DECRETO Nº
1.975, de 9 de dezembro de 2008.
Dispõe sobre o Sistema
Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial e estabelece outras
providências.
O GOVERNADOR
DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da competência privativa que lhe
confere o art. 71, incisos I, III e IV, da Constituição do Estado, e tendo em
vista o disposto nos arts. 8º, § 4º, 22, inciso II, 29, 30,
inciso XII, 31 a 35, 57, incisos VI e XII, e 120 da Lei Complementar n°
381, de 7 de maio de 2007,
D E C R E T
A :
Art. 1º
O Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial - SGDPO visa
assegurar a racionalização, padronização, identificação, preservação, acesso e
divulgação do patrimônio documental e arquivístico no âmbito da administração
pública estadual direta e indireta, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas e legais.
Art. 2° O Sistema Administrativo de Gestão Documental e
Publicação Oficial - SGDPO tem por finalidade o cumprimento da lei quanto à
produção, padronização, racionalização e publicação de impressos oficiais.
Art. 3°
Para efeitos deste Decreto considera-se:
I - gestão documental:
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e
intermediária, independentemente do suporte, visando ao seu controle,
eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
II - documento
de arquivo: aquele produzido e recebido por órgão ou entidade da administração
pública estadual direta e indireta em decorrência do exercício de funções e
atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
do documento; e
III - impresso
oficial: produto da arte gráfica em papel, na forma de folha, envelope, capa de
processo, bloco de papel, livro, caderno, cartaz, folder, formulário ou
assemelhado, utilizado no serviço administrativo, em divulgação ou
correspondência dos órgãos e entidades da administração pública estadual direta
e indireta.
Art. 4º O Sistema
Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial - SGDPO compreende
hierarquicamente:
I - a
Secretaria de Estado da Administração - SEA, como órgão central;
II - a
Diretoria de Gestão Documental - DGED, como núcleo técnico;
III - as Secretarias de Estado
Centrais e as Secretarias de Estado de Desenvolvimento Regional - SDRs, por
meio de suas unidades administrativas e pelas estruturas descentralizadas dos
órgãos e entidades da administração direta e indireta estadual que detêm a
competência do Sistema, como órgãos setoriais e setoriais regionais,
respectivamente;
e
IV - os órgãos e entidades da administração indireta por meio de suas
diretorias, como órgãos seccionais.
Parágrafo
único. Os órgãos setoriais,
setoriais regionais e seccionais subordinam-se tecnicamente à Secretaria de
Estado da Administração - SEA, no que diz respeito ao ordenamento das
atividades sistêmicas de gestão documental e publicação oficial.
Art. 5º
Ao órgão central do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação
Oficial - SGDPO, por intermédio de sua direção superior e de seu núcleo
técnico, compete:
I - planejar, normatizar, padronizar,
implantar, coordenar, racionalizar, supervisionar, apoiar, fiscalizar e auditar
a gestão documental, os impressos oficiais e a destinação de documentos
arquivísticos do Governo do Estado;
II - aprovar a adoção de
técnicas de trabalho de modernização e aperfeiçoamento, objetivando o aprimoramento
contínuo, permanente e articulado das atividades do Sistema;
III
- convocar os órgãos setoriais, setoriais regionais e seccionais para reuniões
técnicas, sempre que necessário para aperfeiçoar e disciplinar o Sistema;
IV
- participar da concepção de projetos e do gerenciamento de sistemas
eletrônicos de gestão de documentos,
analisando e emitindo parecer prévio quanto à sua implantação;
V
- gerenciar o Arquivo Público do Estado, visando ao resgate, preservação,
manutenção, disponibilização e divulgação do patrimônio documental estadual;
VI
- acompanhar a legislação federal e as normas emanadas do Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ, propondo sua adaptação ao âmbito estadual;
VII -
administrar, atualizar e modernizar o processo gráfico do Sistema;
VIII
- efetuar a publicação de atos oficiais, os serviços de impressão de
formulários e outros impressos de uso comum e padronizados utilizados no âmbito
da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;
IX - autorizar, na impossibilidade operacional, o serviço de impressão
às gráficas privadas, mediante processo licitatório, ou liberar o impresso
mediante certificado de liberação, em conformidade com normas reguladoras do
Sistema;
X
- receber, classificar, formatar e taxar matérias para publicação oficial
provenientes de órgãos públicos e privados e de particulares;
XI
- coordenar e avaliar ações para criar, alterar ou extinguir impressos
oficiais; e
XII
- editar, publicar e distribuir o Diário Oficial do Estado - DOE.
Art. 6º Os Sistemas Informatizados de
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos - SCTT, de
Protocolo Padrão - SPP, de Informação da Requisição e Autorização de Impressão
Eletrônica - SIRE, Sistema de Atos Legais - ALG, Sistema de Automação Gráfica e
Diário Oficial Eletrônico - IOESC-NET, ou quaisquer outros que venham a
substituí-los, são ferramentas tecnológicas do Sistema Administrativo de Gestão
Documental e Publicação Oficial - SGPDO utilizadas para estruturar, organizar e
operacionalizar processos administrativos de gestão documental e publicação
oficial, tendo como função facilitar o acesso a informações, tornando-as
transparentes e garantindo maior agilidade e qualidade na prestação dos
serviços públicos.
