendem, dentre outras ações, o controle da comunicação oficial das comissões, frentes e fóruns parlamentares, sua interface com a sociedade, além de outros trabalhos que podem ocorrer fora do ambiente das reuniões de comissão, frentes e fóruns parlamentares, como estudos e registros do acompanhamento de temas de interesse estadual.

131.1

Comunicação da comissão, frentes e fóruns parlamentares

Compreende comunicações que versam sobre matéria legislativa, produzidos ou dirigidos às comissões, frentes e fóruns parlamentares em sua comunicação com órgãos internos e externos a Alesc.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

131.2

Comunicação operacional

Compreende as comunicações de caráter operacional, produzidos ou dirigidos aos membros e secretários de comissões, frentes e fóruns parlamentares.

Até o final da sessão legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Eliminação

131.3

Propostas populares

Compreende propostas e sugestões de iniciativa legislativa relacionadas a proposições em discussão na Alesc. Compreende abaixo-assinados e as diversas formas de manifestação da sociedade em relação a propostas de seu interesse, conforme art. 85 do RI.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

131.4

Denúncias populares

Compreende denúncias e reclamações realizadas à Comissão de Ética e Decoro Parlamentar, conforme art. 368 do Regimento Interno da Casa.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

131.5

Levantamentos e estudos

Compreende estudos, pesquisas, análises e levantamentos produzidos ou recebidos por comissões, frentes e fóruns parlamentares com o intuito de instruir o processo legislativo ou de debate de determinada matéria.

Enquanto vigora

4 anos

Guarda permanente

131.6

Registros de acompanhamento de temas de interesse estadual

Compreende relatórios, pareceres ou qualquer outro documento que consolide o trabalho das comissões, frentes e fóruns parlamentares no seu esforço de averiguação de temas ou temáticas que lhes são pertinentes.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Eliminação

132

Composição de comissões, frentes e fóruns parlamentares

Compreende a criação de comissões, frentes e fóruns parlamentares, bem como a indicação ou substituição dos parlamentares que integram tais órgãos.

132.1

Criação. Indicação. Substituição de membro

Compreende requerimentos para criação, instalação e prorrogação de comissão, assim como os atos de criação e indicação/substituição de membros nas comissões especiais, comissões mistas, comissões permanentes, CPI's, comissões externas, comissão representativa, fóruns parlamentares, frentes parlamentares, subcomissões, grupos de trabalho, comissão de ética e decoro parlamentar, procuradoria, procuradoria da mulher entre outros órgãos parlamentares.

2 anos

4 anos

Guarda permanente

132.2

Pedidos. Indicação para cargos parlamentares

Compreende os pedidos e indicações para os cargos de Relator e Presidente de comissão, frentes e fóruns parlamentares

2 anos

4 anos

Guarda permanente

132.3

Preparação de reunião de comissões, frentes e fóruns parlamentares

Compreende os trabalhos que antecedem a realização da reunião das comissões e outros órgãos parlamentares, e que visam dispor com certa antecedência os elementos necessários para sua devida execução.

132.31

Controle de designação de Relator

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

Eliminação

132.32

Lista de inscrição para debates

Enquanto vigora

Eliminação

132.33

Convite. Solicitação de indicação de convidado para participação em audiência pública

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

Eliminação

132.34

Resposta. Justificativa de falta de convidado para participar de audiência pública

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

Eliminação

133

Execução de reunião de comissões, frentes e fóruns parlamentares

Compreende os trabalhos relacionados à realização das reuniões no âmbito das comissões, frentes e fóruns parlamentares, ao seu devido registro e condução.

Inclui documentos relacionados às reuniões de instalação, ordinárias e extraordinárias e audiências públicas, tais como: convocações e pautas.

