DECRETO N^o 3.585, de 7 de outubro de 2005

Dispõe sobre a estruturação, organização, administração do Sistema Administrativo de Gestão Documental no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional e estabelece outras providências.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da competência privativa que lhe confere o art. 71, incisos I, III e IV da Constituição do Estado, e tendo em vista o disposto no art. 33 da Lei Complementar nº284, de 28 de fevereiro de 2005,

D E C R E T A :

CAPÍTULO I

Dos Fundamentos, Diretrizes e Finalidades

Art. 1º O Sistema Administrativo de Gestão Documental é regido pelas diretrizes e fundamentos conceituais da estrutura e da cultura organizacional e do modelo de gestão da Administração Pública Estadual e obedece aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Art. 2º O Sistema Administrativo de Gestão Documental, previsto no art. 28, inciso XII da Lei Complementar nº 284, de 28 de fevereiro de 2005, visa assegurar a racionalização, a padronização, a identificação de Impresso Oficial e Formulário Contínuo, bem como a preservação, o acesso e a divulgação do patrimônio documental do Estado, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.

Art. 3º Para fins deste Decreto considera-se gestão documental, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando o seu controle e a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º O Sistema Administrativo de Gestão Documental têm como finalidade garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública estadual, de forma ágil, segura e descentralizada, o acesso aos documentos oficiais, às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e às restrições administrativas ou legais.

Art. 5º O Sistema Administrativo de Gestão Documental assegurará a harmonia nas diversas fases da administração dos documentos oficiais, independente de seu suporte, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação.

Art. 6º O Sistema Administrativo de Gestão Documental é um conjunto de ações sistêmicas articuladas entre si para disseminar normas relativas às atividades de gestão de documentos oficiais; racionalizar a produção da documentação, reduzir os custos operacionais dos impressos oficiais e de armazenagem dos documentos públicos.

Art. 7º O Sistema Administrativo de Gestão Documental zela pela elaboração dos impressos oficiais, sua publicidade e a preservação, conservação e divulgação do patrimônio documental da administração pública estadual, tornando transparente todas as ações inerentes ao processo de avaliação e destinação dos documentos públicos.

Art 8º O Sistema Administrativo de Gestão Documental tem por finalidade cumprir com eficácia, transparência e versatilidade as atribuições estabelecidas pela legislação em vigor quanto à produção de impressos e publicação dos jornais oficiais primando pela aplicabilidade das normas de padronização e racionalização dos impressos oficiais.

Art 9º O Sistema Administrativo de Gestão Documental visa atender com excelência as necessidades do serviço público, atuando permanentemente no aperfeiçoamento dos processos utilizados na produção gráfica, primando pela aplicabilidade das normas de padronização e racionalização dos impressos oficiais.

CAPÍTULO II

Da Estrutura e do Funcionamento

Art. 10. O Sistema Administrativo de Gestão Documental é composto pelos seguintes órgãos:

I – Central: representado pela Secretaria de Estado da Administração.

II – Normativo: representado pelas Diretorias:

a) Gestão de Atos Oficiais, no que se refere à racionalização e à padronização de impressos oficiais.

b) Gestão do Arquivo Público, no que se refere à destinação dos documentos oficiais;

III – Setorial Central: representado pelas Gerências de Administração, Finanças e Contabilidade, Gerências de Apoio Operacional subordinadas às Diretorias Gerais ou Diretorias de Administração ou às unidades administrativas equivalentes das Secretarias de Estado e da Procuradoria Geral do Estado;

IV – Setorial Regional: representado pelas Gerências de Administração e Finanças ou equivalentes das Secretarias de Estado do Desenvolvimento Regional;

V – Seccional: representado pelas Gerências de Administração, Finanças e Contabilidade, Gerência de Administração e Recursos Humanos, Gerência de Apoio Operacional das Diretorias de Administração, ou unidades administrativas equivalentes, das Autarquias e Fundações.

Art. 11. Os Órgãos Setoriais e Seccionais integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental possuem vinculação técnica ao Órgão Central do Sistema.

Art. 12. Cabe aos Órgãos Setoriais e Seccionais a execução e operacionalização das competências delegadas pelo Órgão Central e demais atividades afins previstas na legislação.

