ATO DA MESA Nº 541, de 18 de NOVEMBRO de 2022

DA: 8.216, de 18/11/2022

Compilação dos Atos Normativos

Fonte: ALESC/GCAN.

Altera os Anexos II, IV, V e VI da Resolução n° 005, de 2021, que “Dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina e estabelece outras providências”, com o propósito de adequá-los ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DE SANTA CATARINA, no uso de suas atribuições, com supedâneo no parágrafo único do art. 63 do Regimento Interno da ALESC c/c o disposto no art. 46 da Resolução n° 005, de 30 de setembro de 2021,

 

RESOLVE:

Art. 1° Ficam alterados os Anexos II, IV, V e VI da Resolução n° 005, de 30 de setembro de 2021, que passam a vigorar conforme o disposto no Anexo Único deste Ato da Mesa.

Art. 2° Este Ato da Mesa entra em vigor na data de sua publicação.

Deputado MOACIR SOPELSA - Presidente
Deputado Ricardo Alba - Secretário
Deputado Rodrigo Minotto - Secretário

ANEXO ÚNICO
(Altera os Anexos II, IV, V e VI da Resolução n° 005, de 30 de setembro de 2021)

 

“ANEXO II

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Unidade administrativa:
[indicar o nome da unidade administrativa produtora dos documentos, com a respectiva sigla]

LISTAGEM N°: [N°/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA]

 

Classificação dos documentos

 

Ano ou
período

Unidade de arquivamento dos documentos
(formato/recipiente onde estão acondicionados os documentos - caixas, CDs, DVDs)

 

Observações e/ou justificativas

Código

Descritor

Quantificação

Especificação

Digitalizado

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados):

Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados):

Este quadro somente deverá ser preenchido quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de decisão final do TCE-SC pela aprovação, arquivamento ou extinção do processo de prestação de contas da Alesc.

Contas do(s) exercício(s) de:

Decisão proferida pelo TCE-SC em:

Publicação da decisão no Diário (data, seção, página):

 

 

 

 

 

 
     
     

Data: ___/___/___

 

 

___________________________________________________
Titular da unidade administrativa responsável pelos documentos

 
* Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro Mensuração de Documentos Textuais.

ANEXO III

.......................................................................................................................

ANEXO IV
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ........... dias do mês de ................. do ano de..........., a Coordenadoria de Documentação, de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o n° / ano da listagem), elaborada e aprovada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa produtora dos documentos) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n° (indicar o n° / ano do edital), publicado no Diário da Alesc de (indicar a data e número da publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) dos documentos que foram eliminados).

Florianópolis,      de                              de         .

Nome e assinatura do membro da Comissão de Avaliação de Documentos responsável designado(a) para supervisionar e acompanhar a eliminação.

Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Coordenadoria de Documentação.

ANEXO V
LISTAGEM DESCRITIVA DE DOCUMENTOS

Forma de entrada: Transferência para a fase intermediária ( ) Recolhimento para guarda permanente ( )

 

 

 

LISTAGEM N°:          

[N°/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA]

Unidade administrativa produtora dos documentos/Sigla:

Gênero documental:
Textual ( ) Filmográfico ( ) Iconográfico ( ) Sonoro ( ) Cartográfico ( ) Micrográfico ( ) Bibliográfico ( )

 

N° da caixa

 

Código

 

Descritor do código

 

Dossiês/proce ssos (relativos a:)

 

Numeração (se houver)

Datas:
De                a        _        

Unidade de arquivamento dos documentos (formato/recipiente onde estão acondicionados os documentos - caixas, CDs, DVDs)

Quantidade

Especificação

Digitalizado

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados):

Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)
Florianópolis,     de                            de          
Assinatura do titular da unidade administrativa produtora dos documentos
Nome (Matrícula)
* Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro para Mensuração de Documentos Textuais.

ANEXO VI
TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

A Coordenadoria de Documentação, neste ato representada pelo(a) (nome do Coordenador) e a (nome da unidade administrativa produtora do documento), neste ato representada pelo(a) (nomedoDiretor/Coordenador), nos termos da Resolução n° (colocarnúmeroedatadestaresolução), resolvem assinar o presente Termo, mediante as seguintes cláusulas:

Cláusula Primeira

Do objeto

Constitui objeto do presente Termo a transferência de documentos para a guarda temporária nos arquivos da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa produtora do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo), conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos n°_________, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.

Cláusula Segunda

Responsabilidade das partes

Para os fins previstos no presente Termo de Transferência, as partes assumem as seguintes responsabilidades:

I – caberá à (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento ) garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e à alocação dos documentos nos arquivos da Coordenadoria de Documentação; e

II – Caberá à Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.

Cláusula Terceira

Do uso e do acesso

A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5° da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e da Lei nacional n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.

Cláusula Quarta

Dos casos omissos

Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.

Cláusula Quinta

Disposições finais

E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento. O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.

Florianópolis,_____de ___________________de_____.

(Nome e assinatura do(a) titular da a unidade administrativa produtora do documento)

(Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Coordenadoria de Documentação)” (NR)

JUSTIFICAÇÃO

O Ato da Mesa que ora se apresenta tem por objetivo adequar os Anexos II, IV, V e VI da Resolução n° 005, de 2021, ao proposto no Ofício Interno n° 0425700/2022, de origem da Coordenadoria de Documentação (CDOC) e sua Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), no uso de suas atribuições propositiva e consultiva no estabelecimento de diretrizes relativas à operacionalização de sistema eletrônico de informações e repositórios documentais.

A medida visa assegurar o cumprimento dos princípios e diretrizes para a preservação de documentos provenientes da Alesc e de origem privada de interesse público e social, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos arquivísticos.

Registre-se que o art. 46 da Resolução n° 005, de 2021, estabelece que as alterações de seus Anexos dar- se-á por meio de Ato da Mesa, em conformidade à Política de Gestão de Documentos e os procedimentos descritos neste ato, observando-se a metodologia empregada pela CDOC e CAD.

Deputado MOACIR SOPELSA - Presidente

Deputado Ricardo Alba - Secretário

Deputado Rodrigo Minotto - Secretário