133.1

Processo da Reunião

Compreende os documentos que compõem o processo para realização da reunião até a sua finalização.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.11

Atas

Compreende o registro da reunião (Comissões, audiência pública, frentes e fóruns parlamentares) bem como as deliberações e votações.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.12

Notas taquigráficas

Compreende a degravação VER código 133.16 (Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos)

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.13

Lista de presença de Deputados (comissões, frentes e fóruns parlamentares)

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 163 (Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares)

133.14

Justificativa de ausência em reunião

Compreende a justificativa de falta à reunião de comissão, frente e fórum parlamentar.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.15

Folha de votação

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.16

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos

Compreende registros que não sofrem alterações com vistas à divulgação em TV, internet, etc. bem como os registros filmográficos sem áudio.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.17

Relatórios (finais, parciais e prévios) (comissões, frentes e fóruns parlamentares)

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

133.18

Autorização de uso do material e da imagem do palestrante, participante (audiências públicas, demais eventos legislativos)

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

134

Acordo de procedimentos da Comissão formalizado

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

134.1

Processo de audiências públicas

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

134.2

Enunciados

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

134.3

Nota técnica das comissões, frentes e fóruns parlamentares

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

Inclui notas técnicas produzidas tanto por órgãos da Alesc quanto por entidades externas

134.4

Plano de trabalho, roteiro de comissão especial

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

135

Execução de eventos de cunho legislativo

Compreende os trabalhos relacionados à realização, registro e condução de seminários, fóruns, congressos, mesas redondas, simpósios, exposições, palestras e de qualquer outra denominação de evento promovido pelos órgãos legislativos da Casa, cujo objetivo seja subsidiar os trabalhos de instrução de matérias legislativas.

Ver código: 910 (Gestão de eventos) para eventos de cunho administrativo.

135.1

Discussão. Apresentações. Programação (eventos de cunho legislativo)

Compreende os relatórios, notas taquigráficas e quaisquer documentos que registram discursos, palestras, apresentações, slides e demais conteúdos apresentados durante o evento, além da autorização do uso do material e da imagem do convidado.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

Ver código: 910 (Gestão de eventos). Não inclui discussão, apresentações, programação de eventos de cunho administrativo.

135.2

Registro de presença em evento de cunho legislativo

5 anos

10 anos

Guarda permanente

135.3

Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos (eventos de cunho legislativo)

Compreende registros que não sofrem alterações com vistas à divulgação em TV, internet, etc. bem como os registros filmográficos sem áudio.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária.

4 anos

Guarda permanente

140

Apresentação, instrução e análise de matérias e projetos

Compreende a produção, alteração e análise de matérias e diplomas legais.

Algumas proposições, dependendo da situação, podem ser acessórias de uma proposição principal. Nesse caso, as acessórias passam a ser parte integrante da principal e, portanto, tem a mesma classificação. As proposições que constam na presente classe, em sua maioria, são apenas aquelas que figuram como principal.

140.1

Acervo da Constituinte

Compreende o dossiê das constituições catarinenses.

Guarda permanente

140.2

Livro de registro de leis

Compreende os livros que foram utilizados para registro de leis.

Guarda permanente

141

Proposições - capeadas - propostas e projetos

Compreende as proposições estabelecidas no art. 48 da Constituição do Estado.

141.1

Proposta de Emenda à Constituição do Estado

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

141.2

Projeto de lei complementar

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

141.3

Projeto de lei

Compreende o projeto de lei ordinária e delegada.

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

141.4

Projeto de Conversão em Lei de Medida Provisória.

Compreende a análise da Medida Provisória

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

141.5

Projeto de decreto legislativo

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

141.6

Projeto de Resolução

Compreende o projeto de alteração do regimento interno.

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) para atos que tratem da administração e funcionamento da Alesc

142

Proposições - capeadas - propostas e demais tipos

Compreende as demais proposições capeadas estabelecidas no art. 178 do RI.

142.1

Proposta de sustação de atos

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação / art. 333, RI

142.2

Anteprojeto de Lei

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação / É parte do Projeto de Lei

142.3

Requerimento Capeado - RQC

Compreende o requerimento de convocação de autoridade, fóruns parlamentares, frentes parlamentares e subcomissões.

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI.

142.4

Requerimento de Diligência / Audiência Pública - RQX

Enquanto vigora*

5 anos

Eliminação

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI.