Art. 13. Os órgãos integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental, qualquer que seja sua vinculação ou subordinação, estão submetidos à orientação normativa, ao controle técnico e à fiscalização específica do respectivo Órgão Central e Normativos dos Sistemas, sob pena de aplicação de sanções administrativas.

CAPÍTULO III

Das Competências dos Órgãos do Sistema

SEÇÃO I

Das Competências do Órgão Central

Art. 14. Ao órgão central do Sistema Administrativo de Gestão Documental compete planejar, regulamentar, normatizar, coordenar, supervisionar, controlar, fiscalizar e auditar a gestão documental, no tocante a:

I – formular e definir cenários para proposição, políticas, diretrizes e estratégias referentes à gestão dos documentos oficiais do Estado, de forma participativa com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema;

II – aprovar a adoção de técnicas de trabalho de modernização e aperfeiçoamento, objetivando o aprimoramento contínuo, permanente e articulado das ações e atividades sistêmicas;

III – determinar ações visando o desenvolvimento integrado, participativo, descentralizado e convergente aos objetivos estabelecidos pelo Sistema de Gestão Documental;

IV – monitorar os dados e informações de gestão documental para diagnóstico e proposição de melhorias e de inovações pela administração pública;

V – regulamentar e fiscalizar as atividades relativas à gestão dos documentos oficiais do Estado;

VI – homologar as Instruções Normativas que objetivem prestar orientação técnica e assessoramento aos órgãos setoriais e seccionais integrantes do sistema e às unidades responsáveis, na elaboração e implantação de suas Tabelas de Temporalidade Documental e na organização de seus arquivos centrais;

VII – deliberar sobre os projetos de capacitação técnica dos servidores dos órgãos integrantes do sistema visando a integração e a modernização dos Protocolos e dos arquivos Centrais dos órgãos integrantes do Poder Executivo;

VIII – convocar os órgãos setoriais e seccionais do sistema para reuniões técnicas sempre que necessário para aperfeiçoar e disciplinar o sistema;

IX – determinar vistorias, periodicamente, aos Arquivos Centrais e outros locais que sirvam de depósito de documentos públicos com vistas a garantir a preservação dos conjuntos documentais;

X – estudar e exarar despacho final sobre matéria relacionada à implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos;

XI – aprovar a criação, alteração ou extinção de impressos oficiais, ouvida a Comissão Estadual para Racionalização e Padronização de Impressos Oficiais;

XII – fiscalizar o fiel cumprimento deste Regulamento, bem como o desempenho eficiente e coordenado do Sistema.

SEÇÃO II

Das competências da dos Órgãos Normativos

SUBSEÇÃO I

Das competências da Diretoria de Gestão de Atos Oficiais

Art. 15. À Diretoria de Gestão de Atos Oficiais, em consonância com as diretrizes formuladas pelo Órgão Central do Sistema, compete planejar, regulamentar, normatizar, coordenar, implantar, orientar, supervisionar, controlar fiscalizar e padronizar a gestão dos impressos oficiais, no tocante a:

I - racionalização dos impressos oficiais;

II – definição de critérios para a padronização e racionalização de impressos oficiais;

III – produção e padronização de todos os impressos oficiais de uso no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do poder Executivo;

IV – atendimento de requisições de impressos por meio do Sistema de Informação da RAI (Requisição e Autorização de Impressão) Eletrônica – SIRE.

SUBSEÇÃO II

Das competências da Diretoria de Gestão do Arquivo Público

Art. 16. À Diretoria de Gestão de Arquivo Público, em consonância com as diretrizes formuladas pelo Órgão Central do Sistema, compete planejar, regulamentar, normatizar, coordenar, implantar, orientar, supervisionar, apoiar, controlar, fiscalizar e auditar a destinação dos documentos oficiais e:

II– realizar estudos, planos e projetos para a implantação do sistema de gestão documental de forma participativa com os órgãos setoriais e seccionais;

III – estudar, pesquisar, planejar, implantar e acompanhar a adoção de técnicas de trabalho de modernização e aperfeiçoamento, objetivando o aprimoramento contínuo, permanente e articulado das ações e atividades sistêmicas;