Parágrafo
único. Os sistemas informatizados enumerados no caput deste artigo são de propriedade do Estado, administrados,
mantidos e atualizados pela Secretaria de Estado da Administração - SEA,
hospedados no Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina -
CIASC, e serão utilizados, obrigatoriamente, pelos órgãos setoriais, setoriais
regionais, seccionais e unidades administrativas descentralizadas pertencentes
ao Sistema Administrativo.
Da Competência dos
Órgãos Setoriais,
Setoriais
Regionais e Seccionais do Sistema
Art. 7º Aos órgãos
setoriais, setoriais regionais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão
Documental e Publicação Oficial - SGDPO compete:
I - programar, organizar, orientar, coordenar, executar e controlar as atividades relacionadas com a gestão documental e publicação oficial, no âmbito do órgão ou entidade a que estejam administrativamente subordinados ou vinculados, zelando pelo cumprimento das instruções normativas e dos prazos fixados pelo órgão central do Sistema;
II - atender às
convocações do órgão central, participando de reuniões, fóruns, palestras,
cursos e eventos que visem ao aperfeiçoamento das atividades coordenadas pelo
Sistema;
III -
operacionalizar os sistemas informatizados de propriedade do Estado mantidos
pelo Sistema;
IV - solicitar a execução
de todo e qualquer serviço gráfico no parque gráfico pertencente ao órgão
central do Sistema;
V - integrar a
Comissão de Avaliação de Documentos do órgão ou entidade a que estejam
subordinados ou vinculados, para elaboração da tabela de temporalidade;
VI -
articular-se com o órgão central do Sistema para coordenar a execução e
aplicação da tabela de temporalidade no âmbito do órgão ou entidade a que
estejam subordinados ou vinculados;
VII - elaborar calendário
próprio para receber, por transferência, a documentação de arquivos correntes
nas unidades administrativas ou equivalentes do órgão ou entidade a que estejam
subordinados ou vinculados, organizando-a de acordo com orientações do órgão
central do Sistema;
VIII - elaborar
índices e inventários do acervo que lhes pertencem, para controle e localização
de documentos, e cedê-los por
empréstimo, no nível interno do órgão ou entidade a que estejam subordinados ou
vinculados, sempre que solicitado, procedendo ao devido registro; e
IX - acionar o
órgão central do Sistema sempre que a integridade dos conjuntos documentais
arquivísticos sob sua responsabilidade for ameaçada.
Parágrafo
único. Às unidades de protocolo dos órgãos setoriais, setoriais regionais e
seccionais do Sistema, compete:
I - articular-se com as
demais unidades administrativas no âmbito do órgão ou entidade a que estejam
subordinados ou vinculados, visando garantir o cumprimento das normas vigentes
sobre formação de processos e expedição de correspondências;
II - integrar a
Comissão de Avaliação de Documentos do órgão ou entidade a que estejam
subordinados ou vinculados, para elaboração da tabela de temporalidade;
III - executar os
serviços de recebimento, registro e tramitação de processos, correspondências e
outros documentos, de acordo com orientações do órgão central do Sistema;
IV - garantir a
conservação, segurança e eficiente registro de processos, correspondências e
outros documentos; e
V - levantar e
apresentar, sempre que solicitado, dados e informações fidedignos, a fim de
subsidiar a elaboração de propostas com vistas na modernização de suas
atividades.
Art. 8º Fica a Secretaria de Estado da
Administração - SEA, por intermédio de sua direção superior e seu núcleo
técnico, autorizada a:
I - expedir normas e instruções complementares, visando conferir melhor desempenho às atividades do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial - SGDPO;
II - convocar os titulares dos órgãos setoriais, setoriais regionais e seccionais para participar de reuniões, fóruns e debates, objetivando o aperfeiçoamento e disciplinamento das ações inerentes ao Sistema; e
III
- propor a revogação de atos administrativos em desconformidade com as normas
estabelecidas neste Decreto e nas instruções emanadas do órgão central do Sistema.
Art. 9º O órgão central do Sistema de Gestão Documental e
Publicação Oficial - SGDPO fica autorizado a proceder às inspeções nos órgãos
setoriais, setoriais regionais e seccionais para manutenção do controle técnico
e cumprimento das finalidades do Sistema, bem como a requisitar informações, no
que couber, às empresas públicas e sociedades de economia mista, de acordo com
a legislação vigente.
Art. 10.
A criação, alteração ou extinção de impressos padronizados só poderá ser efetivada
pelo órgão central do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação
Oficial - SGDPO após apreciação e autorização do Secretário de Estado da
Administração, publicada no Diário Oficial do Estado.
Art. 11. É
assegurada aos servidores da área de gestão documental e publicação oficial a
contínua e permanente capacitação em ferramentas tecnológicas, técnicas de
gestão e assuntos relacionados com sua área específica de atuação.
Parágrafo
único. A capacitação dar-se-á por eventos planejados, executados e avaliados
pelo Sistema Administrativo de Gestão de Recursos Humanos - SAGRH.
Art. 12. Este
Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 13. Ficam
revogados o Decreto nº 3.585, de 7 de outubro de 2005, os incisos I e II
do art. 3º do Decreto nº 3.588, de 7 de outubro de 2005, e o
parágrafo único do art. 24 do Decreto nº 3.577, de 7 de outubro de 2005.
Florianópolis, 9 de
dezembro de 2008.