142.5

Recurso

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

142.6

Consulta

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

142.7

Mensagem

Compreende as mensagens de veto e mensagens governamentais.

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

142.8

Ofícios capeados

1 ano

5 anos

Eliminação

Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente.

142.9

Sugestão legislativa

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

143

Proposições - não capeadas

143.1

Indicação

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

143.2

Moção

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

143.3

Pedido de Informação

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação

143.4

Requerimento - RQS

Compreende o requerimento de Deputado acerca de assuntos diversos.

Enquanto vigora*

5 anos

Eliminação

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI.

150

Fiscalização, controle e investigação parlamentar

Compreende a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Estado e das entidades da Administração Direta e Indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, bem como a investigação de fatos de interesse do Estado.

151

Proposta de sustação de atos normativos do Poder Executivo

Compreende a proposta para suspender atos normativos elaborados pelo Poder Executivo.

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 142.1 (Proposta de sustação de atos) art. 333, RI

152

Convocação de Secretários de Estado e do Procurador-Geral do Estado

Compreende a convocação de Secretários de Estado e do Procurador-Geral do Estado pela Alesc.

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 142.3 (Requerimento Capeado - RQC) art. 336, RI

153

Avisos. Acórdãos do TCE/SC

Até o final da Sessão Legislativa seguinte

20 anos

Eliminação

154

Tomada de contas do Governador do Estado (Contas dos Poderes Legislativo, Judiciário, do Ministério Público Estadual e do Tribunal de Contas do Estado estão anexadas)

Compreende a apresentação das contas do Governador do Estado realizadas em exercício.

Até o final da Sessão Legislativa seguinte

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 141.5 (Projeto de decreto legislativo), art. 274, RI, a formalização da aprovação ou não aprovação das contas é dada por meio de Decreto Legislativo.

155

Controle político

Compreende o controle político dos atos de governo.

155.1

Requerimento de documentos e informações

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 143.4 (Requerimento - RQS) art. 200 e 201, RI

155.2

Solicitação de informações ao TCE/SC

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação.

155.3

Solicitação para instauração de processo

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação.

155.4

Denúncia por crime de responsabilidade

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação.

156

Inquérito parlamentar

Compreende a investigação acerca de temas e fatos de interesse estadual e de suspeitas irregularidades. Compreende todas as etapas do processo, do requerimento ao relatório final.

156.1

Requerimento

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. art. 41, RI.

156.2

Autos de CPI

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Prazo da CPI 120 dias, prorrogável por igual período. art. 41, RI.

156.3

Relatório final

Enquanto vigora*

4 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Contém o Relatório circunstanciado. art. 163, RI

160

Atuação parlamentar

Compreende as atividades vinculadas individualmente ao parlamentar durante o cumprimento das ações resultantes do poder político outorgado pela sociedade.

161

Mandato parlamentar

Compreende atividades relacionadas à posse, movimentação partidária, atuação como representante em órgãos externos, missões oficiais, afastamentos de mandato e regime disciplinar.

161.1

Resultado de eleições gerais

Compreende o recebimento do resultado da eleição estadual.

2 anos

30 anos

Guarda permanente

161.2

Comunicação de resultado final de eleições

2 anos

30 anos

Guarda permanente

162

Posse e diplomação

Compreende ações referentes à posse dos Deputados em mandato parlamentar.

162.1

Posse no mandato parlamentar

2 anos

30 anos

Guarda permanente

162.2

Livro de registro de diplomas

2 anos

30 anos

Guarda permanente

162.3

Diplomas dos Deputados

2 anos

30 anos

Guarda permanente

O documento original é devolvido ao parlamentar e arquivado cópia digitalizada do referido documento.

162.4

Declaração de Bens e Rendas

 

2 anos

30 anos

Guarda permanente

163

Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares

Compreende as ações referentes à frequência, licenças e afastamentos com impacto no mandato parlamentar.

163.1

Justificativa de falta de parlamentar

2 anos

60 anos

Guarda permanente

Inclui o Ato da Mesa com ofícios encaminhados pelo Deputado justificando a falta.