IV - articular-se com os órgãos integrantes do Sistema e com as unidades afins, visando o desenvolvimento de uma ação integrada, participativa, descentralizada e convergente com os objetivos estabelecidos pelo sistema de gestão documental;

V – monitorar os dados e informações de gestão documental para diagnóstico e proposição de melhorias e de inovações pela administração pública;

VI – atrair e administrar com eficiência os recursos, prezando pelos princípios da legalidade e economicidade afim de otimizá-los e garantir novas ações e projetos na área de gestão documental;

VII – coordenar, supervisionar, regular, controlar e fiscalizar as atividades relativas à gestão dos documentos oficiais do Estado;

VIII - prestar orientação técnica e assessoramento aos órgãos setoriais e seccionais integrantes do sistema e às unidades responsáveis, na elaboração e implantação de suas Tabelas de Temporalidade Documental e na organização de seus arquivos centrais;

IX - estimular a capacitação técnica dos servidores dos órgãos integrantes do sistema visando à integração e à modernização dos Protocolos e dos arquivos Centrais dos órgãos integrantes do Poder Executivo;

X – desenvolver e implantar sistemas informatizados para a atualização tecnológica da Gestão Documental do Estado, visando à modernização e melhoria do sistema de Protocolo;

XI - propor legislação regulamentadora relacionadas à administração e a gestão do patrimônio arquivístico;

XII – acompanhar a legislação federal, e as normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, propondo a sua adaptação no âmbito Estadual;

XIII – vistoriar, periodicamente, os Arquivos Centrais e outros locais que sirvam de depósito de documentos oficiais com vistas a garantir a preservação dos conjuntos documentais;

XIV – propor a convocação dos órgãos responsáveis pelo acúmulo desordenado de documentos a procederem a identificação e a avaliação dos conjuntos documentais;

XV – examinar, estudar e emitir parecer prévio, com posterior submissão ao Secretário de Estado da Administração, sobre matéria relacionada à implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos.

SEÇÃO II

Das Competências dos Órgãos Setoriais e Seccionais

Art. 17. Aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental, sob a coordenação, orientação, supervisão e controle técnico dos Órgãos Central e Normativos, competem:

I – articular-se com o Órgão Central do Sistema, com vistas à implantação e operacionalização das ações relativas à gestão documental e padronização de documentos e impressos no âmbito de abrangência de seu órgão ou entidade;

II – observar, programar, executar e controlar as atividades de gestão documental, dando cumprimento às normas técnicas estabelecidas pelo Órgão Central do Sistema de Gestão Documental;

III – atender as convocações do Órgão Central e participar de reuniões, fóruns, palestras, cursos e eventos visando o aperfeiçoamento das atividades coordenadas pelo Sistema de Gestão Documental;

IV – operacionalizar os Sistemas Informatizados de Gestão Documental e de Padronização de Documentos e Impressos;

V – manter os Arquivos Centrais, que armazenam os documentos oficiais produzidos e acumulados no âmbito do seu órgão, em local apropriado, em ambiente limpo, em condições de uso e manuseio e em mobiliário adequado, organizados conforme as técnicas da arquivística;

§ 1º Aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental, no que se refere a gestão dos impressos oficiais, competem:

a) propor a racionalização dos impressos oficiais;

b) sugerir critérios para a padronização e racionalização de impressos oficiais;

c) articular-se com a Diretoria de Gestão de Atos Oficiais, com vistas à execução dos serviços de impressão dos atos oficiais e sua publicidade.

§ 2º Às unidades de arquivamento - Arquivos Centrais – das Secretariais de Estado, Secretarias Regionais, Autarquias e Fundações Estaduais da administração pública competem:

a) estudar a estrutura funcional e a relação de hierarquia do órgão, bem como as séries documentais produzidas e acumuladas;

b) integrar a Comissão de Avaliação de Documentos de seu órgão, para a elaboração da Tabela de Temporalidade, articulando-se com o Órgão Central do Sistema Administrativo de Gestão Documental para coordenar a execução e aplicação da Tabela de Temporalidade no âmbito de seu órgão;

c) elaborar calendário próprio para receber por transferência a documentação dos arquivos correntes dos setoriais e seccionais do órgão, organizadas de acordo com as orientações do Órgão Central do Sistema;