163.2

Licenças e afastamentos do mandato

2 anos

60 anos

Guarda permanente

Inclui o Ato da Mesa com ofícios encaminhados pelo Deputado justificando o afastamento. Art. 48 ao 52, RI. Art. 45, inciso I, da Constituição do Estado.

163.3

Missão oficial (Deputados)

2 anos

60 anos

Guarda permanente

Missão oficial - licença para missão temporária caráter diplomático ou cultural, ver art. 52, I, RI

164

Certidão de mandato parlamentar

Compreende a solicitação de certidão de mandato parlamentar.

164.1

Solicitação de certidão de Deputado

1 ano

4 anos

Guarda permanente

Inclui certidão de Deputado expedida

170

Regime disciplinar parlamentar

Compreende a apuração de fatos e correção da conduta parlamentar.

171

Processo correcional (Deputado)

Enquanto vigora*

30 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Inclui o processo de apuração e o requerimento de representação. Art. 363, RI.

172

Processo de perda de mandato por decisão judicial

2 anos após o término da legislatura

30 anos

Guarda permanente

Art. 347 e 363, RI.

173

Processo ético-disciplinar

2 anos após o término da legislatura

30 anos

Guarda permanente

180

Representação institucional em órgãos externos

Compreende os documentos sobre indicação e participação em conselhos e organismos estaduais, nacionais e internacionais para discussões de interesse da Alesc.

181

Indicação. Substituição para órgãos externos

Enquanto vigora*

20 anos

Guarda permanente

*A vigência esgota-se ao término da tramitação / Inclui a indicação para composição de conselhos externos como o conselho de governo, CEDCA/SC entre outros

182

Justificativa de ausência em reunião de órgãos externos

Enquanto vigora

20 anos

Guarda permanente

190

Movimentação e estrutura política partidária

Compreende os registros referentes à composição das bancadas, mudanças de partido, cálculos de proporcionalidade partidária, constituição de blocos parlamentares.

191

Constituição de bancada ou blocos parlamentares

Enquanto vigora

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 112 (Funcionamento das Bancadas e dos Blocos Parlamentares)

192

Quadros de lideranças

Enquanto vigora

4 anos

Guarda permanente

Ver código: 113 (Funcionamento do Colégio de Líderes)

193

Registro de cálculos de proporcionalidade partidária

Enquanto vigora

4 anos

Guarda permanente

900

Administração de atividades acessórias

Compreende o desenvolvimento de atividades complementares.

910

Gestão de eventos

Compreende a gestão de eventos relacionados à área administrativa.

Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes aos eventos não efetivados

910.01

Normatização. Regulamentação

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

911

Planejamento e programação

Compreende documentos referentes ao planejamento e à programação do evento, tais como: a definição do tema, a lista de palestrantes e convidados, o cronograma das atividades, as instruções para participantes, dentre outros.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

911.1

Registros de exposição

5 anos

Guarda permanente

912

Divulgação

Compreende documentos referentes à divulgação dos eventos, como: folders, cartazes, folhetos, dentre outros.

1 ano

2 anos

Eliminação

Arquivar um exemplar do material de divulgação de cada evento.

912.1

Convites

Compreende a elaboração de convites para os eventos promovidos pela Alesc.

2 anos

3 anos

Guarda permanente

Arquivar um exemplar de convite em formato de arquivo nato-digital ou digitalizado, preferencial.

913

Inscrição e controle de frequência

Compreende fichas de inscrição, cadastro ou relação de inscritos e listas de presença dos participantes nos eventos.

2 anos

2 anos

Eliminação

913.1

Livros de solenidades

Compreende o registro de realização das Sessões Solenes.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

Inclui documentos que registram a presença de autoridades em eventos da Alesc

913.2

Livros, listas de presença em eventos

Compreende o registro de presença nos eventos da Alesc.

5 anos

Eliminação

914

Emissão de certificados

Compreende documentos referentes à expedição, registro e controle da entrega do certificado aos participantes nos eventos.

2 anos

3 anos

Guarda permanente

915

Avaliação dos resultados

Compreende documentos referentes à avaliação dos resultados alcançados pelos eventos, tais como: formulários de avaliação, relatórios parciais e finais, etc.

2 anos

2 anos

Guarda permanente

Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros.

916

Habilitação, julgamento e recursos

Compreende documentos referentes à habilitação dos candidatos inscritos nos prêmios e nos concursos culturais, ao julgamento dos trabalhos concorrentes, ao desempenho dos participantes e aos recursos apresentados aos resultados do julgamento, bem como os trabalhos inscritos e as atas de julgamento.

2 anos

2 anos

Guarda permanente

Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros.

917

Premiações e concursos cívicos e culturais

Compreende documentos referentes a entrega da premiação aos candidatos vencedores dos concursos culturais promovidos pela Alesc, tais como: termo de entrega e recebimento, termo de cessão de direitos autorais, etc.

917.1

Processo de premiações, medalhas, concursos cívicos e culturais

2 anos

2 anos

Guarda permanente

Inclui a solicitação para a criação do concurso ou premiação e a concessão de medalhas

917.2

Inscrição em concursos e/ou premiações

2 anos

2 anos

Guarda permanente

A documentação de inscrição dos candidatos abaixo da 3ª colocação deve ser descartada 1 (um) ano após a realização do concurso ou concessão do prêmio

917.3

Trabalhos apresentados em concursos e/ou premiações

2 anos

2 anos

Guarda permanente

Os trabalhos apresentados pelos candidatos classificados abaixo da 3ª colocação devem ser descartados 1 (um) ano após a realização do concurso ou concessão do prêmio.

918

Contratação de prestação de serviços para eventos

Compreende a contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços referentes aos eventos promovidos pela Alesc.

5 anos

15 anos

Eliminação

919

Outras ações referentes à gestão de eventos

Compreende outras ações referentes à gestão de eventos não abordada nos códigos anteriores.

919.1

Participação em eventos promovidos e realizados por outras instituições

5 anos

Eliminação

Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação.

920

Promoção de visitas

Compreende a gestão das visitas públicas à Alesc.

920.01

Normatização. Regulamentação

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

921

Programação de visitas

Compreende os registros de planejamento e programação de visitas monitoradas.

5 anos

5 anos

Guarda permanente

922

Controle de visitas e visitantes

Compreende o controle da entrada de visitantes e o acompanhamento destes durante as visitas.

2 anos

Eliminação

922.1

Solicitação de recepção para visita guiada

2 anos

Eliminação

930

Formação legislativa, política e cidadã

Compreende as ações de identificação, formação, desenvolvimento e retenção do capital intelectual.

As informações contidas nos documentos da Escola do Legislativo estão disponíveis no Sistema Acadêmico.

930.01

Normatização. Regulamentação

Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos)

930.1

Solicitação de capacitação

5 anos

Guarda permanente

Compõe o dossiê do curso

930.2

Planejamento e orientações relativas a cursos

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

930.3

Emissão de certificado de capacitação

2 anos

Eliminação

930.4

Participação em eventos, cursos e congressos (Participantes)

2 anos

Eliminação

930.5

Dossiê do curso

5 anos

Guarda permanente

930.51

Relatório

5 anos

Guarda permanente

930.52

Conteúdo programático do projeto

5 anos

Guarda permanente

Compõe o dossiê do curso

930.53

Dados dos professores

5 anos

Guarda permanente

Compõe o dossiê do curso

931

Pós-graduação, pesquisa e extensão

Compreende os cursos de pós-graduação lato e stricto sensu, e atividades de pesquisa e extensão.