d) realizar os procedimentos referentes à destinação dos conjuntos documentais avaliados, constantes ou não em Tabela de Temporalidade, na forma da lei;

e) elaborar índices e inventários do acervo que lhes pertence para o controle e localização dos documentos e cedê-los por empréstimo (a nível interno do órgão) sempre que solicitado, procedendo ao devido registro;

f) garantir a conservação e a segurança dos documentos;

g) levantar e apresentar, sempre que solicitado, dados e informações fidedignas, a fim de subsidiar a elaboração de propostas com vistas à modernização de suas atividades;

h) acionar o Órgão Central do Sistema sempre que sentir ameaçada a integridade dos conjuntos documentais sobre sua responsabilidade.

§ 3º Às unidades de Protocolo das Secretariais de Estado, Secretarias Regionais, Autarquias e Fundações Estaduais da Administração Pública competem:

a) articular-se com as demais unidades no âmbito de seu órgão com vistas a garantir o cumprimento das normas vigentes sobre a formação de processos e expedição de correspondências;

b) integrar a Comissão de Avaliação de Documentos de seu órgão, para a elaboração da Tabela de Temporalidade;

c) executar os serviços de recebimento, registro e tramitação de processos, correspondências e outros documentos, de acordo com as orientações do Sistema Administrativo de Gestão Documental;

d) garantir a conservação, a segurança e o eficiente registro dos processos, correspondências e outros documentos;

e) levantar e apresentar, sempre que solicitado, dados e informações fidedignas, a fim de subsidiar a elaboração de propostas com vistas à modernização de suas atividades.

CAPÍTULO IV

Da Comissão Estadual para Racionalização e

Padronização de Impressos Oficiais

Art. 18. Fica instituída a Comissão Estadual para Racionalização e Padronização de Impressos Oficiais, com a seguinte composição:

I – 2 (dois) representantes da Secretaria de Estado da Administração, sendo:

a) 1 (um) representante da Diretoria de Gestão de Atos Oficiais; e

b) 1 (um) representante da Diretoria de Gestão do Arquivo Público.

II – 1 (um) representante da Secretaria de Estado de Coordenação e Articulação;

III – 1 (um) representante da Secretaria de Estado do Planejamento;

IV – 1 (um) representante da Secretaria de Estado da Comunicação.

§ 1º A comissão será presidida por um dos representantes da Secretaria de Estado da administração.

§ 2º Compete ao Secretário de Estado da Administração constituir a Comissão de que trata o caput deste artigo, mediante Portaria.

Art. 19. A criação, alteração e extinção de impressos oficiais só poderão ser efetivadas após prévia análise da Comissão Estadual para Racionalização e Padronização de Impressos Oficiais e autorização do Secretário de Estado da Administração.

CAPÍTULO V

Do Perfil Profissional

Art. 20. Os dirigentes dos órgãos normativos do Sistema Administrativo de Gestão Documental, função de Estado, deverá ser exercida com dedicação em tempo integral, por profissional empreendedor, líder e com experiência profissional, sendo co-responsável na condução dos programas de governo, responsável pelo fiel cumprimento das leis e regulamentos e pelo desempenho eficaz, eficiente e efetivo de todo o Sistema Administrativo de Gestão Documental.

Parágrafo único. O dirigente deverá comprovar experiência profissional de, no mínimo, 2 (dois) anos em cargos, empregos ou funções executivas afins, exercidas continuamente ou não, nos últimos 10 (dez) anos, e formação de nível superior em área afim, a contar de 2 (dois) anos da publicação da Lei Complementar n^o 284, de 28 de fevereiro de 2005.

Art. 21. Os cargos de provimento em comissão codificados de Direção e Gerenciamento Superior (DGS) e Funções Técnicas Gerenciais (FTG), dos órgãos normativo, setoriais e seccionais, funções de Estado, integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental, serão exercidos com dedicação em tempo integral por servidores ocupantes de cargo ou emprego públicos de carreira do Estado, dos Municípios ou da União.

§ 1^o O profissional deverá comprovar experiência mínima de 2 (dois) anos no exercício de atividades compatíveis com as atribuições do cargo ou função, em órgão ou entidade do Estado, dos Municípios ou da União, exercidas continuamente ou não nos últimos 10 (dez) anos, e formação de nível superior em área compatível com as atribuições do cargo ou função.

§ 2^o A partir de 2 (dois) anos da publicação da Lei Complementar n^o 284, de 28 de fevereiro de 2005, são obrigatórios os pré-requisitos constantes deste artigo para o exercício de cargo ou função.

Art. 22. As Funções de Chefias (FC) do órgão normativo, setoriais e seccionais serão exercidas por servidores com perfil adequado à função, mediante avaliação.

Art. 23. A equipe técnica dos órgãos normativos, setorial e seccional do Sistema Administrativo de Gestão Documental será composta por servidores públicos efetivos e, preferencialmente, com formação de nível superior, excetuando-se a formação oriunda de cursos seqüenciais e tecnólogos, ou especialização compatível com as atribuições da área.

Art. 24. É pressuposto no âmbito do Sistema Administrativo de Gestão Documental, aos agentes públicos nomeados ou designados para exercer cargos de provimento em comissão codificados de Direção e Gerenciamento Superior (DGS) e Funções Técnicas Gerenciais (FTG) e aos servidores públicos que forem atuar na área de gestão documental e de impressos oficiais, a capacitação específica do Sistema Administrativo de Gestão Documental, a ser proporcionada pelo órgão normativo.

Art. 25. É assegurado aos servidores da área de gestão documental e de impressos oficiais, a contínua e permanente capacitação em ferramentas tecnológicas, técnicas de gestão e assuntos relacionados à área específica de atuação.

Parágrafo único. A capacitação dar-se-á por eventos planejados, executados e avaliados pelo órgão central e normativo do Sistema Administrativo de Gestão de Recursos humanos.

CAPÍTULO VI

Da Supervisão, do Controle e da Fiscalização

Art. 26. Os Órgãos Normativos do Sistema Administrativo de Gestão Documental são responsáveis pela supervisão, orientação, controle e fiscalização das ações e atividades executadas e operacionalizadas pelos Órgãos Setoriais e Seccionais integrantes do Sistema.

Art. 27. A supervisão, o controle e a fiscalização têm caráter preventivo ou corretivo e orientador, e visam garantir a lisura e transparência, a eficiência e a eficácia do Sistema.

CAPÍTULO VII

Da Responsabilidade

Art. 28. Os dirigentes do Órgão Central e Normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental são responsáveis pelo fiel cumprimento das leis e regulamentos e pelo desempenho eficaz, eficiente, efetivo e coordenado do Sistema, devendo estabelecer indicadores de seus resultados e dos Órgãos Setoriais e Seccionais.

Art. 29. Os titulares dos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental são responsáveis, solidariamente, pela fiel execução e cumprimento das leis, regulamentos, diretrizes e metas estabelecidas pelo Órgão Central e Normativo do Sistema.

Art. 30. É passível de penalidades, para efeitos deste Decreto, a ação ou omissão por dolo ou culpa, o dano, a ineficiência, o descumprimento das leis, regulamentos, normas e regras e demais infrações disciplinares, de acordo com as legislações estatutárias e os códigos civil e penal.

CAPÍTULO VIII

Das Disposições Gerais e Finais

Art. 31. Os Órgãos Normativos ficam autorizados a proceder as inspeções nos Órgãos Setoriais e Seccionais para a manutenção do controle técnico e o cumprimento das finalidades do Sistema Administrativo de Gestão Documental, bem requisitar como informações, no que couber, às Empresas Públicas previstas na Lei Complementar nº 284, de 28 de fevereiro de 2005.

Art. 32. Cabe ao Secretário de Estado da Administração expedir as normas e instruções complementares à execução deste Decreto.

Art. 33. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 34. Ficam revogados o § 2º do art. 2º, o art.11 e seus parágrafos e o art. 12 e seus incisos do Decreto n^o 1.444, de 23 de março de 1988 e os Decretos nº 4.723, de 27 de abril de 1990, n^o 636, de 11 de maio de 1976 e n^o 1.207, de 22 de dezembro de 1987, e demais disposições em contrário.

Florianópolis, 7 de outubro de 2005.

LUIZ HENRIQUE DA SILVEIRA

Governador do Estado