931.1

Concepção e credenciamento de cursos

931.2

Processo de propostas para pós-graduação

7 anos

10 anos

Guarda permanente

931.3

Projeto pedagógico dos cursos

7 anos

10 anos

Guarda permanente

931.4

Criação de cursos/criação de programas

7 anos

10 anos

Guarda permanente

931.5

Credenciamento/

renovação de credenciamento (CEE)

Enquanto vigora

7 anos

Guarda permanente

931.6

Prontuário de docente

7 anos

7 anos

Eliminação

932

Organização curricular

932.1

Disciplinas: planos de curso

7 anos

5 anos

Guarda permanente

932.2

Calendário de oferta de disciplinas

2 anos

Eliminação

932.3

Planejamento da atividade acadêmica

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

933

Seleção

933.1

Inscrições

1 ano

Eliminação

933.2

Recursos

1 ano

Eliminação

933.3

Resultados

1 ano

Eliminação

934

Matrícula e aproveitamento

934.1

Matrícula

Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola

7 anos

Eliminação

934.2

Aproveitamento de estudos

Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola

7 anos

Eliminação

935

Trancamento e desligamento

Compreende o trancamento de curso ou de disciplinas, além do desligamento do aluno.

935.1

Trancamento total de curso

Compreende Requerimento/Processo de trancamento total de curso.

Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola

7 anos

Eliminação

935.2

Desligamento dos cursos

Compreende desligamentos por abandono de curso, jubilação e outros motivos.

Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola

7 anos

Eliminação

935.3

Trancamento de disciplina

Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola

Eliminação

936

Avaliação acadêmica

936.1

Pastas das disciplinas

7 anos

7 anos

Eliminação

936.2

Provas/exames/

trabalhos

2 anos

Eliminação

936.3

Trabalhos de conclusão de curso (TCC) (especialização)

Guarda permanente*

Os trabalhos de conclusão de curso serão recolhidos para guarda permanente na Biblioteca da Alesc

936.4

Atividades complementares

Enquanto vigora

Eliminação

936.5

Indicação, aceite e substituição de orientador e coorientador

Enquanto vigora

Eliminação

936.6

Bancas examinadoras: qualificação e defesa

2 anos

Eliminação

936.7

Dissertação de mestrado e tese de doutorado

Compreende as dissertações e teses desenvolvidas por servidores da Alesc.

Guarda permanente*

As dissertações de mestrado e teses de doutorado serão recolhidas para guarda permanente na Biblioteca da Alesc

937

Histórico escolar

Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola

5 anos

Guarda permanente

938

Diplomas

938.1

Expedição de diploma

2 anos

Eliminação

938.2

Registro de diploma

5 anos

5 anos

Guarda permanente

939

Pesquisa e extensão

939.1

Criação de grupos

5 anos

5 anos

Guarda permanente

939.2

Projetos de pesquisa e extensão

5 anos

5 anos

Guarda permanente

990

Outras ações referentes à administração de atividades acessórias

Compreende as comunicações ocasionais e genéricas efetuadas pela Alesc no relacionamento com outras instituições públicas e privadas e que não dizem respeito ao desenvolvimento de suas atividades específicas.

991

Gestão de comunicações eventuais

1 ano

Eliminação

992

Relacionamento com associações culturais, de amigos e de servidores

1 ano

Eliminação

ANEXO II

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Unidade administrativa: [indicar o nome da unidade administrativa, acompanhado das siglas]

LISTAGEM Nº:

[Nº/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA]

Classificação dos documentos

Ano ou período

Unidade de arquivamento

Observações e/ou justificativas

Código

Descritor

Quantificação

Especificação

Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados):

Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

Este quadro somente deverá ser preenchido quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de decisão final do TCE-SC pela aprovação, arquivamento ou extinção do processo de prestação de contas da Alesc.

Contas do(s) exercício(s) de:

Decisão proferida pelo TCE-SC em:

Publicação da decisão no Diário (data, seção, página):

Data: __/__/__

__________________________________________________

Titular da unidade administrativa responsável pelos documentos

Data: __/__/__

__________________________________________________

Membro da CAD

designado para coordenar a eliminação

Data: __/__/__

__________________________________________________

Presidente da CAD

Data: __/__/__

__________________________________________________

Coordenador da CDOC

* Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro Mensuração de Documentos Textuais.

ANEXO III

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº (indicar o nº / ano do Edital)

O(A) Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos, designado(a) pelo Ato da Mesa nº (indicar o nº / dia, mês e ano do ato da mesa de designação), publicado no Diário da Alesc, de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa), faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário da Alesc se não houver oposição, o(a) (indicar o responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante requerimento dirigido à Comissão de Avaliação de Documentos da Alesc, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

Florianópolis, ___de _________________ de _____.

Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos.

ANEXO IV

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ........... dias do mês de ................. do ano de .........., a Coordenadoria de Documentação de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no Diário da Alesc, de (indicar a data e número da publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).

Florianópolis, ___de _________________ de _____.

Nome e assinatura do membro da Comissão de Avaliação de Documentos responsável designado(a) para supervisionar e acompanhar a eliminação.

Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Coordenadoria de Documentação.

ANEXO V

LISTAGEM DESCRITIVA DE DOCUMENTOS

Forma de entrada: Transferência para a fase intermediária ( ) Recolhimento para guarda permanente ( )

LISTAGEM Nº: ____

[Nº/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA]

Unidade administrativa/Sigla:

Gênero documental:

Textual ( ) Filmográfico ( ) Iconográfico ( ) Sonoro ( ) Cartográfico ( ) Micrográfico ( ) Bibliográfico ( )

Nº da caixa

Código

Descritor do código

Dossiês/processos

(relativos a:)

Numeração (se houver)

Datas:

de_______ a ________

Unidade de arquivamento

 

Quantidade

Especificação

 

 

 

 

 

 

Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados):

Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

Florianópolis, ___ de ______________de _____

Assinatura do responsável pelo envio

Nome (Matrícula)

* Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro para Mensuração de Documentos Textuais.

ANEXO VI

TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

A Coordenadoria de Documentação, neste ato representado pelo(a) (nome do Coordenador) e (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), neste ato representado pelo(a) (nome do Diretor/Coordenador), nos termos da Resolução (colocar número e data desta Resolução), resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes cláusulas:

Cláusula Primeira

Do objeto

Constitui objeto do presente Termo, a transferência de documentos para a guarda temporária nos arquivos da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo) conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos, nº __, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.

Cláusula Segunda

Responsabilidade das partes

Para os fins previstos no presente Termo de Transferência as partes assumem as seguintes responsabilidades:

I – caberá a (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e alocação dos documentos nos arquivos da Coordenadoria de Documentação;

II – caberá à Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.

Cláusula Terceira

Do uso e do acesso

A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5º da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e da Lei nacional nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.

Cláusula Quarta

Dos casos omissos

Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.

Cláusula Quinta

Disposições finais

E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento.

O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.

Florianópolis,_____de _______________de _____.

(Nome e assinatura do titular da unidade administrativa)

(Nome e assinatura do Coordenador da Coordenadoria de Documentação)

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos)

ANEXO VII

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

A Gerência do Centro de Memória, neste ato representado pelo(a) (nome do gerente), a Coordenadoria de Documentação, neste ato representado pelo(a) (nome do Coordenador) e (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), neste ato representado pelo(a) (nome do Diretor/Coordenador), nos termos da Resolução (colocar número e data desta Resolução), resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes cláusulas:

Cláusula Primeira

Do objeto

Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento de documentos para guarda permanente nos arquivos da Gerência do Centro de Memória, da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo) conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos, nº __, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.

Cláusula Segunda

Responsabilidade das partes

Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:

I – caberá a (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento) garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e alocação dos documentos nos arquivos da Gerência do Centro de Memória e da Coordenadoria de Documentação;

II – caberá à Gerência do Centro de Memória e a Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.

Cláusula Terceira

Do uso e do acesso

A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5º da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e da Lei nacional nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.

Cláusula Quarta

Dos casos omissos

Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.

Cláusula Quinta

Disposições finais

E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento.

O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.

Florianópolis, _____de _____________de _______.

(Nome e assinatura do titular da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento)

(Nome e assinatura do Gerente da Gerência do Centro de Memória)

(Nome e assinatura do Coordenador da Coordenadoria de Documentação)

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos)